COMO CRIAR UMA LISTA DE TAREFAS QUE AUMENTE MUITO SUA PRODUTIVIDADE

São 6h da manhã e você acabou de acordar. Depois do banho, é hora de tomar o café da manhã, ouvir as notícias lendo o jornal da manhã e, em seguida, começar o trabalho. Você está se sentindo relaxado e feliz. Você tem expectativas muito altas para o dia e quer ser o mais produtivo possível com sua lista de tarefas.

Avance rapidamente para as 14h do mesmo dia. Você está trabalhando com pressa e mal teve a chance de fazer uma pausa para o almoço. Você começa a se sentir um pouco estressado e cansado por causa da agenda lotada. Além disso, parece que você tem que voltar a certas tarefas e corrigi-las porque você não teve tempo para se concentrar nelas adequadamente.

Você gostaria de encontrar um botão de redefinição para começar o dia do zero com uma estratégia diferente.

O que você provavelmente experimentou foi o seguinte: você planejou seu dia na noite anterior e sentiu que estava no topo de suas tarefas. No entanto, as coisas começaram a dar errado quando você continuou adicionando tarefas à sua lista e, finalmente, sua lista de tarefas tinha muitos quilômetros de extensão. Sua lista de tarefas também continha tarefas que eram praticamente impossíveis de serem realizadas em um dia.

O outro ponto que contribuiu para o seu dia agitado e estressante foi não entender quanto tempo levaria para completar uma tarefa específica e quando executá-la. Se você tivesse essas informações, seria mais fácil descobrir o momento certo para executar a tarefa.

Finalmente, realmente não havia flexibilidade em seus planos. Você se esqueceu de adicionar um buffer entre as tarefas e entender que certas tarefas são muito maiores do que parecem fora.

Mas você sabe o quê - essas razões por si só não foram a principal razão para o seu estresse e ocupação. Continue lendo para descobrir o que foi.

Índice

O que as pessoas erram sobre uma lista de tarefas pendentes
Componentes de uma ótima lista de tarefas pendentes
Como criar uma lista de tarefas que aumente sua produtividade
The Bottom Line
Mais dicas de produtividade

O que as pessoas erram sobre uma lista de tarefas pendentes

Você realmente sabe o que deve fazer?

Quanto tempo você realmente gastou planejando seu dia - foram apenas 5 minutos enquanto a televisão o distraía?

Se sim, então esse foi provavelmente o maior motivo pelo qual seu dia se tornou tão estressante.Propaganda

Ao planejar seus dias, você deve realmente entender as tarefas que está prestes a realizar e o que é necessário para realizá-las. Isso é necessário, especialmente com tarefas importantes, porque você é capaz de progredir nas tarefas que mais importam.

A falta de tempo gasto no planejamento também será mostrada como muitas tarefas grandes enfiadas em sua lista diária. Se você não dividiu as tarefas em partes menores, é provável que não as conclua durante o dia. Isso, por sua vez, faz com que você se culpe por não completar sua lista de tarefas.

Finalmente, não trate a criação de uma lista de tarefas como algo secundário que você tenta fazer o mais rápido possível. Na verdade, quando você presta mais atenção à lista de tarefas do dia seguinte, é mais provável que a lista seja realista e menos estressante para você.

Componentes de uma ótima lista de tarefas pendentes

Quando falo sobre uma boa lista de tarefas, considero estas características como parte dela:

Equilibrado

A lista de tarefas contém tarefas importantes e menos importantes. Vamos enfrentá-lo: embora todos nós gostemos de trabalhar apenas em tarefas importantes (por exemplo, relacionadas a objetivos), temos que cuidar das tarefas menos importantes também (como fazer recados, cuidar de sua casa ou outras coisas do dia a dia )

Bastante flexibilidade

O que acontece quando você planeja uma tarefa, mas não consegue cuidar dela? Você tem um plano B em vigor? Caso contrário, tente descobrir a ação alternativa que você pode realizar nesses cenários.

É hora das transições

Entenda que os tempos de transição também consomem seu tempo. Certifique-se de que, ao planejar sua lista de tarefas, esse tempo também esteja incluído em seus planos. Adicionar algum buffer extra entre as tarefas tornará sua lista mais flexível e realista.

Não há muitas tarefas para um dia

Dar a você um número exato de quantas tarefas você deve ter em sua lista diária é difícil. Depende da sua situação, mas estou disposto a dizer que qualquer coisa entre 5 a 10 tarefas deve ser o suficiente por um dia.

Entenda que certas tarefas são muito rápidas, então é mais fácil incluir mais e organizar suas tarefas em determinados dias. Apenas certifique-se de que também haja tarefas importantes na lista para que você possa prosseguir com seus projetos maiores.

Escudo de Proteção

Construa um escudo de proteção em torno de sua lista de tarefas para que o menor número possível de tarefas chegue à sua lista e que o número de itens em sua lista não aumente durante o dia.Propaganda

No primeiro caso, tente eliminar as fontes de suas tarefas. Isso é feito reduzindo seus compromissos e limitando os projetos que você tem. O fato é que quanto mais compromissos (ou projetos) você tiver, mais provavelmente eles acabarão como tarefas para sua lista diária.

No segundo caso, faça com que sua lista seja fechada. Eu aprendi esse conceito lendo Faça isso amanhã e outros segredos de gerenciamento de tempo por Mark Forster. Para criar uma lista de tarefas fechada, tudo o que você precisa fazer é desenhar uma linha sob a última tarefa da lista.

Depois de fazer isso, você não terá permissão para adicionar novas tarefas à sua lista durante o dia. Isso garante que o número de tarefas esteja realmente diminuindo com o passar do dia.

Como criar uma lista de tarefas que aumente sua produtividade

Para fazer uma lista que você possa realmente realizar no dia seguinte , faça o seguinte:

1. Elimine tarefas desnecessárias

Reveja seus compromissos e decida se você realmente precisa de cada um.

Por exemplo, eu era um membro ativo de nosso clube de informática local em minha cidade natal, mas então percebi que não tinha mais tempo para essa atividade. Embora ainda seja membro do clube, não participo mais de suas atividades. Isso eliminou as tarefas relacionadas a esse compromisso.

2. Reserve um tempo para planejar a lista

Não se apresse em criar sua lista de tarefas - passe algum tempo na fase de planejamento. Se necessário, isole-se para a parte de planejamento indo para uma sala separada em sua casa (ou até mesmo saindo). Dessa forma, você pode realmente pensar nas tarefas antes de colocá-las em sua lista de tarefas pendentes.

Tente gastar pelo menos 15 minutos com sua lista ao planejá-la.

3. Mova as tarefas importantes para o início

Ao planejar o seu dia, certifique-se de que as tarefas importantes estão no início da sua lista. Isso garante que você conclua essas tarefas o mais rápido possível.

Por exemplo, como um blogueiro, certifico-me de ter as tarefas de criação de conteúdo no início da minha lista. Assim que acordo, ataco essas tarefas imediatamente e elas são concluídas antes de eu ir para o trabalho.Propaganda

4. Rastreie as tarefas recorrentes

Você pode ter tarefas recorrentes em sua lista, mas você sabe quanto tempo elas demoram para serem realizadas?

Se você não fizer isso, certifique-se de monitorar o tempo para descobrir. Isso ajuda você a planejar melhor o seu dia, pois você sabe quanto tempo leva uma tarefa e se há um determinado intervalo de tempo em sua programação quando a tarefa pode ser executada.

5. Tarefas semelhantes em lote

Olhe para a sua lista e descubra se há tarefas semelhantes que você pode processar em lote. Dessa forma, você pode retirar certas tarefas de sua lista com mais rapidez e facilidade.

6. Defina as tarefas em mais detalhes

Não inclua apenas tarefas como construir um site em sua lista; certifique-se de ter dividido a tarefa em pedaços menores. Quanto menores forem as tarefas, mais fácil será realizá-las antes da data de vencimento.

7. Faça algum trabalho de preparação com antecedência

Certifique-se de se preparar para determinadas tarefas com antecedência.

Por exemplo, eu escrevo os esboços dos meus posts convidados aos domingos para que seja mais fácil (e mais rápido) para mim começar a escrever os posts reais quando eu acordo. Com um pouco de preparação, acelero as coisas e me certifico de que as tarefas sejam realizadas no dia certo.

8. Automatize a manutenção

Naturalmente, você pode usar uma abordagem de caneta e papel para sua lista pessoal de tarefas, mas tente tirar proveito da tecnologia também. Na verdade, tente encontrar uma ferramenta que cuide da manutenção de sua lista de tarefas para você. Minha ferramenta preferida é Nozbe , mas há outros aplicativos de gerenciamento de tarefas que você também pode tentar.

9. Conheça seus tipos de tarefas e sua programação

Finalmente, ao planejar o seu dia, pergunte-se o seguinte:

O que mais eu tenho na minha programação?

Esta pergunta se refere à sua programação pessoal. Por exemplo, se você estiver viajando, certifique-se de que sua lista reflita esse fato. Não tente sobrecarregar sua lista com muitas tarefas, pois é mais provável que você execute apenas uma fração delas.

A tarefa é um porteiro?

Esta pergunta pergunta se a tarefa está bloqueando outras tarefas que precisam ser executadas.Propaganda

De vez em quando, podemos ter uma tarefa que precisa ser realizada primeiro. Depois de fazer isso, só então você poderá realizar as seguintes tarefas.

Quando você se concentra na criação de sua lista de tarefas de uma maneira focada, você será capaz de identificar os guardiões facilmente.

Tenho icebergs na minha lista?

Esta pergunta pergunta se sua tarefa é realmente muito maior do que parece. Às vezes, quando você começa a trabalhar em uma tarefa, logo percebe que é muito maior do que você pensava inicialmente (compare-os com os icebergs, onde apenas a ponta do iceberg está acima da água, mas a maior parte do gelo está abaixo) .

Mais uma vez, quando você se concentra o suficiente em sua lista de tarefas durante a fase de criação, é mais fácil localizar esses icebergs e dividir as tarefas em pedaços menores e mais gerenciáveis.

A tarefa é à prova de distração?

Nem todas as tarefas são criadas da mesma forma: algumas toleram mais distrações, enquanto outras requerem sua atenção total.

Por exemplo, posso verificar meu stream no Twitter ou fazer uma manutenção simples de blog, mesmo quando estou com minha família. Essas tarefas são à prova de distração e posso cuidar delas, mesmo se não tiver toda a minha atenção nelas.

The Bottom Line

Se você ainda tem dificuldade em realizar suas tarefas diárias em sua lista de tarefas, certifique-se de analisar os motivos pelos quais isso aconteceu. Se houver alguma coisa, não se culpe por não terminar sua lista de tarefas.

Ninguém é perfeito e podemos aprender com nossos erros.

É preciso um pouco de prática para criar uma grande lista de tarefas. No entanto, quando você aprender a colocar todas as peças juntas, as coisas ficarão muito melhores e você será mais produtivo no geral.