Quanto tempo você gasta gerenciando seus e-mails todos os dias? Uma hora? 30 minutos? Algumas horas? Talvez meio dia?

Embora o objetivo do e-mail seja facilitar a comunicação, suspeito que às vezes se torna uma ferramenta contraproducente porque gastamos muito tempo gerenciando seus e-mails! Por exemplo, pense nestas instâncias:

• Você às vezes continua clicando em sua caixa de entrada, embora tenha verificado apenas 5 minutos atrás?
• Você gasta muito tempo gerenciando seus e-mails todos os dias, pesquisando mensagens antigas, classificando, organizando e excluindo mensagens antigas?
• Você costuma fazer dos e-mails sua prioridade em vez de realmente fazer as coisas?
• Há dias em que você passa mais tempo em sua caixa de entrada do que fazendo um trabalho adequado?

No final das contas, o e-mail é apenas uma ferramenta para você realizar suas tarefas. Abaixo estão 11 dicas para melhorar seu gerenciamento de e-mail:

1. Processe sua correspondência uma vez por dia

Mesmo que eu verifique meu e-mail várias vezes ao dia apenas para estar por dentro (no caso de algo estranho acontecendo como meu site caindo ou se houver um pedido urgente), eu não os processo imediatamente. Só faço isso uma vez por dia, no início do dia ou à noite.

Reserve um horário diário para processar seus e-mails. Se você não terminar no intervalo de tempo, continue no dia seguinte. Priorize os mais importantes e deixe o resto de lado. (Veja # 2).

Se você está em uma posição de nível de trabalho onde recebe muitos e-mails urgentes, ainda pode colocar isso em prática. A questão é não permitir que o e-mail atropele sua vida. Lembre-se, é uma ferramenta para ajudá-lo a fazer seu trabalho e não o trabalho em si.Propaganda

2. Priorizar e-mails de 20%; Adiar 80% uns

Nem todos os e-mails são iguais. eu amo o Regra 80/20 porque se aplica a todas as áreas de nossas vidas. Incluindo e-mails. A regra 80/20 é a ideia de que 20% das entradas são responsáveis ​​por 80% das saídas em qualquer situação. Portanto, para sermos eficazes, devemos nos concentrar em entradas de 20% que levam a saídas de 80%. Da mesma forma, devemos nos concentrar em e-mails de alto valor de 20% que levam à produção máxima.

Meus e-mails de 20% são os que me proporcionam o próximo avanço no meu trabalho. Eles podem ser solicitações de mídia, pontos de entrevista, oportunidades de networking, leads de negócios, oportunidades de palestras e outras coisas que levam aos meus objetivos de negócios de 20%. Meus e-mails de 20% também incluem pessoas que investiram em meu trabalho, como meu 1-1 clientes de coaching , palestras e leitores que compraram meus cursos e produtos. Por último, mas não menos importante, as correspondências com meus bons amigos também caem aqui. Todo o resto vai para o correio de 80%.

Para os e-mails de 20%, dou-lhes uma prioridade significativa. Normalmente respondo a eles imediatamente (especialmente se eles atenderem à regra de 1 minuto no item 9); se não, vou chegar até eles em 1-3 dias. Para 80% dos e-mails, demoro mais tempo a responder, às vezes nem respondo também (ver ponto # 4).

3. Tenha uma resposta até a pasta de XX dias

Arquive os e-mails que precisam de sua resposta em uma pasta Responder por XX Dias, onde XX é o dia da semana. Reservo 3 dias por semana para responder aos e-mails - ter, quinta e sáb. Dessa forma, não sou pressionado a responder imediatamente sempre que recebo o e-mail. Eu leio, reconheço mentalmente e penso sobre isso até chegar a hora de responder (uma média de 3-8 dias a partir do recebimento do e-mail).

4. Perceba que você não precisa responder a todos os e-mails

Apesar do que você pensa, você não precisa responder a todos os e-mails. Às vezes, nenhuma resposta após um determinado período de tempo pode ser considerada uma resposta em si também.

Recebo um grande volume de e-mails de leitores e, por um período de tempo, costumava responder a todos os e-mails que chegavam. Isso não fazia nada para mim. Eu passaria o dia inteiro apenas respondendo e-mails e, no final do dia, estaria exausto, incapaz de fazer qualquer trabalho de verdade. E, curiosamente, quase todos os e-mails que eu respondo para nunca obter uma resposta de qualquer tipo (nem mesmo um reconhecimento ou agradecimento), mesmo quando posto perguntas de acompanhamento para ajudá-los ainda mais. Suspeito que metade dos e-mails não são lidos e a outra metade são e-mails que as pessoas enviam por impulso e as respostas não importam. De qualquer forma, percebi que é muito mais eficaz usar o tempo em tarefas de alto valor, como trabalhar em produtos de alto valor e ricos em conteúdo, apoiar meus clientes de coaching 1-1, novos projetos e escrever novos artigos.Propaganda

Não se estresse muito em responder a cada e-mail. Responda se ajudar, mas se os custos de responder não superam os benefícios, então talvez não valha a pena se preocupar com isso. Apenas deixe estar e as coisas se resolverão com o tempo.

5. Crie modelos de respostas se você costuma enviar respostas semelhantes

Se você olhar em sua pasta de envio, provavelmente encontrará uma tendência nas coisas às quais responde. Os e-mails que recebo em meu site geralmente podem ser classificados em uma das poucas categorias (1) e-mail de feedback / agradecimento (2) coaching 1-1 (3) solicitações de análises de livros / produtos (4) consultas orais (5) outros . Para (1) e (2), eu uso modelos que já escrevi anteriormente e que uso em minhas respostas. Ao responder, gostaria de personalizá-los de acordo com as necessidades do correio original. Isso me economizou muito tempo, em comparação com no passado, quando eu digitava e-mails do zero.

6. Leia apenas os e-mails que são relevantes

Eu me inscrevo em vários boletins informativos - como sobre fitness, autoajuda, blogs e negócios, mas não leio todos os e-mails que eles enviam. Eu também não os excluo, porque sei que eles têm informações valiosas. Em vez disso, defino o gmail para arquivá-los automaticamente em diferentes rótulos (pastas). Os e-mails do blog são arquivados na pasta de blog, os e-mails de fitness são arquivados na pasta de saúde e boa forma e assim por diante. No momento, tenho cerca de 30 pastas. Só os leio quando quero obter mais informações sobre o assunto.

Você não precisa ler cada e-mail que chega. Escolha e selecione o que é relevante para você.

7. Estruture seus e-mails em categorias

Pastas (ou etiquetas, se você usar o gmail) existem para ajudá-lo a organizar seus e-mails.

Em primeiro lugar, use um sistema de nomenclatura relevante para o que você está fazendo. Se suas maiores prioridades agora são, digamos, (1) escrever um livro e (2) perder peso, nomeie assim suas pastas.Propaganda

Em segundo lugar, use a estrutura de hierarquia. As pastas de primeiro nível são para as grandes categorias e as pastas de segundo nível são para as subcategorias e assim por diante. Por exemplo, tenho Admin como uma pasta de primeiro nível e Back-Up, Contabilidade, Contas, etc. como pastas de segundo nível. Se necessário, tenho pastas de terceiro nível para segmentá-las ainda mais. O Gmail tem um complemento que permite usar rótulos de camadas diferentes (Configurações> Labs> Rótulos aninhados)

Usar filtros (# 8) para organizar automaticamente os e-mails em pastas faz maravilhas.

8. Use filtros

Filtros são ferramentas que ajudam a classificar o e-mail automaticamente quando ele chega ao seu e-mail. Existem 2 itens básicos necessários para um filtro - (1) O termo a ser procurado (2) Ação a ser aplicada se o termo for compatível. A partir de agora, meu gmail tem cerca de 20 filtros diferentes configurados para diferentes endereços de e-mail, títulos de assunto, corpo de texto e outros. Dependendo de qual filtro é, o e-mail será classificado automaticamente em uma respectiva pasta / arquivado. Isso minimiza a quantidade de ações administrativas que preciso realizar.

Aqui está meu tutorial em vídeo compartilhando como eu configuro meus filtros de e-mail para atingir a caixa de entrada zero: 3 dicas simples para atingir zero na caixa de entrada usando filtros de e-mail [tutorial em vídeo]

9. Use a regra de 1 minuto ao responder

Se levar dentro de 1 minuto para responder, responda imediatamente e arquive-o. Não o deixe ficar na sua caixa de correio por muito tempo. Vai exigir ainda mais esforço deixá-lo pairar em sua mente e ser constantemente lembrado de que você precisa responder. Apenas certifique-se de manter o prazo de 1 minuto ao responder para que não demore mais do que o necessário. Isso me ajuda a limpar um grande lote de correspondência em um curto espaço de tempo.

10. Defina um limite para o tempo que você passa na caixa de entrada

Além da regra de 1 minuto, limite o tempo total que você gasta em sua caixa de entrada. Na próxima vez que você verificar seu e-mail, tempo você mesmo . Veja quanto tempo você leva para processar, ler, responder e classificar seus e-mails. Em seguida, pergunte-se quanto desse tempo é bem gasto. Provavelmente, a maior parte disso não serviu a nenhum propósito.Propaganda

Às vezes, você receberá e-mails assustadoramente longos. Para esses e-mails, verifique se há algo relevante para você e processe-os de acordo. Responda se necessário (e use a regra de 1 minuto); arquive-o se você não planeja responder. Se você vai responder, não sinta a necessidade de reverter com uma longa e-mail só porque a pessoa escreveu uma longa e-mail. A última coisa que você quer é uma troca de redações por e-mail, o que, inadvertidamente, resultará em você cair em um buraco negro de e-mail. Faça login em sua caixa de entrada, faça o que você precisa fazer e saia em seguida.

11. (Ruthlessly) Cancele a assinatura de coisas que você não leu

Em sua navegação pela web, você provavelmente se inscreve para receber uma porção de boletins informativos e feeds por impulso, nos quais você perde o interesse depois. Se você estiver excluindo repetidamente o e-mail de suas assinaturas, é uma dica que você deve apenas cancelar a assinatura imediatamente.

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Artigo original: 11 dicas simples para gerenciamento de e-mail eficaz | Excelência Pessoal

Crédito da foto em destaque: Empresária desenhando um envelope de e-mail via shutterstock.com