Todos nós temos aqueles dias em que completar nossas tarefas atribuídas parece fora de nosso alcance. Com a tentação das mídias sociais, jogos para celular e da Internet em geral - sem mencionar a agitação constante de pessoas no escritório - é fácil ser vítima de interrupções e distrações no trabalho.

Então, o que nós podemos fazer sobre isso? Como ser produtivo no trabalho?

Embora não tenhamos um sistema infalível que possa eliminar completamente os distúrbios e desvios, temos 9 regras básicas que podem ser aplicadas para ajudar a impulsionar seus níveis de produtividade.

Continue lendo para descobrir nossas dicas sobre produtividade no trabalho.

Índice

1. O que significa ser produtivo?
2. 9 regras básicas sobre como ser produtivo no trabalho
3. The Bottom Line
4. Mais dicas de produtividade

O que significa ser produtivo?

Como ser produtivo no trabalho? é a velha questão que assola funcionários e empregadores em todo o mundo. Independentemente de onde você trabalha e o que faz, todos estão sempre em busca de novas maneiras de ser mais eficientes e eficazes.

Mas o que realmente significa ser produtivo?

Concluir mais tarefas em sua lista ou trabalhar mais horas não significa necessariamente que você está sendo mais produtivo. Significa apenas que você está mais ocupado e produtividade não deve ser confundida com ocupação.

Produtividade significa alcançar resultados eficazes no menor tempo possível, deixando você com mais tempo para desfrutar livremente.

Envolve trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Significa refinar processos, agilizar fluxos de trabalho e reduzir as chances de interrupções.

A produtividade é melhor alcançada quando se analisa sua maneira atual de trabalhar, identificando os gargalos, falhas e obstáculos e, em seguida, encontrando maneiras de melhorar.

9 regras básicas sobre como ser produtivo no trabalho

1. Evite multitarefa

A multitarefa pode dar a impressão de que mais tarefas podem ser realizadas, pois você está fazendo várias coisas ao mesmo tempo. No entanto, o oposto é verdadeiro.Propaganda

A pesquisa mostrou que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo prejudica a produtividade e que alternar entre as tarefas pode custar até 40 por cento do tempo de alguém.^[1]Isso ocorre porque seu foco e concentração são constantemente prejudicados devido à necessidade de alternar entre as tarefas.

Se você tem muitas tarefas em seu prato, determine suas prioridades e alocar tempo suficiente para cada tarefa. Dessa forma, você pode trabalhar no que é urgente primeiro e ter tempo suficiente para concluir o resto de suas tarefas.

2. Desative as notificações

De acordo com uma pesquisa da Gallup, mais de 50% dos proprietários de smartphones nos EUA admitem verificar seus telefones algumas vezes por hora.^[dois]

Desligar o telefone - ou pelo menos as notificações - durante o horário de trabalho é uma boa maneira de evitar que você verifique o telefone o tempo todo.

O mesmo se aplica ao seu computador. Se você tiver o privilégio de acessar as mídias sociais em sua área de trabalho, desative as notificações nela.

Outra boa dica é fazer logout de suas contas de mídia social. Portanto, quando você sentir a necessidade de verificar, você pode ficar confuso porque sua página não é tão facilmente acessível.

3. Gerenciar interrupções

Existem certas interrupções no escritório que são inevitáveis, como seu gerente solicitando uma reunião rápida ou seu colega pedindo ajuda. Para lidar com isso, sua melhor abordagem é saber como lidar com interrupções como um profissional.

Seja proativo e informe as pessoas ao seu redor sobre sua necessidade de se concentrar. Ative seu status como ocupado / indisponível em seu aplicativo de bate-papo de trabalho.

Se você estiver em um prazo, deixe seus colegas saberem que você precisa se concentrar e gostaria muito de não ser interrompido no momento, ou mesmo trabalhar de casa, se essa for uma opção viável para você.

Ao prever e ter um plano em vigor para gerenciá-los, isso minimizará suas chances de ser afetado por interrupções.

4. Coma o sapo

Mark Twain disse uma vez que:Propaganda

se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se é sua função comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.

O que isso significa basicamente é que você deve primeiro tirar a maior e mais urgente tarefa do caminho.

Todos nós temos essa tarefa grande e importante que não queremos fazer, mas sabemos que temos que fazer porque ela tem a maior consequência se não a concluirmos.

Comer o sapo é uma técnica de produtividade que o incentiva a fazer primeiro a tarefa mais importante e indesejável. Concluir esta tarefa específica antes de qualquer outra coisa lhe dará uma enorme sensação de realização. Isso vai fazer a bola rolar pelo resto do dia e motivá-lo a concluir ansiosamente suas outras tarefas.

5. Reduzir as reuniões

As reuniões podem consumir muito tempo, que pode ser usado para fazer algo útil.

Você tem que esperar que todos cheguem, então, depois que as gentilezas estiverem fora do caminho, você pode finalmente ficar preso a ela. E, às vezes, pode levar uma hora inteira para resolver um único problema.

A alternativa? Não marque uma reunião. Você ficará surpreso com a quantidade de coisas que podem ser resolvidas por meio de um e-mail ou um telefonema rápido.

Mas isso não significa que você deva eliminar totalmente as reuniões. Em certas circunstâncias, as discussões e negociações cara a cara ainda são necessárias. Apenas certifique-se de pesar as opções antes.

Se for apenas compartilhamento de informações, é melhor enviar um e-mail; mas se for necessário um brainstorming ou uma discussão aprofundada, uma reunião pessoal seria o melhor.

6. Utilize ferramentas

Ter as ferramentas certas para trabalhar é crucial, pois você é realmente tão bom quanto os recursos que tem à sua disposição. Você não só conseguirá concluir as tarefas com a maior eficiência possível, mas também agilizará os processos. Esses processos são essenciais para uma empresa, pois gerenciam tarefas, mantêm os funcionários conectados e armazenam dados importantes.

Se você é o gerente ou proprietário da empresa, certifique-se de que sua equipe tenha as ferramentas certas no lugar.Propaganda

E se você é um funcionário e acha que as ferramentas com as quais tem para trabalhar não estão totalmente à altura, informe seu gerente. Um bom líder de equipe entende a importância de ter as ferramentas certas e como isso pode afetar a produtividade dos funcionários.

Alguns exemplos de ferramentas que podem ser usadas:

Comunicação

• Folga para bate-papo em equipe e colaboração.
• Mesma página para software de videoconferência.
• Zendesk para engajamento de atendimento ao cliente.

Gestão de Tarefas

• Zenkit para colaboração de tarefas e projetos.
• Wunderlist para listar suas tarefas.
• Wekan para uma opção de código aberto.

Gerenciamento de banco de dados

• Zoho Creator para um banco de dados online gratuito.
• Ninox para uma variedade de modelos.
• QuintaDB para um criador de formulários da web e CRM.

Controle de Tempo

• Clockify para um rastreador gratuito.
• TMetric para integrações de espaço de trabalho.
• TimeCamp para acompanhamento de atendimento e produtividade.

Você também pode dar uma olhada nestes As 10 principais ferramentas de produtividade para ajudá-lo a alcançar 10 vezes mais em menos tempo .

7. Declutter e organizar

Ter um espaço de trabalho desorganizado e desordenado pode limitar sua capacidade de foco. De acordo com os pesquisadores, a desordem física pode impactar negativamente sua capacidade de se concentrar e receber informações.^[3]É por isso que é importante manter seu ambiente de trabalho bem organizado e sem confusão.

Certifique-se de ter seu próprio sistema de organização para saber o que fazer quando a papelada começar a se acumular.

A organização também garante que você saiba onde encontrar o papel de carta, as ferramentas ou os documentos apropriados quando precisar. Um estudo americano revela que o trabalhador médio pode perder até uma semana por ano procurando por itens perdidos.^[4]

Aqui está um guia útil para ajudá-lo a organizar e organizar: Como organizar sua vida e reduzir o estresse (o guia definitivo)

8. Faça pausas

Fazer pausas regulares é essencial para manter a produtividade no trabalho. Trabalhar na frente de um computador pode levar a um estilo de vida sedentário, o que pode aumentar o risco de doenças cardíacas, diabetes e obesidade. Mesmo um micro-break de 30 segundos pode aumentar seus níveis de produtividade em até 30%.

Além da sua saúde física, as pausas também são cruciais para o seu bem-estar mental e emocional. Isso porque seu cérebro é como um músculo, quanto mais ele funciona sem parar, mais fácil é se desgastar.

Garantir que você realmente faça suas pausas pode evitar que você sofra de fadiga de decisão. Também pode ajudar a impulsionar a criatividade.

Dê uma olhada neste artigo e aprenda por que você deve começar a programar o horário dos intervalos: A importância de programar o tempo de inatividadePropaganda

9. Beba água

Embora saibamos que devemos, é fácil esquecer de beber água suficiente durante o dia de trabalho.

Muitos de nós recorremos ao chá ou ao café porque a cafeína nos mantém vivos. No entanto, assim como nos intervalos, beber água é essencial para manter os níveis de produtividade no trabalho. É simples e eficaz.

Não beber água suficiente pode levar à desidratação e também dores de cabeça, cansaço e ganho de peso.

Uma boa dica para evitar a desidratação é manter uma garrafa de água em sua mesa, pois ela pode servir como um lembrete para beber água constantemente.

Se você achar que o gosto da água é um pouco insosso, adicione algumas frutas como pepino ou limão para dar um sabor melhor.

Você também pode obter mais idéias sobre como beber mais água aqui: Como beber mais água (e por que você deve)

The Bottom Line

As 9 regras básicas anteriores sobre a produtividade do trabalho não são tudo. Você e a empresa para a qual trabalha podem ter outras dicas sobre como aumentar e manter a produtividade da melhor maneira.

Afinal, é algo que pode ser percebido de forma diferente dependendo do trabalho exato e do ambiente de trabalho.

Ao dizer isso, no entanto, as 9 regras básicas servem como uma boa base para qualquer um que sucumba à perturbação e distração e esteja procurando maneiras de superá-las.

Uma boa dica para ter em mente é que a mudança não acontece da noite para o dia. Comece pequeno e seja consistente . Se você escorregar, sacuda a poeira e tente novamente.

O desenvolvimento de hábitos acontece gradualmente, então, enquanto você acompanhar, logo começará a notar as mudanças que está fazendo e, eventualmente, aproveitará os frutos do seu trabalho.Propaganda

Mais dicas de produtividade

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• 30 melhores livros de produtividade que você deve ler para aumentar sua produtividade
• 13 estratégias para impulsionar sua produtividade
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Crédito da foto em destaque: Cathryn Lavery via unsplash.com

Referência