A reunião individual é uma ferramenta de gestão crucial e muitas vezes subestimada.

Não é apenas uma maneira honesta de se conectar com os funcionários e compartilhar as informações necessárias com eles, mas também é uma ótima maneira de ouvir seus comentários.

O que é ainda mais importante - a reunião individual é uma oportunidade para moldar a experiência e a percepção de seu funcionário sobre você como chefe. Em muitos casos, o que eles pensam sobre você e seu estilo de gestão também se refletirá na opinião deles sobre toda a empresa ou organização que você representa.

Executar reuniões individuais eficazes deve ser uma prioridade para você como gerente ou líder de equipe. As 11 dicas apresentadas neste artigo o ajudarão a aproveitar ao máximo esse momento crucial.

1. Entre na mentalidade certa

Uma sessão individual apropriada começa antes da reunião, à medida que você prepara suas anotações e sua atitude para ela.

Ver a reunião individual como uma distração indesejável em seu dia agitado não vai te levar longe.

Em vez disso, reserve alguns momentos para limpar sua mente e se concentrar na pessoa que você está prestes a conhecer.

Comece revisando suas notas individuais com aquele funcionário, dê uma olhada em suas estatísticas de desempenho mais recentes, marque quaisquer reclamações ou elogios que você recebeu sobre eles.

2. Faça das reuniões um a um uma coisa normal

A frequência dos encontros individuais depende muito do tamanho da sua empresa e do seu estilo de gestão. Algumas fontes dizem que essas reuniões devem ser semanais, enquanto outras afirmam que uma programação quinzenal ou mensal faria o truque.

Uma boa ideia é definir a próxima reunião recorrente no final de cada reunião atual para que ambas as partes possam planejá-la com antecedência.

Pense na frequência e na duração que não pareceriam muito para você ou seus funcionários, mas ainda seriam suficientes para manter todos informados e manter contato contínuo.Propaganda

Os novos funcionários devem ter encontros individuais com mais frequência, pelo menos uma vez por semana ou duas vezes por semana.

Sessões individuais recorrentes tornam o compartilhamento de feedback uma rotina e incentivam uma cultura de honestidade. Além disso, conversas pessoais regulares fazem com que os funcionários se sintam compreendidos, confiáveis ​​e valorizados na empresa - aumentando assim sua motivação intrínseca.

3. Defina um limite de tempo para as reuniões

Agende tempo suficiente para essas conversas, mas não as torne muito longas.Ninguém ficará ansioso por reuniões que perdem o foco e se arrastam para sempre.

A duração ideal de cada sessão também depende da frequência dessas reuniões - por exemplo, se você se encontra toda semana, uma sessão de 30 minutos pode ser suficiente. Se você se encontrar uma vez a cada quinze dias ou um mês, 60 minutos podem ser mais eficazes.

Gerentes de sucesso, como Andy Grove, cofundador e ex-CEO da Intel, aconselharam fazer um a um que durasse pelo menos uma hora: '

Qualquer coisa menos, em minha experiência, tende a fazer o subordinado se limitar a coisas simples que podem ser tratadas rapidamente.

4. Faça uma lista de tópicos para discutir

Um plano geral ou estrutura para a reunião pode ajudar a manter a conversa - especialmente nas primeiras reuniões. No entanto, você não precisa seguir o plano, aconteça o que acontecer. Veja-o antes como uma referência que pode ajudar no caso de a conversa travar ou se distanciar muito do assunto.

Uma agenda de reunião também pode ser útil se o funcionário for introvertido e não for capaz de falar por conta própria.

Por exemplo, você pode preparar de três a cinco tópicos sobre os quais está mais interessado em conhecer. Ou você pode manter uma lista de perguntas à sua frente, mas lembre-se de ser flexível - você não precisa perguntar a todas se a conversa fluir naturalmente.

Algumas ideias para perguntas que provavelmente geram respostas completas:

• Qual parte do dia você se sente mais produtiva? Você acha que precisa de um horário de trabalho diferente para melhorar seu bem-estar e produtividade?
• Quais são as suas últimas conquistas que o deixam orgulhoso?
• Você tem alguma sugestão que possa nos ajudar a trabalhar melhor em equipe?
• Existe alguém na equipe com quem você acha difícil trabalhar? Você poderia explicar por quê?
• Quais de suas tarefas o mantêm engajado e inspirado? Existe uma maneira de tornar suas tarefas diárias mais envolventes?
• Quais são os principais gargalos em seu projeto atual? Posso ajudar de alguma forma a avançar?
• Quais são as coisas que o preocupam no seu trabalho ou no ambiente de escritório em geral? Você já se sentiu desvalorizado aqui?
• Você sente que está aprendendo o suficiente no trabalho? Sobre quais áreas você gostaria de aprender mais?
• O que posso fazer para melhorar meu estilo de gestão ou para apoiá-lo melhor?
• Em quais projetos ou tarefas você estaria interessado em trabalhar a seguir?

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O ex-CEO do Google, Eric Schmidt, costumava começar seu encontro individual comparando suas listas com as que seus funcionários deveriam preparar antes da reunião.^[1]Os itens encontrados em ambas as listas foram priorizados porque eram provavelmente os problemas mais urgentes.

5. Mantenha-o casual e mude o ambiente

Se você deseja ter uma conversa honesta, descontraída e sincera com seu funcionário, pense não apenas em suas palavras e linguagem corporal, mas também no ambiente da reunião.

Seu objetivo é ser profissional e produtivo, mas não necessariamente estranho ou obsoleto.

Primeiro, encontre um lugar relaxante para uma conversa privada. Móveis aconchegantes, cores quentes, plantas de escritório ou mesmo uma vista diferente da janela têm o potencial de suscitar novas ideias e sugestões. Mas você nem precisa se limitar a uma sala de reuniões - por que não dar um passeio ou tomar um café em um café próximo?

CEO do software de rastreamento de produtividade DeskTime, Artis Rozentals acredita que as reuniões individuais devem ocorrer fora das restrições habituais do escritório:

Acho uma oportunidade de ir mais longe em um almoço com cada um dos membros da minha equipe para discutir tudo em um ambiente casual.

Ele acrescenta que informalidade não significa que a reunião ocorra sem preparação.

Antes da reunião, elaboro as questões e os dados da actualidade e partilho-os com o respectivo colaborador, para que ambos possamos vir preparados e ter uma conversa frutífera.

6. Foco no funcionário

O funcionário deve ser o foco principal das conversas individuais. O famoso empresário e escritor americano Ben Horowitz recomenda que um gerente fale apenas 10% do tempo , deixando o resto da conversa para o membro da equipe.

Lembre-se - como pessoa em posição de poder, você deve colocar seu ego de lado e apoiar seu funcionário o melhor que puder.

Idealmente, a conversa fluirá naturalmente em torno do que é importante para ele. Se isso não acontecer, faça perguntas abertas que possam ajudá-los a elaborar sua posição e expressar seus comentários (ver dica nº 4).Propaganda

7. Ouça como se quisesse

Sua tarefa não é apenas deixar seu funcionário falar. É também para ouvir - ativamente. Isso significa que você não escuta apenas para ser educado. Na verdade, você está tentando entender e se lembrar de tudo o que está sendo compartilhado.

Algumas técnicas de escuta ativa:

• Mantenha a mente aberta, confiante e ouça a pessoa sem tirar conclusões unilaterais.
• Mostre ao funcionário que você está prestando atenção e, ocasionalmente, resuma o que eles dizem.
• Verifique novamente se você entendeu algumas afirmações corretamente para evitar mal-entendidos (por exemplo, 'Entendi bem que você gostaria que a equipe de marketing se juntasse a este projeto para evitar mais atrasos?').
• Esteja receptivo a tudo que ouvir - até mesmo as críticas sobre sua empresa ou seu próprio desempenho.

8. Compartilhe informações relevantes

Já mencionamos que o empregador deve falar menos e ouvir mais. No entanto, se você tem algo importante a dizer e isso afeta esse funcionário pessoal ou profissionalmente, aquele em uma reunião é a hora de dizer.

Você está preparando um novo projeto ou estratégia que o funcionário deve conhecer? Você está testando algumas novas táticas de gerenciamento e gostaria que elas participassem? As novas mudanças estão prestes a impactar a empresa ou sua equipe em particular?

Certifique-se de manter cada funcionário informado para evitar que fofocas e desinformação se espalhem no escritório. Se você contar a eles as novidades pessoalmente, eles também se sentirão mais valorizados e apreciados.

9. Anote as notas

Provavelmente, você está encarregado de mais de um ou dois funcionários, então você não deve confiar em sua memória para anotar todos os pontos importantes que cada membro da equipe levanta.

No entanto, não é recomendável fazer anotações no computador durante a reunião. Por quê?

Ter um laptop aberto pode ser facilmente interpretado como distração e pouco interesse na conversa.

Então você vai ter que faça anotações à moda antiga - escrevendo-os em um caderno, diário ou folha de papel.

Fazer anotações permite que o membro da equipe veja que você está ativamente envolvido na reunião e que os pontos apresentados serão levados em consideração. Em outras palavras - que isso não é apenas uma perda de tempo.

10. Saia com uma tarefa ou take away

Assim como tudo o mais relacionado aos negócios, as reuniões individuais devem ter um propósito e um resultado acionável. Em outras palavras, certifique-se de que você, seu funcionário ou, de preferência, ambos saiam com um item de ação ou uma tarefa a ser concluída.Propaganda

Para solidificar isso, envie um e-mail rápido após a reunião individual, recapitulando as principais coisas que você examinou. Isso garantirá que vocês dois estejam na mesma página e cientes dos próximos passos que cada lado deve tomar.

Um e-mail de recapitulação levará mais alguns minutos do seu tempo, mas sem dúvida valerá a pena no longo prazo.

11. Não negligencie pessoas individuais com seus funcionários remotos

Hoje, cada vez mais gerentes trabalham com uma equipe que consiste em parte (ou totalmente) de funcionários remotos. Se você é um deles, saiba disso:

As reuniões individuais são ainda mais críticas quando se trata de sua equipe remota.

Por quê? Porque você pode sentir o sentimento de sua equipe interna todos os dias no escritório. Ao mesmo tempo, você pode não ter ideia de como se sentem seus funcionários terceirizados ou remotos.

CEO da startup de impressão sob demanda Printful , Davis Siksnans, administra uma empresa com 500 funcionários em dois continentes. Além de ter reuniões trimestrais para todos os funcionários, ele exige que os gerentes tenham encontros regulares com cada um dos membros de sua equipe,^[dois]além de avaliações de desempenho semestrais.

Ele aponta:

É uma ótima maneira de mostrar que os gerentes se preocupam com o desempenho e o bem-estar do funcionário. Surgem tópicos que de outra forma não seriam em uma discussão regular, como o tipo de música que está sendo tocada no escritório, por exemplo.

Santa Lice-Kruze, diretor de RH da Printful Latvia, concorda com Davis e os anúncios:

As conversas devem ser construídas com base na transparência e na confiança mútua. Este é o momento de perguntar como a pessoa está passando, sobre seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, saúde, atividades fora do trabalho, etc. Você certamente terá que perguntar se e como pode ajudar em alguma coisa.

Ver olho no olho com seus funcionários

Como gerente, você precisa ser consistente em tudo o que faz - e as reuniões individuais não são exceção. Eles não precisam acontecer todos os dias ou mesmo todas as semanas, mas você precisa estar comprometido com eles o tempo todo.Propaganda

Lembre-se - seu objetivo principal é apoiar o desempenho do seu funcionário. Ter um bate-papo pessoal regular com cada uma das pessoas que se reportam a você o ajudará a ver um aumento no engajamento dos funcionários. E isso provavelmente levará a uma melhor cultura da empresa e maior produtividade para toda a empresa.

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