Estamos todos ocupados, mas às vezes passamos por períodos em que o trabalho se acumula e parece que nunca vai acabar. Você pode ter uma carga de trabalho tão pesada que parece intimidante demais para começar.

Você pode ter dito sim para alguns ou muitos projetos, e agora você tem medo de não ser capaz de entregá-los. É quando você precisa dar um passo para trás, respirar fundo e começar a ver o que está funcionando e o que não está.

Aqui estão 13 estratégias que você pode usar para sair da sobrecarga de trabalho.

1. Reconheça que você não pode fazer tudo

Muitos de nós temos a tendência de pensar que podemos fazer mais do que realmente podemos. Assumimos cada vez mais projetos e responsabilidades até criarmos muito estresse no trabalho, o que impacta negativamente nossas habilidades.

Para fazer um progresso real e eficaz, você precisa ter coragem e desenvoltura para dizer: Isso não está funcionando. Reconheça que você não pode fazer tudo e procure soluções melhores.

Em qualquer momento da sua vida, é provável que muitas coisas não estejam indo de acordo com o planejado. Você tem que estar disposto a ser honesto consigo mesmo e com aqueles ao seu redor sobre o que não está funcionando para você, tanto pessoal quanto profissionalmente.

Quanto mais você exercitar sua habilidade de dizer a verdade sobre o que está funcionando e o que não está funcionando, mais rápido você progredirá.

2. Concentre-se em seus pontos fortes exclusivos

Quer você seja um empresário, um líder ou trabalhe como parte de uma equipe, cada indivíduo tem pontos fortes únicos que podem trazer para a mesa.

O desafio é que muitas pessoas acabam fazendo coisas nas quais simplesmente não são muito boas.

Na busca de alcançar seus objetivos ou entregar um projeto, as pessoas acabam fazendo tudo sozinhas ou assumindo coisas que não correspondem a seus pontos fortes. Isso pode resultar em frustração, opressão e uma carga de trabalho pesada que você não consegue superar.

Muitas vezes não é sobre Como as para concluir este projeto de forma mais eficaz, mas quem pode ajudar a entregar este projeto. Pense em como você pode agregar maior valor ao seu trabalho e aos projetos que realiza.

3. Use os pontos fortes dos membros da sua equipe

Uma das maneiras mais simples de gerenciar sua carga de trabalho com eficácia é liberar seu tempo para que você leve seu mais alto nível de energia, foco e pontos fortes para cada projeto.Propaganda

Delegação ou melhor trabalho em equipe é a solução.

Todo mundo tem pontos fortes únicos. É essencial pensar em equipe, em vez de trabalhar isoladamente para garantir que os projetos possam ser concluídos de forma eficaz. Cada vez que você doa uma tarefa ou projeto que não atende aos seus pontos fortes, você abre uma oportunidade de fazer algo em que é mais talentoso. Isso irá capacitar você e aqueles ao seu redor.

Em vez de assumir todas as responsabilidades sozinho, veja com quem você pode trabalhar para obter os melhores resultados possíveis.

4. Reserve um tempo para o planejamento

Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as primeiras quatro afiando o machado. -Abraham Lincoln

Uma hora de planejamento eficaz pode economizar horas de tempo. Em vez de apenas se apressar e iniciar os projetos, reserve um tempo para mapear tudo.

Você pode reservar um tempo para pensar sobre o propósito do projeto, o prazo, os resultados desejados, KPIs e possíveis desafios.

Ter clareza absoluta sobre o projeto, as entregas do projeto e o resultado que você deseja pode economizar muito tempo. Também te pega claro nas prioridades e cronogramas, para que você possa bloquear a quantidade de tempo necessária para foco e concentração em sua carga de trabalho pesada.

Conseguir um planejador como o Full Life Planner o ajudará a planejar com antecedência e organizar melhor sua vida cotidiana. Confira o planejador aqui e comece a planejar seus projetos e tarefas de forma eficaz.

5. Foco nas prioridades

Nem tudo é uma prioridade, embora muitas vezes possa parecer que está no momento em que tudo consome tanto tempo.

Uma ferramenta que você pode usar para maximizar sua produtividade e se concentrar em suas maiores prioridades é a Matriz de Eisenhower. Essa ferramenta estratégica para agir nas coisas que mais importam é simples. Você separa suas ações com base em quatro possibilidades:

1. Urgente e importante (tarefas que você fará imediatamente).
2. Importante, mas não urgente (tarefas que você agendará para fazer mais tarde).
3. Urgente, mas não importante (tarefas que você delegará a outra pessoa).
4. Nem urgente nem importante (tarefas que você vai eliminar).

James Clear^[1]tem uma ótima descrição sobre como usar a matriz de Eisenhower: como ser mais produtivo usando a caixa de Eisenhower

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6. Tire um tempo

Para ficar em cima de uma carga de trabalho pesada, é importante tirar um tempo para descansar e se recuperar, pois uma carga de trabalho pesada pode levar a uma sensação de estresse e opressão.

Se seus níveis de energia estão altos e sua mente e corpo estão revigorados e alertas, você está em um estado de pico para lidar com uma carga de trabalho pesada. Tire um tempo do seu dia para dar uma caminhada ou fazer algum exercício. Saia mais cedo quando possível e passe um tempo com pessoas que lhe dão muita energia.

Em segundo plano, é essencial ter uma boa noite de sono e uma alimentação saudável para aguçar a mente.

Dê uma olhada neste artigo para aprender sobre a importância de programar o tempo de inatividade.

7. Manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a vida pessoal

Manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional pode ser difícil. O equilíbrio que todos ansiamos é muito diferente um do outro, especialmente quando estamos lidando com uma carga de trabalho pesada.

Equilibrar vida profissional e pessoal é encontrar paz dentro de você para estar totalmente presente, onde quer que esteja, seja no escritório ou em casa. Trata-se de escolher o que é mais importante e criar sua própria vida equilibrada.

Se você sentir que não há equilíbrio suficiente, pode ser hora de faça uma mudança .

8. Pare de multitarefa

Multitarefa é um mito porque seu cérebro simplesmente não pode funcionar eficazmente fazendo mais de uma coisa por vez - pelo menos mais de uma coisa que requer atenção concentrada.

Obtenha sua lista de prioridades, faça a coisa mais importante primeiro e, em seguida, passe para o próximo item e analise sua lista.

Se você alocar o tempo bloqueado e criar limites firmes para atividades e compromissos específicos, não se sentirá tão sobrecarregado ou sobrecarregado com tudo o que precisa fazer.

9. Trabalho em blocos de tempo

Para manter a sua energia elevada e produzir os melhores resultados, é essencial fazer pausas regulares.Propaganda

Eu mesmo uso o método 60-60-30 e o ensino aos meus clientes de coaching. Trabalhe em um projeto por um período sustentado de 50 minutos e depois faça uma pausa de 10 minutos. Isso pode ser dar uma caminhada, fazer um lanche saudável ou apenas conversar com alguém.

Então, continuo a trabalhar no projeto por mais 50 minutos, seguidos por outro intervalo de 10 minutos.

Finalmente, faço uma pausa completa de 30 minutos para desligar o trabalho. Este pode ser o momento de um almoço adequado, um pouco de exercício, leitura ou uma caminhada.

Ao simplesmente tirar algum tempo, seus níveis de energia permanecem altos, a qualidade do seu trabalho melhora e você reduz o risco de se queimar.

10. Livre-se das distrações

Faça uma estimativa de quantas vezes você se distrai durante um dia de trabalho normal, quando você tem uma carga de trabalho pesada. Agora, pegue esse número e multiplique-o por 25. De acordo com Gloria Mark em seu estudo sobre O Custo do Trabalho Interrompido, levamos em média 23 minutos e 15 segundos para retornar à tarefa original após a interrupção.^[dois]

Nossa pesquisa mostrou que a distração da atenção pode levar a maior estresse, mau humor e menor produtividade.

As distrações não ocupam apenas seu tempo durante a distração; eles podem atrapalhar seu progresso mental e foco por quase 25 minutos. Portanto, se você se distrai 5 vezes por dia, pode estar perdendo quase 2 horas todos os dias de trabalho produtivo e quase 10 horas todas as semanas.

Então, como manter o foco quando você está rodeado de distrações? Descubra no Lifehack's grátis Aula Fast-Track - Superando Distrações . É uma sessão focada que irá guiá-lo para treinar seu músculo de foco e trabalhar com distrações. Junte-se à sessão gratuita agora!

11. Comprometa o tempo focado em tarefas menores

Às vezes, você precisa simplesmente lidar com essas tarefas e agir sobre elas, mas sempre há algo mais urgente.

Muitas vezes, pequenas tarefas podem atrapalhar seus projetos mais importantes. Eles ficam lá em sua lista de tarefas diárias, mas muitas vezes são esquecidos por causa de prioridades mais importantes ou porque não têm interesse para você. No entanto, eles absorvem energia mental e confundem sua mente.

Comprometa-se a gastar um período específico de tempo completando todas as pequenas tarefas que você tem em sua lista de tarefas pendentes. Isso lhe dará paz de espírito e espaço para se concentrar mais em suas prioridades maiores.

12. Faça uma auditoria de tempo

Você sabe exatamente para onde seu tempo está indo a cada dia? Você está gastando muito tempo em certos projetos e tarefas em detrimento de oportunidades maiores quando tem uma carga de trabalho pesada?Propaganda

Passe algum tempo analisando onde você está gastando seu tempo para um melhor gerenciamento do tempo. Essa percepção o surpreenderá e lhe dará a clareza para começar a ajustar onde você concentra seu tempo e em quais projetos.

Você pode começar pegando um pedaço de papel e criando três colunas:

A coluna A é um trabalho prioritário; A coluna B é um bom trabalho; A coluna C é um trabalho ou outras coisas de baixo valor.

A cada dia, anote o projeto ou tarefa e o tempo gasto em cada um. Aloque esse tempo para uma das colunas. No final da semana, registre o tempo total gasto em cada coluna.

Se você está gastando muito tempo em certos tipos de trabalho, procure mudar as coisas para que seu tempo se concentre nas colunas B e C.

13. Proteja sua confiança

É essencial proteger nossa confiança para garantir que não fiquemos oprimidos, estressados ​​e perdemos a fé.

Quando você tem confiança como um recurso diário, está em melhor posição para resolver problemas, aprender mais rápido, responder a qualquer coisa, ajustar-se a qualquer coisa e alcançar suas maiores oportunidades.

A confiança lhe dá a capacidade de transformar o medo em pensamento, comunicação e ação concentrados e relaxados. Esta é a chave para colocar sua mente em um estado produtivo para lidar com uma carga de trabalho pesada.

Palavras Finais

Uma carga de trabalho pesada pode ser difícil de lidar e pode causar estresse, esgotamento e frustração contínua.

O segredo é enfrentá-lo de frente, em vez de deixar que se componha em efeitos de longo prazo. Felizmente, você pode agir em pelo menos uma dessas dicas.

Se for demais e afetar negativamente sua saúde física e mental, pode ser hora de falar com alguém. Em vez de lidar com isso sozinho e permanecer infeliz, ressentido e chegar a um ponto em que simplesmente não consegue lidar com isso, você tem que fazer uma mudança em sua própria sanidade.

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Crédito da foto em destaque: Hannah Wei via unsplash.com Propaganda

Referência