DEZ PRINCIPAIS DICAS DE PRODUTIVIDADE PARA CONSEGUIR MAIS E CRIAR PAZ DE ESPÍRITO

Você conhece alguém que não esteja ocupado?

A maioria de nós acorda todas as manhãs enfrentando calendários abarrotados e listas de tarefas longas. Como advogada / esposa / mãe / escritora, eu sei que sim.

Por fascinação nerd e puro instinto de sobrevivência, fiz um estudo vitalício de produtividade e gerenciamento de tempo. Aqui estão as 10 principais dicas de produtividade que me ajudam a fazer as coisas que devo ou quero fazer sem perder a cabeça:

1. Anote

Cada tarefa, cada compromisso deve ser escrito. Isso libera sua mente da tarefa de tentar se lembrar, que suga a energia e a atenção.

Em seu livro seminal sobre produtividade, Fazendo as Coisas , David Allen aponta como compromissos incompletos consomem energia psíquica, cada um tornando você um pouquinho mais cansado, mais distraído e, portanto, menos produtivo.

Ele enfatiza que o primeiro passo para administrar sua vida e seu tempo é tirar todos os compromissos, grandes e pequenos, da sua cabeça e colocá-los em um sistema confiável.

eu uso OmniFocus para capturar esses compromissos, mas você pode começar com uma simples caneta e papel.

2. Comece na frente

A melhor maneira de começar a correr é começar na noite anterior.

Antes de sair do seu local de trabalho ou antes de ir para a cama, reserve 10 minutos para revisar os compromissos do dia seguinte.

Quais compromissos não podem ser perdidos? O que você precisa levar para esses compromissos? (Certifique-se de reunir esses materiais e tê-los prontos para uso.) Quais de três a cinco tarefas devem ser realizadas?

Decida o que você fará primeiro. Olhe para essa lista de tarefas e decida se alguma tarefa nela pode ser delegada a outra pessoa (veja o número 9 abaixo) ou, melhor ainda, riscada completamente da lista (veja o número 10 abaixo).Propaganda

Quanto mais agitado o seu dia, mais importante é fazer esta pesquisa rápida no dia ou na noite anterior. Isso significa que você não perde tempo pela manhã decidindo por onde começar ou reunindo materiais (e talvez descobrindo que um item crucial não está disponível quando você precisa).

3. Faça sua tarefa mais temida primeiro

Cada um de nós tem uma ou mais tarefas em nossa lista de tarefas que tememos fazer. Talvez seja aquele telefonema desagradável que você não quer fazer, ou aquela postagem no blog que você está adiando porque não sabe como começar, ou aquele projeto que simplesmente o oprime porque é tão grande.

Seja o que for, fica pairando sobre sua cabeça, distraindo você com a culpa porque continua sendo empurrado para o dia seguinte e para o próximo. É hora de encerrar esse ciclo.

Faça a primeira coisa. O escritor Michael Hyatt fala sobre matar seus dragões antes do café da manhã - não há nada mais motivador para o resto do seu dia do que riscar aquele monstro de sua lista logo pela manhã.^[1]

Mas muitas pessoas, em vez de fazer as tarefas difíceis primeiro, fazem as mais fáceis. Se você realmente quer ser produtivo, há algumas tarefas que não deve fazer pela manhã: Para ser mais produtivo, nunca faça isso para começar o dia

Então faça essa ligação. Pegue um pedaço de papel e faça um brainstorm de ideias para essa postagem do blog.

Fazer alguma coisa sobre essa tarefa opressiva - talvez você não consiga terminá-la em um dia, mas pode pelo menos começar. Seja o que for, apenas faça.

Então, deixe a satisfação de riscá-lo de sua lista e levá-lo para o resto do seu dia atarefado.

4. Desligue distrações

Um dos principais assassinos da produtividade é a distração de interrupções constantes: e-mails, telefonemas, pessoas aparecendo à sua porta ...

A tecnologia que pode (e deve) tornar nossas vidas mais fáceis e melhores também pode tornar virtualmente impossível manter o tipo de atenção focada que é necessária para trabalhar com eficiência e eficácia.

Mas o problema é o seguinte: você pode controlar essa tecnologia.Propaganda

Quando você tem uma tarefa importante que requer atenção e foco, crie o espaço para dar o seu melhor.

Quer seja uma reunião com um cliente ou colega, ou uma carta importante que precisa ser escrita, ou uma obra de arte que você deseja criar, agende um período de tempo para se concentrar nesse compromisso e, em seguida, desligue todas as distrações. Desligue o telefone (ou pelo menos desligue a campainha). Silencie seus alertas de e-mail. Desconecte a internet (ou pelo menos Facebook e Twitter). Feche a porta do seu escritório.

Apenas por aquela hora (ou trinta minutos, ou meio dia), desligue todas as comunicações externas e dê a si mesmo o luxo necessário do tempo sem ser perturbado para realmente se concentrar no assunto em questão. Descubra aqui mais sobre como minimizar a distração para fazer as coisas.

5. Faça pausas

Há um limite de quanto tempo alguém pode dedicar foco profundo a uma tarefa.

Não importa o quão ocupado você esteja, depois de um certo tempo, a lei dos rendimentos decrescentes entra em ação e a fadiga - física e / ou mental - começa a prejudicar sua eficácia.

A programação é interrompida periodicamente, mesmo durante os dias mais movimentados. Reserve dez minutos para se levantar, se espreguiçar, beber água e dar uma volta no quarteirão.

Você retornará ao seu trabalho revigorado, mental e fisicamente, e pronto para ser ainda mais produtivo.

Se você ainda não está convencido, leia este artigo sobre a importância de programar um tempo de inatividade.

6. Processo em lote

Se as demandas do seu dia incluem tarefas rotineiras, tente agrupar tarefas semelhantes e agende determinados horários durante o dia para eliminá-las.

Respondendo e-mails? Retornando ligações? Inserindo despesas em uma planilha? Em vez de interromper suas outras tarefas para fazer essas coisas aos poucos, agrupe-as.

Defina duas, três ou cinco vezes por dia para verificar e responder aos e-mails. Retorne as ligações às 11h45 e às 16h45 (ou, se quiser evitar ser sugado por longas conversas telefônicas, retorne às 12h15 enquanto o pessoal está almoçando e às 17h15 depois que o fizerem saiu para o dia e deixe uma mensagem!)Propaganda

Ao agrupar tarefas semelhantes em lote, você economiza o tempo perdido para aumentar várias vezes ao dia e colher os benefícios do momentum.

7. Coma um café da manhã saudável

Eu preciso explicar isso? Inúmeros são os estudos que comprovam a importância do café da manhã para a manutenção da saúde.

Pessoas saudáveis são mais produtivas. Não importa o quão ocupado você esteja, tome um café da manhã decente. Isso o alimentará para um ótimo começo de dia.

Para obter mais ideias para o café da manhã, confira: 31 receitas saudáveis de café da manhã que aumentam muito a sua energia

8. Faça algum exercício

Não quero ser muito repetitivo, mas pessoas saudáveis são mais produtivas.

O exercício torna você mais saudável, então certifique-se de fazer alguns exercícios todos os dias.

Você não precisa passar horas na academia para obter o benefício disso; dê uma volta no quarteirão ou faça alguns exames isométricos em sua mesa.

Tente esse 29 exercícios que você pode fazer em (ou perto) de sua mesa ou 15 alongamentos de escritório simples e rápidos para aumentar a eficiência do trabalho .

Basta fazer algo para fazer seu coração bater e acelerar seu sangue. Isso aumentará seu bem-estar geral, bem como sua capacidade de pensar com mais clareza.

9. Delegar

Vou confessar: estou fedendo a isso. Odeio pedir ajuda e, muitas vezes, parece mais difícil explicar uma tarefa para outra pessoa do que simplesmente fazê-la sozinho. Mas nem tudo o que precisa ser feito em sua vida deve ser feito por você.

Avalie essa lista de tarefas com cuidado. Que tarefas outra pessoa poderia fazer, liberando você para se concentrar nas coisas que só você pode fazer?Propaganda

Olhe ao seu redor: quem está disponível para fazer algumas dessas tarefas? Uma secretária? Um colega? Um membro da família? Um ajudante pago?

Uma chave importante para a produtividade é fazer apenas as coisas que só você pode fazer e dar a outra pessoa a oportunidade de contribuir realizando essas outras tarefas.

O CEO da Lifehack tem uma maneira única de delegar trabalho de forma eficaz, dê uma olhada em seu guia: Como delegar trabalho (o guia definitivo para líderes de sucesso)

10. Diga não

Quantos compromissos você fez que realmente não precisam ser cumpridos?

Você assumiu tarefas que não importam realmente para você ou para qualquer outra pessoa?

Sua agenda está abarrotada de reuniões que não trazem resultados para organizações com as quais você não se importa mais?

Seu dia foi sequestrado pelas prioridades de outra pessoa?

Se o seu calendário estiver congestionado, se a sua lista de tarefas tiver quilômetros de extensão, reserve uns dez minutos para olhar cada item com atenção. Qualquer um desses compromissos ou tarefas pode ser simplesmente riscado para criar alguma margem razoável em sua vida?

Quando alguém liga ou aparece em sua porta com um pedido para sua participação em alguma atividade, respire fundo e considere se isso se encaixa em suas próprias prioridades (quais prioridades, é claro, podem legitimamente incluir manter seu chefe ou cônjuge feliz).

Se a resposta for não, basta dizer não. Pratique com antecedência: Obrigado por me convidar, mas não. Obrigado por perguntar, mas não. Obrigado por pensar em mim, mas não.

Como disse um sábio, não é uma frase completa. Nenhuma explicação é necessária. Apenas não.Propaganda

Você pode querer aprender com Leo Babauta A gentil arte de dizer não para que você possa definir limites melhores para si mesmo.