15 ESTRATÉGIAS PARA UMA LISTA DE TAREFAS EFICAZ

Uma das técnicas de produtividade mais antigas é a clássica e eficaz lista de tarefas a fazer, e por um bom motivo. É uma das maneiras mais produtivas para você e todas as outras pessoas fazerem qualquer coisa. Seja uma lista mental ou algo que você está escrevendo, uma lista de tarefas é uma ferramenta de produtividade essencial.

Ao mesmo tempo, é uma das ferramentas de produtividade mais confusas que existe. Muitas pessoas desacreditam isso por vários motivos e não acreditam que uma lista de tarefas seja boa. Mas meu argumento é que talvez você e outras pessoas não estejam fazendo uma lista de tarefas eficaz, então aqui vamos ver como fazer uma lista certa.

Por que se preocupar com uma lista de afazeres eficaz?

Você os tem usado de maneira errada

Antes de adotar estratégias para fazer uma lista de coisas a fazer eficaz, vale a pena saber por que você deve se preocupar em fazer uma. O primeiro ponto importante é que muitas pessoas têm feito listas de coisas erradas.

Dois dos erros mais comuns são:

As pessoas usam listas como uma medida para saber se são produtivas ou não.
Eles colocaram muitos itens na lista.

No entanto, é compreensível por que você ou outras pessoas fazem isso. Uma lista de tarefas pendentes é uma ferramenta de produtividade, portanto, faz sentido acumular tarefas. No entanto, o cérebro não funciona dessa forma. Se você tem muitas tarefas em sua lista, parece uma tortura, pois a lista nunca termina.

No começo, pode ser bom que você sempre tenha algo para fazer, mas lembre-se de que você tem apenas uma parte do tempo em um dia. É importante que você valorize mais um trabalho de qualidade do que apenas quantidade.

Na mesma nota, se você é alguém que tem a tendência de buscar validação, uma lista de tarefas pode ser difícil. Haverá dias em que você não conseguirá fazer tudo devido aos eventos da vida. Isso cria uma pressão desnecessária e o envia para um turbilhão de estresse.

Isso ajuda você a ficar focado

Quando você constrói uma lista de tarefas eficaz, o principal objetivo dessas listas é fornecer clareza e foco. Se você está fazendo algo errado, pode ter percebido que está se concentrando em uma tarefa de sua lista de tarefas e realizando-a.

Isso pode ser ofuscado pelos vários itens em sua lista, mas você está se concentrando em uma tarefa durante um determinado tempo. Você realmente vê isso em ação quando considera ter uma lista de tarefas mais curta.

Eu entendo que uma lista de tarefas não é para todas as pessoas, mas esse foco é útil para as pessoas no início. Você ainda não tem certeza sobre seus objetivos ou o caminho que deseja seguir. Você também pode ter dificuldade em determinar a próxima etapa a seguir.

Uma lista de tarefas é um guia que você pode consultar sempre que precisar. Além disso, as técnicas que mencionarei abaixo farão com que as listas de tarefas sejam mais eficazes para você.

15 estratégias para uma lista de tarefas eficaz

Você começará a ver o quão poderosa é uma lista de tarefas ao considerar as várias estratégias que você pode incorporar em uma. Isso é sua lista de tarefas, então escolha uma das estratégias abaixo para encontrar o que mais se adequa a você. Se você não tiver certeza, não tenha medo de experimentar e misturar várias combinações.

Lembre-se de que a estrada para o sucesso é aquela com muitos caminhos que se ramificam, então os métodos que você usa são sua escolha.Propaganda

1. Divida a lista em duas partes

A primeira estratégia é dividir uma lista em duas partes. Essas duas partes são chamadas de diários e tarefas pendentes.

Diários são as tarefas do dia a dia que você deseja desenvolver mais. Por exemplo, se você deseja criar o hábito de se exercitar pela manhã, uma tarefa diária pode ser seguir uma rotina de exercícios de 15 minutos ou fazer uma caminhada de uma hora.

Suas tarefas a fazer são tarefas não diárias que você precisa realizar em algum momento. Talvez você precise preparar um relatório no trabalho ou fazer uma apresentação. Você pode colocar isso em sua coluna de tarefas.

Esta é uma estratégia eficaz porque evita toda a desordem que atrai a maioria das pessoas. Como mencionado antes, as pessoas enchem suas listas, e muitas delas geralmente são tarefas que você faria de qualquer maneira, como fazer compras no mercado ou deixar as crianças na casa de um amigo.

2. Limite os itens

Se você achar que dividir sua lista em duas partes é demais, vou sugerir que a brevidade é uma virtude ao fazer essas listas. Você pode definir qualquer número de itens, mas a chave é que você tem um limite definido em mente. Algumas pessoas não têm mais do que sete, enquanto outras chegam a três. Faça o que te deixar confortável.

A ideia por trás disso é restringir as tarefas mais importantes que você precisa realizar naquele dia. Claro, há outras coisas que você fará durante o dia, e tudo bem, mas você deseja priorizar os itens que estão em sua lista de tarefas antes do fim do dia.

3. Use listas de verificação para tarefas complexas

Se você já está fazendo listas estreitas, mas está colocando tarefas mais difíceis, minha sugestão é dividir essa tarefa. Se são etapas completas que você precisa seguir ou anotar detalhes importantes que precisam estar presentes, depende de você.

De qualquer forma, isso permite que você garanta que está fazendo tudo da maneira adequada e que não está faltando nenhum detalhe ou etapa importante.

4. Enfrente os MITs primeiro

O MIT é a tarefa mais importante. Outra maneira de ver isso é lidar com a tarefa maior e mais intimidante primeiro^[1]. O motivo de você querer fazer isso remonta à forma como nosso cérebro funciona.

Você pode se sentir compelido a fazer as tarefas mais fáceis primeiro, antes de passar para a tarefa maior, mas o problema é que essas tarefas - mesmo as mais fáceis - drenam sua energia. Além disso, se você tem uma tarefa realmente grande para concluir, é provável que isso esteja em sua mente ao longo do dia. Isso significa que você está gastando mais energia apenas pensando nisso.

Tudo isso não seria um problema se essa grande tarefa intimidante fosse resolvida logo de manhã.

5. Crie uma lista feita

Outra abordagem interessante a ser considerada é ter uma lista pronta. Esta é uma lista das tarefas que você concluiu em sua lista de tarefas pendentes. Muitas pessoas acham satisfatório simplesmente riscar um item de sua lista e terminar com ele, mas dependendo do que você está colocando nessas listas, uma lista concluída pode ser inspiradora.

Imagine se você é alguém que coloca tarefas difíceis acima da média em suas listas de tarefas, atividades que requerem uma ou duas horas para serem concluídas adequadamente. Isso pode inspirá-lo a fazer mais se, após um dia de trabalho, você perceber o quanto realizou ao longo do dia por meio desta lista.Propaganda

6. Faça sua lista fácil de localizar

De papel colorido a postá-lo em um local óbvio, você deseja que sua lista esteja em um lugar onde você possa localizá-la facilmente. Lembre-se, você não precisa ter essa lista na sua frente o tempo todo, pois pode criar estresse desnecessário. Mas colocá-lo de lado é uma boa ideia - basta olhar para o lado e você saberá exatamente o que precisa ser feito.

7. Adicione elementos de jogo a ele

Se caneta e papel não são o seu estilo ao fazer listas de tarefas, existem vários aplicativos que também podem orientá-lo. A beleza de para fazer lista de aplicativos é que há mais espaço para criatividade, e alguns dos desenvolvedores incorporam jogos a eles.

Por exemplo, Todoist tem um sistema de conquistas onde os indivíduos ganham distintivos à medida que completam mais tarefas. Há também o Bounty Tasker, que faz você sentir que suas tarefas são missões paralelas em um videogame.

8. Dê a si mesmo prazos

O trabalho se expande para preencher o tempo alocado.

É uma filosofia antiga que ainda soa verdadeira com relação à forma como somos produtivos. Por exemplo, digamos que você foi designado para escrever um relatório e tem uma semana para fazê-lo. Você provavelmente vai trabalhar nisso de forma constante ao longo da semana. Ou se você é um procrastinador, você vai adiar até a noite anterior e terminar.

Mas e se você receber a mesma tarefa e reservar apenas uma hora para concluí-la? Provavelmente, você fará o relatório, mas priorizará os pontos principais e importantes e os destacará, em vez de preenchê-lo com informações desnecessárias.

O ponto principal disso é que com seus objetivos e os itens em sua lista de tarefas, você deseja tem prazos . Quando se trata de fazer listas, minha sugestão é dar a si mesmo um dia para completar as tarefas lá. Isso é pressão e incentivo suficientes para que você trabalhe duro neles.

9. Adicionar tarefas quando estiverem novas

Outra estratégia é atribuir tarefas a si mesmo, mesmo quando estiver trabalhando em outra coisa. Lembre-se de que não é algo que você precisa fazer agora, mas pode ajudar as pessoas que estão lutando para pensar no que focar em seguida.

É a mesma coisa que quando você ouve algo interessante e o escreve. É uma coisa sábia a fazer, pois poupa você do incômodo de ter que insistir nessa ideia em vez de se concentrar na tarefa em mãos. Isso também evita que você tenha que lembrar qual é a tarefa se você for do tipo que escreve a lista de tarefas do dia seguinte no final do dia.

10. Esteja confortável com a revisão de sua lista de tarefas pendentes

Dependendo de sua mentalidade geral, outra boa estratégia é olhar para sua lista de tarefas e alterá-la. Se você está praticando a estratégia anterior, pode haver uma possibilidade de que sua lista de tarefas esteja ficando longa e você esteja estabelecendo expectativas irreais de que pode terminar tudo.

Ao se dar a oportunidade de revisar sua lista de tarefas, você se permite distribuir suas tarefas em vez de agrupá-las. Isso ajuda a sua mentalidade, pois você não fica sobrecarregado com a lista.

11. Escreva tarefas, não metas

Você deve ter listas separadas para suas tarefas e seus objetivos. A ideia é não incluir metas em sua lista de tarefas.

Embora as tarefas possam ajudá-lo a atingir seus objetivos, eles são desejos maiores e não algo que você pode alcançar ao longo do dia. Por exemplo, aprender a falar francês é uma meta; no entanto, você pode dividir isso em uma tarefa dizendo para ler conteúdo em francês por 15 minutos ou assistir a um filme em francês.Propaganda

Isso também se estende a Objetivos , também. Você pode ver isso como marcos. Voltando ao exemplo de falar francês, um objetivo pode ser, discutir minhas comidas favoritas com alguém em francês. É o resultado desejado que você está procurando em sua prática.

12. Resumo das listas de tarefas a fazer

Aqui, breve significa digitalizável, pois você pode examinar rapidamente a lista e saber o que precisa ser feito. Você pode fazer isso focalizando as palavras-chave de tarefas específicas e não arrastando-as para fora. Por exemplo, digamos que sua garagem esteja uma bagunça e você queira limpá-la. Em vez de escrever uma frase longa, mantenha-a curta e escreva algo como limpar garagem por 30 minutos. ou simplesmente limpar a garagem.

Com essa estratégia, você está gastando menos tempo escrevendo a tarefa ao fazer a lista de tarefas pendentes. Além disso, você está contando com palavras-gatilho para fazer sua mente relembrar detalhes específicos para essa tarefa.

13. Ter várias listas

Conforme mencionado acima, é uma boa ideia ter listas separadas para várias coisas, como ter uma lista separada para metas, objetivos, tarefas diárias e coisas a fazer. Outra maneira de ver isso é ter um sistema em que você consulta a partir de três listas.

Essas listas são:

Uma Lista Mestre

É aqui que estão todos os seus objetivos de longo prazo, coisas como mudar para uma nova casa, saldar dívidas ou construir um negócio. Essas são coisas que levarão um ano ou mais para serem realizadas.

Uma lista semanal de projetos

Essas são coisas que você deseja realizar até o final da semana. Essas são coisas que moverão a agulha lentamente em direção a alguns dos itens de sua lista mestra. A partir do exemplo anterior, eles poderiam fazer pesquisas sobre como obter um empréstimo comercial, procurar uma casa ou abrir uma conta poupança.

Uma lista de alto impacto

Por último, essas são tarefas que precisam ser realizadas hoje. Se eles estão relacionados às duas listas anteriores ou não, não importa. É aqui que as tarefas de alta prioridade são colocadas. Os exemplos podem ser ligar para pessoas específicas ou trabalhar em um projeto ou um relatório que deve ser entregue em breve.

Ao ter essas listas em vigor, você se referirá frequentemente à lista de projetos semanais e à lista de alto impacto e determinará se uma tarefa semanal deve ser movida para essa lista.

Ao fazer isso, você começará a notar o quanto sua vida diária tem um impacto sobre as metas que estão escritas nessa lista mestra. Isso pode ser inspirador, pois o que você está fazendo o aproxima ativamente de seus objetivos.Propaganda

14. Não aumente a dificuldade até que você esteja pronto

Algumas das estratégias mencionadas podem parecer fáceis na superfície, mas exigem muita firmeza mental. Motivação é uma coisa incomum, e nossos cérebros estão programados para processar de uma determinada maneira. Se você está procurando uma mudança genuína e algo que permaneça, o melhor princípio é manter as coisas simples e fáceis no início.

Pode ser uma chatice, mas muitas vezes você não percebe como esses passos de bebê podem desempenhar um papel crucial para que você seja capaz de começar a correr e perseguir seus sonhos. Não tenha vergonha se você tiver que começar com tarefas simples para si mesmo. Até mesmo voltar às tarefas diárias que você faz de qualquer maneira, como tomar banho, lavar a roupa ou comprar comida é uma boa maneira de começar.

Colocar esses itens na lista em primeiro lugar faz com que você sinta que teve um dia produtivo. A partir daí, você pode desafiar a si mesmo com tarefas mais difíceis. Incorpore uma rotina de exercícios ou gaste meia hora em uma tarefa que signifique algo para você.

A ideia é facilitar a sua rotina para não se sentir sobrecarregado.

15. Meça o seu tempo

A última estratégia que pode te ajudar é medir seu tempo. Quanto tempo você leva para terminar uma tarefa específica? Você não precisa ir para detalhes, mas faça questão de cronometrar você mesmo ao longo de uma semana e obter o tempo médio gasto nessa tarefa.

Por que isso é importante? Essas informações podem ser divididas de duas maneiras.

A primeira maneira é usá-lo como um marcador para aumentar a eficiência. Dependendo da tarefa, você pode encontrar novas maneiras de obter os mesmos resultados em menos tempo.

Também permite que você saiba o que pode fazer em um determinado dia. Se você sabe que leva mais ou menos uma hora para cumprir toda a sua rotina matinal, ficará mais consciente de como você se movimenta nessa rotina.

Além disso, se você sabe quais tarefas realizará no dia seguinte, poderá gerenciar melhor seu tempo, já que sabe aproximadamente quanto tempo levará para concluir tudo.

Pensamentos finais

Construir uma lista de coisas a fazer eficaz não é tão fácil quanto parece. Existem todos os tipos de estratégias únicas para experimentar, algumas mais desafiadoras do que outras. No entanto, se você está motivado para usar essa ferramenta de produtividade para tornar sua vida mais fácil, então tudo ficará mais fácil. Tudo o que você precisa fazer é manter o esforço, experimentar e reavaliar quando necessário. Portanto, comece com suas listas de tarefas hoje.