Não é só você: estamos todos mais ocupados do que antes. Fazer qualquer tarefa com eficiência de tempo parece impossível hoje em dia.

Quer você seja uma mãe que trabalha, uma estudante universitária ou uma pequena empresária, gerenciar seu tempo pode ser um desafio. Entre aulas, reuniões, consultas médicas e eventos pós-escola para crianças, como alguém encontra tempo para se exercitar ou, Deus me livre, para se divertir?

Todos nós temos 24 horas por dia. Então, como algumas pessoas parecem se dar bem em suas tarefas enquanto o resto de nós tropeça? Eles aprenderam a ser eficientes e eficientes em termos de tempo.

Índice

1. O que significa ser eficiente em termos de tempo?
2. Eficaz vs. Eficiente
3. 6 maneiras de economizar tempo
4. Resultado
5. Mais sobre gerenciamento de tempo

O que significa ser eficiente em termos de tempo?

Merriam-Webster define eficiente como, capaz de produzir os resultados desejados com pouco ou nenhum desperdício (de tempo ou material).^[1]Mas o que significa realmente ser eficiente na maneira como você passa seus dias?

Ser eficiente em termos de tempo significa negociar as circunstâncias de cada dia, garantindo que você tenha tempo suficiente para coisas não negociáveis, como dormir e cuidar de si mesmo. Eficiência nem sempre significa sentar em uma mesa pela manhã, reduzir uma lista de tarefas pendentes e sair do escritório às 17h. Eficiência significa fazer o melhor, apesar de fatores internos e externos, deixando tempo suficiente para cuidar de si mesmo.

Começo meus dias de trabalho anotando minhas entregas. Inevitavelmente, porém, sou amarrado a uma reunião inesperada ou telefonema de investidor. Sim, eu poderia ficar acordado a noite toda fazendo o trabalho para cumprir meus prazos - mas se o fizesse, estaria muito cansado no dia seguinte para fazer qualquer coisa. Isso está sendo eficaz, não eficiente.

Para ser eficiente, posso dividir o trabalho com um colega ou concluir metade da tarefa e solicitar uma prorrogação.

Quando você está fazendo malabarismos com trabalho, paternidade e vida social, tem que otimizar continuamente seus dias e se responsabilizar. Mas, é claro, você também precisa ser eficaz.Propaganda

Eficaz vs. Eficiente

Simplificando, ser eficaz é alcançar um resultado específico; ser eficiente significa alcançar esse resultado sem perda de tempo ou esforço . Em teoria, você precisa ser eficiente em termos de tempo para ser eficaz, mas nem sempre é o caso.

Veja desta forma: você tem uma tarefa para concluir que deve levar uma hora. Mas entre distrações como a internet e conversas no escritório, essa tarefa acaba demorando quatro horas. Você atingiu seu objetivo final, então foi eficaz, mas não foi eficiente porque demorou muito mais do que deveria.

Se você tem um emprego que mantém um teto sobre sua cabeça e comida na sua mesa, significa que você é eficaz o suficiente no trabalho para receber um salário mensal. No entanto, seu salário provavelmente não reflete quanto tempo você gasta nas redes sociais a cada período de pagamento.

A exceção são os empresários e freelancers. Para ganhar mais dinheiro, as pessoas que possuem uma empresa precisam ser eficazes e eficientes.

6 maneiras de economizar tempo

A eficácia é um subproduto da eficiência. Embora seja seguro dizer que a maioria dos empreendedores é eficiente, é uma habilidade que requer prática.

Mesmo que você não esteja tentando administrar um negócio lucrativo, ainda pode se beneficiar operando da mesma forma que os líderes de negócios bem-sucedidos.

1. Defina metas mensuráveis

Embora cada empresário tenha seu próprio método, especialistas em produtividade sugerem definir Metas SMART . Metas específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e dependentes do tempo promovem a eficiência e a eficácia - não apenas podem ser alcançadas de forma realista, mas o progresso em direção a elas pode ser verificado quantitativamente^[dois].

Você pode aprender mais sobre as metas SMART com o seguinte vídeo:Propaganda

Digamos que você queira arrecadar $ 100.000 por trimestre. Você pode definir metas semanais de US $ 8.000, tornando a meta mais gerenciável e dando-lhe uma folga no caso de ficar aquém em uma semana.

Definir metas ajuda você a economizar tempo porque concentra sua energia no que você deseja. Isso, por sua vez, melhora sua capacidade de atingir esses objetivos.

2. Comunique-se em seus termos

Quer se trate de planejamento de refeição ou desenvolvimento de produto, a maioria dos projetos leva uma equipe. No entanto, isso não significa que você precise atualizar seu e-mail a cada cinco minutos para atualizações. Os profissionais que trabalham perdem em média 21 minutos por dia simplesmente checando demais suas caixas de entrada^[3]. Ao longo de quatro semanas de trabalho, são quase 7 horas por mês que você pode recuperar.

Os empreendedores, em particular, precisam ter cuidado com o e-mail. As mensagens dos investidores podem merecer uma resposta rápida, por exemplo. Mas, na verdade, importa a rapidez com que você lê aquele e-mail de boas-vindas ao funcionário no qual foi copiado?

Se um funcionário precisar de algo imediatamente, peça que liguem para você ou dê uma passada em seu escritório. Defina um horário e dedique uma ou duas horas por semana para vasculhando toda a sua caixa de entrada para garantir que você não perca algo crucial.

3. Padrão de confiança

Mesmo se você não estiver trabalhando com uma equipe, você ainda depende de outras pessoas. Quando minha esposa e eu acrescentamos uma lavanderia no andar de cima de nossa casa, tive que confiar nos empreiteiros para fazer seu trabalho. Tive que confiar em minha esposa para responder a todas essas perguntas. Onde você quer? perguntas que inevitavelmente surgiram.

Se eu não tivesse deixado de confiar, teria atrasado o projeto e talvez até mesmo o descartado completamente.

Aprenda a confiar nos outros da mesma forma que confia em seu parceiro romântico. Seja claro sobre suas intenções. Certifique-se de que suas ações correspondam às suas palavras e presuma que os outros também o fazem.Propaganda

Seja sincero na forma como você se comunica. Mais importante ainda, aceite que os outros são indivíduos únicos. Nem todo mundo trabalha ou se comunica da mesma maneira, e tudo bem.

4. Faça pausas regulares

Quanto mais tempo você gasta em um projeto, mais rápido você o realiza, certo? Não necessariamente.

A pesquisa sugere que os trabalhadores mais produtivos e eficientes em termos de tempo realmente fazem mais pausas. Um estudo do Grupo Draugiem mostrou que o ritmo ideal de trabalho é na verdade 52 minutos seguidos de um intervalo de 17 minutos^[4]. Embora o estudo não tenha olhado para outros tipos de trabalho, é uma aposta justa que os intervalos promovem a eficiência em toda a linha.

Defina um cronômetro para lembrá-lo de fazer uma pausa a cada hora. Se intervalos mais curtos são mais apropriados para sua tarefa, tente o Tomate técnica . Trabalhe por 25 minutos, depois faça outra coisa pelos próximos cinco^[5]. Você não apenas fará mais, mas também ficará menos estressado.

5. Use seus recursos

Não faz muito tempo, tive que cortar algumas árvores em meu quintal para proteger minha casa. Eu poderia ter puxado a serra de arco e passado a próxima hora cortando lentamente meu caminho através do porta-malas, mas não o fiz, porque eu tinha uma motosserra na garagem. Assim que o liguei, o trabalho na árvore demorou cerca de dez minutos, deixando-me com tempo extra para outras tarefas.

Use a mesma abordagem no trabalho. Se você precisar transferir informações entre várias janelas do navegador em seu computador, poderá clicar constantemente para frente e para trás entre as várias guias. Ou você pode conectar o monitor sobressalente no armazenamento, o que o ajudaria a trabalhar mais rápido e cometer menos erros.

6. Saiba quando dizer não

Projetos pequenos têm o péssimo hábito de se transformar em projetos maiores. Se tudo o que você pretende fazer é cortar a grama, mantenha-se fiel a isso. Não diga a si mesmo (nem deixe ninguém dizer) que você também tem que aparar os arbustos e arrancar as ervas daninhas.

Faça o que quiser e siga em frente. Isso está sendo eficaz e também eficiente em termos de tempo.Propaganda

E se for um projeto de trabalho? Você pode não ser capaz de dizer não diretamente ao seu chefe, mas pode sugerir alternativas. Se você está preocupado que uma tarefa seja uma perda de tempo, jogue fora uma ideia diferente.

Se você realmente não tem tempo em sua agenda, peça a ele para ajudá-lo a priorizar sua lista de projetos. Faça certo e seu chefe pode agradecer por economizar tempo na empresa.

Ter um entendimento completo de gerenciamento de tempo é a chave para saber quando dizer não e quando algo pode fazer sentido para um investimento de tempo.

Aprenda mais sobre a arte de dizer não com Este artigo.

Resultado

O planejamento é a chave. Seja você um empresário como eu ou um pai que fica em casa, você tem um trabalho a fazer. O trabalho em si pode ser diferente, mas o valor de ser eficiente e eficiente em termos de tempo não. Se você quer ter sucesso - e ter tempo de sobra - pense antes de trabalhar o dia todo.

Trabalhar com sabedoria é melhor do que trabalhar duro. Aprender a confiar nos outros é mais importante do que o resultado parecido exatamente com o que você tinha em mente. Eficiência e eficácia podem ser diferentes, mas ambas se resumem em duas coisas: ter um plano e articular conforme necessário.

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Crédito da foto em destaque: Alex Presa via unsplash.com

Referência