Às vezes, detectar barreiras à comunicação no trabalho pode ser bastante fácil. Quando a falta de comunicação não é resolvida, você pode vê-la na forma de conflito no local de trabalho ou diminuição da produtividade. Há uma tendência de ocorrerem problemas de comunicação quando há pouca transparência. E às vezes isso pode não ser intencional.

Excelência é fazer coisas comuns extraordinariamente bem. - John W. Gardner

Muitas pessoas pensam que são comunicadores eficazes porque foram para a escola ou têm certa experiência de trabalho, mas na realidade ainda lutam para influenciar outras pessoas com sua mensagem. O resultado de uma comunicação ineficaz é oportunidade perdida, tempo perdido e recursos desperdiçados - tudo porque eles não tiveram conversas de alto impacto.^[1]

Você pode notar uma série de fatores que influenciam a comunicação clara, eficaz e transparente no trabalho: características pessoais, distância física, a própria mensagem, contexto, jargão usado e cultura. Abaixo estão 7 maneiras de garantir uma comunicação eficaz no trabalho para que você possa criar um ambiente de trabalho eficiente, produtivo e inclusivo.

1. Conheça bem o seu público

Compreender o seu público é essencial para uma comunicação eficaz no trabalho. Isso se aplica a comunicações verbais e escritas, apresentações, e-mails diários, anúncios para toda a empresa ou atualizações de status de projetos.

Se sua mensagem será ou não comunicada de forma eficaz ou bem recebida, decorre de compreender o que o seu público se preocupa.

• Quem você está almejando com sua comunicação?
• Qual é a intenção da sua mensagem?
• O que eles precisam saber?
• O que você precisa que eles façam?
• Qual é a melhor maneira de comunicar a mensagem ao seu público?
• Como seu público vai perceber ou interpretar a mensagem?
• Como seu público se sentirá, pensará e reagirá ao receber sua mensagem?

Para responder a essas perguntas, você precisará planejar com antecedência, pesquisar e observar os comportamentos de seu público. Por exemplo, sua abordagem de comunicação com sua equipe ou colegas provavelmente será diferente de como você se comunica com seu líder porque esses grupos têm interesses diferentes.

2. Procure compreender a situação e esclarecer

Reserve um tempo para ser atencioso e intencional. Antes de se comunicar no trabalho, é essencial fazer uma pausa, entender a situação, esclarecer e ter empatia. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se comunicar com eficácia no trabalho:Propaganda

Ser curioso . Faça perguntas abertas, começando com 'o quê' e 'como' coletar informações. As pessoas tendem a ser mais descritivas em suas respostas. Você pode então fazer perguntas de sondagem abertas para obter mais contexto. Quanto mais você entende, mais provável é que você seja capaz de adaptar uma mensagem adequada que ressoe com seu público.

Aprenda como uma criança. Normalmente, as crianças não têm conhecimento prévio sobre o que estão prestes a aprender. Há um senso de humildade em sua abordagem de aprendizagem. Quando estiver se colocando no lugar do público, use a mesma abordagem e procure entender a situação dele. Esteja aberto, pronto e disposto a ver a perspectiva de seu público.

Verifique suas suposições. Sua amplitude de experiência pode obscurecer suas percepções e julgamentos. Desafie as noções preconcebidas sobre o seu público. Determine com quem você precisa falar ou quais pesquisas você precisa realizar para verificar se suas suposições são verdadeiras. Certifique-se de criar espaço para compreensão antes de pular para a ação.

Seja inclusivo. As pessoas querem pertencer, sentir-se incluídas e valorizadas no local de trabalho. Esteja atento para garantir que as ideias de todos sejam capturadas. Por exemplo, se você estiver em uma reunião pedindo comentários, certifique-se de que haja tempo adequado para que todos compartilhem suas respostas. Se você ficar sem tempo, declare na reunião que se conectará com eles mais tarde.

3. Ouça em vários níveis

A maioria das pessoas não escuta com a intenção de compreender; eles ouvem com a intenção de responder - Stephen R. Covey

Você provavelmente está familiarizado com eles dicas básicas de escuta ativa . No entanto, quando nos sentimos sobrecarregados para cumprir prazos, priorizar ou criar, é fácil estar no piloto automático e perder mensagens importantes que podem ajudá-lo a se comunicar com eficácia no trabalho. Abaixo estão os lembretes para continuar praticando:

Paráfrase. Confirme sua compreensão da mensagem repetindo-a ou reformulando-a com suas próprias palavras. Se houver discrepâncias entre as partes, é hora de esclarecer.

Probe. Faça perguntas se achar que faltam informações de que possa precisar.Propaganda

Esclarecer. Se você não entende algo completamente, pergunte.

Lembrar. Tente relembrar pontos que são importantes para o seu público. Essas informações podem ser usadas no futuro e mostram ao seu público que você se importou e estava ouvindo ativamente.

Ser um comunicador eficaz no trabalho significa que você precisa estar em sintonia com suas habilidades de escuta ativa. Lembrar de:

• Tenha empatia.
• Compreenda as percepções dos outros, não apenas a sua.
• Avalie suas emoções e reações e as dos outros.
• Conheça os seus valores e crenças e os dos outros.
• Observe os sinais de comunicação não-verbal, como a linguagem corporal.

4. Revise como você recebe feedback

O modo como você recebe feedback afeta como você reage e influencia a eficácia com que você se comunica com as outras partes. Estar aberto a comentários e críticas é mais fácil de falar do que fazer.^[2]Nós somos humanos. Quando você está distraído com eventos da vida ou se sente pressionado no trabalho, pode ficar na defensiva ao menor comentário que vier em seu caminho.

Sheila Heen e Douglas Stone fornecem abordagens para melhorar sua capacidade de absorver feedback, pegar o que é útil e saber como se livrar do que é inútil para você aprender e seguir em frente.^[3]

Algumas dessas estratégias incluem o seguinte:

• Conheça, entenda e gerencie seus gatilhos e respostas ao feedback.
• Separe a mensagem de 'de quem' ela veio.
• Ouça o conselho em vez do julgamento.
• Divida o feedback em partes digeríveis.
• Quando você busca feedback de forma proativa, seja específico e peça uma coisa.
• Dê pequenos passos para testar o que foi sugerido a você.

Você tem a capacidade de aprender com o feedback e crescer com ele. Dividir o feedback em pequenos pedaços pode ajudá-lo a processar melhor a mensagem e ser menos reativo em sua resposta.

5. Fornecer feedback objetivo e observável

Esta é uma das coisas mais difíceis de fazer porque você pode não querer ofender os outros, pode querer evitar conflitos, não tem certeza de como fazê-lo, não está emocionalmente pronto ou está confuso por suas suposições.Propaganda

O modelo de situação, comportamento e impacto (SBI)^[4]pode ajudá-lo a fornecer feedback claro e específico:

• Situação. Forneça o contexto. Pergunte a si mesmo o que aconteceu, onde e quando.
• Comportamento. Descreva o comportamento. Esta é a parte mais difícil porque você precisa verificar suas suposições. Por exemplo, dizer que você foi rude (subjetivo) em vez de me interromper (comportamento observável) muda o tom do feedback. Ser rude pode ter várias interpretações, enquanto você pode ver quando alguém o interrompeu.
• Impacto. Use declarações I para descrever os resultados do comportamento.
• Siga em frente. Mantenha a conversa em busca de compreensão, pedindo-lhes que reflitam. Qual era a sua perspectiva? O que estava acontecendo com eles? O que eles perceberam? Como eles podem crescer a partir daqui?

Exemplo 1: ^[5]

Durante a reunião de equipe da manhã de ontem, quando você fez sua apresentação (situação), você não tinha certeza sobre dois dos slides e seus cálculos de vendas estavam incorretos (comportamento). Fiquei envergonhado porque todo o conselho estava lá. Estou preocupado que isso tenha afetado a reputação de nossa equipe (impacto).

Exemplo 2:^[6]

Na reunião com o cliente na tarde de segunda-feira, você garantiu que a reunião começou no horário e que todos receberam apostilas com antecedência (Situação). Toda a sua pesquisa estava correta e cada uma das perguntas do cliente foi respondida (comportamento). Estou orgulhoso de que você fez um trabalho tão excelente e colocou a organização em uma boa luz. Estou confiante de que conseguiremos a conta, graças ao seu trabalho árduo (impacto).

Saber como fornecer feedback claro, específico e observável é uma habilidade essencial para ser um comunicador eficaz no trabalho.

6. Acompanhar, confirmar e criar responsabilidade

A comunicação eficaz no trabalho não é um evento único. Você precisará monitorar continuamente o progresso e fornecer suporte contínuo. Não se esqueça de reconhecer o progresso de seus colegas, equipes ou líderes!

Use as seguintes perguntas para ajudá-lo a avaliar a eficácia da comunicação contínua no trabalho:Propaganda

• Que oportunidades você vê?
• Como você pode se ajustar?
• Que decisões precisam ser feitas?
• Que tipo de suporte você pode fornecer?
• O que você precisa fazer para garantir que a mensagem correta foi recebida?

7. Use os 7C's de comunicação

Para qualquer meio de comunicação no trabalho, mantenha os 7Cs de comunicação em mente para ajustar sua mensagem:^[7]

• Claro. Qual é o propósito? A mensagem é fácil de entender?
• Conciso. O que você pode deletar? Isso vai direto ao ponto?
• Concreto. Quais são os fatos?
• Correto. A mensagem está livre de erros? É adequado para o seu público?
• Coerente. Existe um fluxo lógico? A mensagem é consistente?
• Completo. São fornecidas informações relevantes e há um apelo à ação?
• Cortês. Qual é o tom da sua mensagem?

Saiba mais sobre os 7Cs aqui: Comunicação eficaz: como não ser mal compreendido

Resumindo

Maneiras de garantir uma comunicação eficaz no trabalho exigem prática e tempo.

Mantenha essas 7 estratégias em mente para aprimorar suas comunicações no trabalho, de forma que suas mensagens sejam claras e transparentes.

1. Conheça bem o seu público
2. Procure compreender a situação e esclarecer
3. Ouça em vários níveis
4. Reveja como você recebe feedback
5. Fornecer feedback objetivo e observável
6. Acompanhar, confirmar e criar responsabilidade
7. Use os 7 C's da Comunicação

Continue a crescer e aperfeiçoar suas habilidades!

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Crédito da foto em destaque: Brooke Cagle via unsplash.com Propaganda

Referência