COMO PRIORIZAR O QUE É CERTO EM 10 MINUTOS E TRABALHAR 10 VEZES MAIS RÁPIDO

Cada um dos membros da minha equipe tem um balde de tarefas com as quais precisam lidar todos os dias úteis. Além disso, a maioria de suas tarefas são tarefas criativas ou tarefas de resolução de problemas. Cada um deles teve que aprender a priorizar tarefas para fazer tudo.

Apesar de ter muitas tarefas para realizar, nossa equipe é capaz de se manter focada e criativa e trabalhar em direção aos nossos objetivos de forma consistente em um determinado período de tempo.

Vou revelar a você como ajudei minha equipe a fazer mais coisas em menos tempo por meio do poder da priorização correta. Alguns minutos gastos na leitura deste artigo podem literalmente economizar milhares de horas no longo prazo. Então, vamos começar com meu método sobre como priorizar as coisas:

Como priorizar com o método de escalas

Um de nossos novos editores veio até mim outro dia e me disse como ela estava lutando para cumprir as muitas tarefas que precisava cumprir e os prazos que precisava cumprir constantemente.

No final de cada dia, ela sentia que tinha feito muitas coisas, mas muitas vezes não conseguia ter ideias criativas e publicar artigos com sucesso. Pelo que ela me contou, era óbvio que ela se sentia oprimida e cada vez mais frustrada por não conseguir atingir suas metas, apesar de dedicar horas extras na maioria dos dias. Tudo isso tornava impossível para ela desenvolver um bom equilíbrio entre vida profissional e familiar a longo prazo.

Depois que ela ouviu meu conselho sobre a utilização do Método de Escalas, ela imediatamente experimentou um aumento dramático na produtividade, que ficou assim:

Ela poderia produzir três vezes mais ideias criativas para artigos de blog.
Ela poderia publicar todos os seus artigos na hora certa.
E ela poderia terminar todo o seu trabalho a tempo todos os dias ( não há mais horas extras !).

Se você está curioso para saber como ela fez isso, leia o guia passo a passo:

1. Defina 10 minutos de reserva para o planejamento

Quando se trata de resolver problemas de produtividade, faz sentido planejar antes de agir. No entanto, não se envolva tanto no planejamento a ponto de ficar preso nele e nunca ir além da primeira base.Propaganda

Minha recomendação é dar a si mesmo um período de tempo específico para o planejamento, mas seja curto. 10 ou 15 minutos devem ser suficientes para pensar sobre seu plano.

Use este tempo para:

Olhe para o quadro grande.
Pense na meta atual e na meta que você precisa / deseja alcançar.
Esquematize todas as tarefas que você precisa fazer.

2. Alinhe suas tarefas com sua meta

Este é o componente principal que torna o Método de Escalas eficaz conforme você aprende como priorizar.

Funciona assim:

Dê uma olhada em todas as tarefas que você está realizando e analise a importância de cada uma delas. Especificamente, medir a importância de uma tarefa por seu custo e benefício .

Por custo, refiro-me ao esforço necessário por tarefa (incluindo tempo, dinheiro e outros recursos). O benefício é o quão próximo a tarefa pode contribuir para seu objetivo.

Para tornar isso mais fácil para você, listei a seguir quatro combinações que permitirão que você determine de forma rápida e fácil a prioridade de cada uma de suas tarefas:Propaganda

Baixo custo + alto benefício

Faça essas tarefas primeiro porque são as mais simples de concluir, mas elas o ajudarão a se aproximar de seu objetivo.

A aprovação de uma arte criada para um folheto de vendas provavelmente se encaixaria nessa categoria. Você poderia facilmente decidir se gostou da arte / layout, mas sua decisão de aprová-lo acionaria a produção do folheto e os benefícios de vendas subsequentes de enviá-lo a clientes em potencial.

Alto custo + alto benefício

Divida a tarefa de alto custo em outras menores. Em outras palavras, divida a grande tarefa em pequenas tarefas que levam menos de uma hora para serem concluídas e, em seguida, reavalie essas pequenas tarefas e defina seu nível de prioridade correto.

Imagine se você fosse solicitado a escrever um plano de lançamento de produto para um novo suplemento de proteína em pó sem diário. Em vez de tentar escrever o plano de uma vez, tente escrever as diferentes seções em momentos diferentes (por exemplo, gaste 30 minutos escrevendo a introdução, uma hora escrevendo o corpo do texto e 30 minutos escrevendo a conclusão).

Baixo custo + baixo benefício

Ao aprender como priorizar tempo e tarefas, esta combinação específica deve ser sua prioridade mais baixa. Dê a si mesmo de 10 a 15 minutos para lidar com essa tarefa ou coloque esse tipo de tarefa entre tarefas valiosas como um intervalo útil.

Provavelmente, são tarefas necessárias (por exemplo, tarefas de rotina, como verificar e-mails), mas não contribuem muito para atingir o objetivo desejado. Mantenha-os no mínimo em sua lista de prioridades.

Alto custo + baixo benefício

Verifique se essas tarefas são realmente necessárias. Pense em maneiras de reduzir o custo se você decidir que a conclusão da tarefa é necessária.

Por exemplo, alguma ferramenta ou sistema pode ajudar a acelerar a execução da tarefa? Nesta categoria, você provavelmente encontrará coisas como verificar e atualizar planilhas de contatos de vendas. Isso pode ser uma coisa complicada e demorada de fazer sem cometer erros. No entanto, existem muitos aplicativos por aí que podem tornar esse processo instantâneo e perfeito.Propaganda

Agora, voltando à editora a que me referi anteriormente, vamos dar uma olhada em sua lista de tarefas diárias típicas:

Depois de ouvir meu conselho, ela quebrou o alto custo + alto benefício tarefa em outras menores. Suas tarefas eram assim (em ordem de prioridade):

E para a tarefa de promoção de artigos para diferentes plataformas, após revisar seus benefícios, decidimos focar apenas na plataforma mais eficaz, reduzindo significativamente o custo de tempo associado.

Depois de analisar com eficácia o custo e os benefícios de suas tarefas diárias, você pode mergulhar esta Full Life Planner para certificar-se de que você completa tudo em sua lista da melhor maneira possível.

Dica de bônus: Resolvendo tarefas com prazos

Depois de avaliar suas tarefas, você saberá a importância de cada uma delas. Isso lhe dará imediatamente uma imagem nítida de como priorizar com base em quais tarefas o ajudariam a realizar mais (em termos de definição de metas). Às vezes, no entanto, você não será capaz de decidir a prioridade de cada tarefa porque haverá datas de vencimento definidas por partes externas, como gerentes e agências.

Em casos como esse, sugiro que, depois de considerar a importância e os valores de suas tarefas atuais, alinhe a lista de uma forma que o ajude a cumprir prazos e ajustar as prioridades de acordo. Propaganda

Por exemplo, vamos mergulhar no mundo do editor novamente.

Alguns dos artigos que ela editou precisavam ser publicados em datas específicas, portanto, essas são tarefas urgentes e importantes. O Método de Escalas permite isso e, neste caso, sua lista de tarefas corrigida seria mais ou menos assim:

Felizmente, agora você pode ver como é fácil avaliar a importância das tarefas e como priorizá-las em uma ordem viável.

The Bottom Line

O método de escalas é diferente de tudo que você já tentou. Ao adotar o Método de Escalas, você começará a priorizar corretamente seu trabalho e aumentar sua produtividade em até 10 vezes!

Ao contrário de outros métodos que realmente não explicam como decidir a importância de uma tarefa, meu método o ajudará a dividir cada uma de suas tarefas em duas partes: custo e benefício. Meu método também o ajudará a realizar ações de acompanhamento com base em diferentes combinações de custos e benefícios, o que pode impulsionar o desenvolvimento de sua carreira em geral.

Comece agora por gastando 10 minutos para avaliar suas tarefas diárias comuns e como eles se alinham com sua (s) meta (s). Depois de ter essas informações, será muito fácil colocar suas tarefas em uma lista de prioridades. Tudo o que resta é que você comece seu próximo dia de trabalho seguindo sua nova lista mestre.