Todos os gerentes e líderes devem dominar a arte do processo de delegação. Compreender como e quando atribuir responsabilidades a outras pessoas é essencial para manter um alto nível de produtividade, tanto a nível pessoal como organizacional. Delegar tarefas também é essencial para uma liderança eficaz.

Aprender a delegar é construir uma equipe coesa e eficaz que possa cumprir prazos. Além disso, saber quando e como delegar trabalho irá reduzir a sua carga de trabalho, melhorando assim o seu bem-estar no trabalho e aumentando a sua satisfação no trabalho. Infelizmente, muitos líderes não têm certeza de como delegar corretamente ou hesitam em fazê-lo.

Neste guia, você descobrirá o que a delegação realmente envolve, como delegar tarefas beneficia sua equipe e como atribuir tarefas de maneira eficaz.

Índice

1. A Importância da Delegação
2. Por que as pessoas temem delegar tarefas?
3. A diferença entre delegação e alocação
4. Como Delegar Tarefas Efetivamente
5. Resultado
6. Mais dicas para liderança produtiva

A Importância da Delegação

Um bom líder sabe delegar. Quando você delega parte do seu trabalho, você libera seu tempo e consegue mais diariamente.

A delegação eficaz também promove a produtividade e o bom gerenciamento do tempo dentro de uma equipe, aproveitando o conjunto de habilidades existentes de seus membros e permitindo-lhes desenvolver novos conhecimentos e competências ao longo do caminho. O resultado é uma equipe mais flexível que pode compartilhar funções quando necessário^[1].

Quando você deseja delegar, está promovendo uma atmosfera de confiança e confiança. Suas ações enviam um sinal claro: como líder, você confia em seus subordinados para alcançar os resultados desejados. Como resultado, eles passarão a pensar em você como um líder simpático e eficaz que respeita suas habilidades e necessidades.

Delegar não é dar ordens e esperar que sua equipe se alinhe. O trabalho de um gerente é obter o melhor daqueles sob sua supervisão e, ao fazer isso, maximizar a produtividade e o lucro ^[2].

Aqui está um exemplo de delegação incorreta:Propaganda

A delegação cuidadosa ajuda a identificar e capitalizar sobre os pontos fortes e fracos únicos dos membros da equipe. A delegação também aumenta o engajamento dos funcionários, pois prova que os gerentes estão interessados ​​em aproveitar seus talentos.^[3]

Por que as pessoas temem delegar tarefas?

A delegação aumenta a produtividade, mas nem todos os gerentes desejam ou podem delegar.^[4]Por quê? Aqui estão alguns motivos comuns:

• Eles se ressentem da ideia de que outra pessoa possa receber o crédito por um projeto.
• Eles estão dispostos a delegar em princípio, mas temem que sua equipe não seja capaz de lidar com mais responsabilidades.
• Eles suspeitam que sua equipe já está sobrecarregada e relutam em aumentar sua carga.
• Eles suspeitam que é mais simples e rápido fazer uma tarefa sozinhos.
• Eles não gostam da ideia de abrir mão de tarefas que gostam de fazer.
• Eles temem que, se delegarem responsabilidades, seu próprio gerente conclua que eles não podem lidar com sua carga de trabalho.

A diferença entre delegação e alocação

A maioria das pessoas pensa que delegação e alocação são sinônimos, mas há uma distinção importante a ser feita entre as duas.^[5]

Quando você aloca uma tarefa, está apenas instruindo um subordinado a realizar uma ação específica. Você diz a eles o que fazer, e eles fazem - é simples assim.

Por outro lado, delegar envolve a transferência de parte de seu próprio trabalho para outra pessoa. Eles não recebem apenas um conjunto de instruções.O importante é que eles são colocados em uma função que exige que tomem decisões e sejam responsabilizados pela conclusão da tarefa.^[6]

Como Delegar Tarefas Efetivamente

Então, qual é a melhor maneira de delegar trabalho para que você possa lutar contra o medo de delegar, construir uma equipe eficiente e trabalhar mais rápido? Aqui está um guia passo a passo:

1. Saiba quando delegar

Ao compreender quanto controle você precisa manter sobre uma situação, você pode determinar a melhor estratégia para capacitar os trabalhadores. Existem 7 níveis de delegação que oferecem aos trabalhadores diferentes graus de responsabilidade.Propaganda

Este breve vídeo explica esses níveis e oferece exemplos de quando é apropriado usar cada um:

A delegação ocorre ao longo de um espectro. O nível mais baixo de delegação acontece quando você diz a outras pessoas o que fazer. Oferece poucas oportunidades para os funcionários experimentarem novas abordagens. A forma mais poderosa de delegação ocorre quando você é capaz de entregar a maior parte do controle sobre o projeto ao funcionário.

Saber como delegar trabalho ajuda a entender como conectar pessoas com tarefas que fazem o melhor uso de seus talentos. Quando feito corretamente, ele garante que você obterá o melhor resultado final.^[7]

Ao decidir como delegar trabalho, faça as seguintes perguntas:

• Você tem que ser responsável por essa tarefa ou outra pessoa pode fazer isso?
• Isso requer sua atenção para ter sucesso?
• Este trabalho ajudará um funcionário a desenvolver suas habilidades?
• Você tem tempo para ensinar alguém como fazer esse trabalho?
• Você espera que tarefas dessa natureza se repitam no futuro?

2. Identifique a melhor pessoa para o trabalho

Você tem que passar a tocha para o membro certo da equipe para que a delegação funcione. Seu objetivo é criar uma situação na qual você, sua empresa e o funcionário tenham uma experiência positiva.

Pense nas habilidades dos membros da equipe, na vontade de aprender e em seus estilos de trabalho e interesses.A pessoa que você delegou será capaz de realizar o trabalho de forma mais eficazse eles são capazes, treináveis ​​e interessados. Quando possível, dê ao funcionário a chance de usar seus pontos fortes.

Trabalhadores inexperientes podem precisar de mais orientação do que veteranos experientes. Se você não tem tempo para preparar o novo funcionário para o sucesso, não é justo delegar a eles.

Você também deve considerar o quão ocupados seus funcionários estão. A última coisa que você quer é oprimir alguém, dando-lhe muitas responsabilidades.Propaganda

3. Diga e venda para conseguir a adesão do membro

Depois de encontrar a pessoa perfeita para o trabalho, você ainda precisa fazer com que ela assuma a nova responsabilidade. Deixe-os saber por que você os escolheu para o trabalho.^[8]Quando você mostra aos outros que apoia o crescimento deles, isso cria uma cultura de confiança. Os funcionários que veem as tarefas delegadas como oportunidades têm mais probabilidade de investir no resultado.

Ao trabalhar com funcionários mais novos, expresse sua vontade de fornecer suporte e feedback contínuos. Para funcionários experientes, leve em consideração seus pensamentos e experiências.

4. Seja claro e específico sobre o trabalho

É fundamental explicar aos funcionários por que o projeto é necessário, o que você espera deles e quando é devido.^[9]Se eles souberem o que você espera, será mais provável que entreguem.

Ao definir expectativas claras, você os ajuda a planejar como realizar a tarefa. Configure marcos do projeto para que você possa verificar o progresso sem microgerenciamento. Se o seu funcionário tiver problemas para cumprir um marco, ele ainda terá tempo para corrigir o curso antes que o produto final esteja devido.

Esse tipo de responsabilidade é comumente usado nas universidades. Se os alunos souberem apenas a data de vencimento e os requisitos básicos para concluir os trabalhos de pesquisa principais, eles podem adiar o trabalho até a décima primeira hora. Muitos programas exigem que os alunos se reúnam com orientadores semanalmente para obter orientação, abordar a estrutura e resolver problemas em seus métodos antes dos prazos. Essas medidas preparam os alunos para o sucesso, ao mesmo tempo que lhes dá espaço para produzir um ótimo trabalho.

5. Apoie seus funcionários

Para ver os melhores resultados possíveis da delegação, seus subordinados precisam de recursos e apoio de você. Conecte-os com treinamento e materiais para desenvolver conjuntos de habilidades que eles ainda não têm.^[10]

Pode demorar mais tempo para disponibilizar os recursos, mas você economizará tempo realizando o trabalho corretamente. Para tarefas recorrentes, este treinamento compensa repetidamente.

Às vezes, os funcionários precisam de ajuda para ver o que estão fazendo bem e como podem melhorar. Dar e receber feedback é uma parte essencial da delegação de tarefas. Essa também é uma boa maneira de monitorar as tarefas delegadas como líder. Embora você possa acompanhar o andamento das tarefas, você não é micro-gestão os funcionários.Propaganda

Ao longo do projeto, pergunte periodicamente a seus funcionários se eles precisam de suporte ou esclarecimento. Deixe claro que você confia neles para fazer o trabalho e deseja criar um espaço para que eles façam perguntas e ofereçam feedback. Este feedback o ajudará a refinar a maneira como você delega trabalho.

6. Mostre sua apreciação

Durante os check-ins periódicos, reconheça todas as vitórias que você viu no projeto até agora. Reconheça que seus funcionários estão progredindo em direção ao objetivo. O Princípio do Progresso descreve como é importante comemorar pequenas vitórias para manter os funcionários motivados.^[onze]Os trabalhadores serão mais eficazes e dedicados se souberem que você percebe seus esforços.

Reconhecer os funcionários quando eles se saem bem os ajuda a compreender a qualidade do trabalho que você espera. Isso os torna mais propensos a querer trabalhar com você novamente em projetos futuros.

Resultado

Agora que você sabe exatamente o que significa delegar e as técnicas para delegar trabalho com eficiência, você está em uma ótima posição para agilizar suas tarefas e aumentar a produtividade de sua equipe.

Delegar é conceder autonomia e autoridade a outra pessoa, aliviando assim sua própria carga de trabalho e construindo uma equipe bem formada e bem utilizada.

Habilidades de delegação podem parecer complicadas ou assustadoras, mas fica muito mais fácil com o tempo. Comece com pouco, delegando algumas decisões a membros de sua equipe nas próximas semanas.

Mais dicas para liderança produtiva

• Delegar trabalho: o que delegar e o que não?
• 10 maneiras de melhorar as habilidades de gerenciamento de equipe e impulsionar o desempenho
• Liderança versus gerenciamento: um é melhor que o outro?

Crédito da foto em destaque: CoWomen via unsplash.com

Referência