20 DICAS DE GERENCIAMENTO DE TEMPO PARA AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE

Você costuma ser pontual ou atrasado? Você termina as coisas dentro do tempo estipulado? Você entrega seus relatórios / trabalho no prazo? Você consegue realizar o que deseja antes dos prazos? Você é um bom gerente de tempo?

Se sua resposta for não a alguma das perguntas acima, isso significa que você não está administrando seu tempo tão bem quanto gostaria. Aqui estão 20 dicas de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a gerenciar melhor o tempo:

1. Crie um plano diário

Planeje seu dia antes que ele se desenrole. Faça de manhã ou, melhor ainda, na noite antes de dormir. O plano oferece uma boa visão geral de como o dia vai se desenrolar. Dessa forma, você não será pego desprevenido. Seu trabalho do dia é seguir o plano da melhor maneira possível.

Aqui está Como criar uma lista de tarefas que aumente muito sua produtividade .

2. Estabeleça um limite de tempo para cada tarefa

Esteja claro que você precisa terminar a tarefa X às 10h, a tarefa Y às 15h e o item Z às 17h30. Isso evita que seu trabalho se prolongue e consuma o tempo reservado para outras atividades.

3. Use um calendário

Ter um calendário é a etapa mais fundamental para gerenciar suas atividades diárias. Se você usa o Outlook ou o Lotus Notes, o calendário vem como parte do seu software de mala direta.

Eu uso-o. É ainda melhor se você puder sincronizar sua agenda com o seu telefone celular e outros hardwares que você usa - dessa forma, você pode acessar sua programação, não importa onde você esteja. Aqui está o Os 10 melhores aplicativos de calendário para se manter no controle .

Descubra mais dicas sobre como usar a agenda para melhor gerenciamento do tempo aqui: Como usar uma agenda para criar tempo e espaço

4. Use um organizador

Um organizador ajuda você a estar por dentro de tudo em sua vida. É a sua ferramenta central para organizar informações, listas de tarefas, projetos e outros itens diversos.Propaganda

Esses 15 principais aplicativos e ferramentas de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a se organizar melhor, escolha um que atenda às suas necessidades.

5. Conheça seus prazos

Quando você precisa terminar suas tarefas? Marque os prazos claramente em seu calendário e organizador para que você saiba quando precisa terminá-los.

Mas certifique-se de não cometer esses 10 erros comuns ao definir prazos.

6. Aprenda a dizer não

Não faça mais do que você pode suportar. Para as distrações que surgem quando você está fazendo outras coisas, dê um não firme. Ou adie para um período posterior.

Leo Babauta, o fundador da Zen Habits tem algumas ótimas ideias sobre como dizer não: A gentil arte de dizer não

7. Almeje estar cedo

Quando você pretende chegar na hora, você vai chegar na hora ou atrasado. Na maioria das vezes você vai se atrasar. No entanto, se você pretende chegar cedo, provavelmente chegará na hora certa.

Para compromissos, esforce-se para chegar mais cedo. Para seus prazos, envie-os antes do necessário.

Aprenda com essas dicas sobre como se preparar para chegar cedo , em vez de na hora certa.

8. Registre as suas atividades

Isso significa restringir seu trabalho a X quantidade de tempo. Por que o tempo de boxe é bom para você? Aqui estão 10 razões pelas quais você deve começar o time-boxing.Propaganda

Você também pode ler mais sobre como fazer time boxing aqui: Get What Matters Done por agendamento de blocos de tempo

9. Tenha um relógio visível antes de você

Às vezes, estamos tão absortos em nosso trabalho que perdemos a noção do tempo. Ter um enorme relógio à sua frente o manterá ciente da hora do momento.

10. Definir lembretes 15 minutos antes

A maioria dos calendários tem uma função de lembrete. Se você tem uma reunião importante para participar, defina o alarme 15 minutos antes.

Você pode aprender mais sobre como os lembretes ajudam a lembrar de tudo neste artigo: A importância dos lembretes (e como fazer um lembrete que funcione)

11. Foco

Você está realizando tantas tarefas múltiplas que simplesmente não consegue realizar nada? Nesse caso, concentre-se em apenas uma tarefa principal de cada vez. Multitarefa é ruim para você .

Feche todos os aplicativos que você não está usando. Feche as guias do navegador que estão tirando sua atenção. Concentre-se apenas no que você está fazendo. Você será mais eficiente dessa forma.

O CEO da Lifehack escreveu um guia definitivo sobre como focar, aprender as dicas: Como focar e maximizar sua produtividade (o guia definitivo)

12. Bloqueie distrações

O que está distraindo você no seu trabalho? Mensagens instantâneas? Telefone tocando? Mensagens de texto aparecendo?

Quase nunca uso o chat hoje em dia. As únicas vezes em que eu entro é quando não tenho a intenção de fazer nenhum trabalho. Caso contrário, pode se tornar muito perturbador.Propaganda

Quando estou fazendo um trabalho importante, também desligo meu telefone. As chamadas durante esse período são gravadas e eu os contato depois se for algo importante. Isso me ajuda a me concentrar melhor.

Encontre mais dicas sobre como minimizar distrações para conseguir mais em Como minimizar distrações para fazer as coisas acontecerem

13. Acompanhe o seu tempo gasto

Quando você começa a controlar seu tempo, fica mais ciente de como o gasta. Por exemplo, você pode definir um cronômetro de contagem regressiva simples para garantir que você conclua uma tarefa dentro de um período de tempo, digamos 30 minutos ou 1 hora. A pressão do tempo pode pressioná-lo a manter o foco e trabalhar com mais eficiência.

Você pode encontrar mais aplicativos de rastreamento de tempo aqui e escolha um que funcione para você.

14. Não se preocupe com detalhes sem importância

Você nunca consegue fazer tudo exatamente da maneira que deseja. Tentar fazer isso é ineficaz.

Tentar ser perfeito faz mais mal do que bem, aprenda aqui como perfeccionismo mata sua produtividade e como livrar-se da mentalidade do perfeccionismo.

15. Priorizar

Já que você não pode fazer tudo, aprenda a priorizar o que é importante e deixe o resto de lado.

Aplique o princípio 80/20, que é um princípio fundamental na priorização. Você também pode adotar esta técnica para priorizar tudo em seu prato: Como priorizar o que é certo em 10 minutos e trabalhar 10 vezes mais rápido

16. Delegado

Se houver coisas que podem ser melhor feitas por outras pessoas ou coisas que não são tão importantes, considere delegar. Isso tira uma carga e você pode se concentrar nas tarefas importantes.Propaganda

Quando você delega parte do seu trabalho, você libera seu tempo e consegue mais. Saiba mais sobre como delegar obras de maneira eficaz neste guia: Como delegar trabalho (o guia definitivo para líderes de sucesso)

17. Lote tarefas semelhantes juntas

Para trabalhos relacionados, agrupe-os em lote.

Por exemplo, meu trabalho pode ser categorizado nestes grupos principais:

escrevendo (artigos, meu próximo livro)
coaching
desenvolvimento de oficina
desenvolvimento de negócios
administrativo

Eu agrupo todas as tarefas relacionadas para que haja sinergia. Se eu precisar fazer chamadas, aloco um intervalo de tempo para fazer todas as minhas chamadas. Isso realmente agiliza o processo.

18. Elimine sua perda de tempo

O que tira o seu tempo do trabalho? O Facebook? Twitter? Verificando e-mail? Pare de verificá-los com tanta frequência.

Uma coisa que você pode fazer é dificultar sua verificação - remova-os dos links rápidos / favoritos do seu navegador e coloque-os em uma pasta de favoritos de difícil acesso. Substitua os favoritos do seu navegador por sites importantes relacionados ao trabalho.

Embora você ainda verifique o FB / Twitter, sem dúvida, verá que é uma frequência mais baixa do que antes.

19. Corte quando precisar

A razão número um pela qual as coisas estão sobrecarregadas é porque você não desliga quando precisa.

Não tenha medo de interceptar em reuniões ou traçar uma linha de corte. Caso contrário, nunca haverá um fim e você apenas comerá o tempo para mais tarde.Propaganda