COMO CRIAR UMA LISTA DE TAREFAS E REALIZAR AS COISAS

Uma das maneiras mais eficazes de reduzir o estresse e a sobrecarga quando você se sente ansioso com relação ao trabalho é sentar-se com uma caneta e um pedaço de papel e escrever todas as coisas que você precisa fazer. Qual autor de Fazendo as Coisas , David Allen chama uma varredura mental. Isso alivia seu cérebro da sobrecarga cognitiva e quando você pode ver uma lista de todas as coisas que você tem que fazer, você fica com uma sensação de conforto sabendo que não é tão ruim quanto seu cérebro estava lhe dizendo.

No entanto, simplesmente tirar da cabeça todas as coisas que você tem que fazer não dá conta do trabalho. É apenas o primeiro passo.

Para realmente obter o benefício de fazer uma lista de tarefas, existem poucas coisas que você pode fazer que a tornarão muito mais eficaz.

1. Seja claro sobre o que você precisa fazer

Costumo ver listas com tarefas escritas como Fale com o Tim ou Prepare a apresentação . O problema de escrever tarefas como essa é que elas não são claras. Há uma série de perguntas que permanecem sem resposta. Falar com o Tim sobre o quê? Qual apresentação? O que precisa ser preparado?

Ao escrever uma tarefa, você saberá o que deseja fazer; mas depois de um fim de semana ou alguns dias, o que você deseja realizar se tornou turvo e pouco claro. É muito melhor escrever Fale com Tim sobre a viagem da próxima semana a Berlim ou preparar um esboço para a apresentação da próxima semana ao Conselho de Administração . Claro, pode demorar mais alguns segundos para escrever as palavras extras, mas você se agradecerá mais tarde, quando vier para fazer a tarefa.

Escrever tarefas como esta deixa bem claro o que você quer fazer . E quando você se sentar para começar seu trabalho, saberá exatamente o que está envolvido em fazer essas tarefas, para que possa tomar melhores decisões sobre o que trabalhar.Propaganda

Isso também economiza muito tempo porque a clareza significa que você será capaz de obter os arquivos certos e começar imediatamente, em vez de perder alguns minutos tentando lembrar o que precisa fazer.

2. Não date tarefas aleatoriamente

É muito tentador adicionar uma data a cada tarefa que você escreve - você não quer se esquecer de fazê-la, não é? - O problema de datar aleatoriamente cada tarefa que você colocar em sua lista de tarefas é que você acaba com um Uma enorme lista diária de tarefas que não precisam ser feitas no dia que você escolheu, e você irá reagendar as tarefas ou simplesmente ignorá-las.

Em vez disso, seja mais estratégico. Apenas coloque uma data em uma tarefa se você pretende fazê-la naquele dia. Já vi listas diárias de tarefas com vinte a trinta tarefas quando a pessoa tem um dia de reuniões consecutivas. Nessas circunstâncias, não há como as tarefas serem realizadas.

Não há problema em colocar uma tarefa-lembrete em sua lista de tarefas diárias, algo como LEMBRETE : Revise o projeto X - algo precisa ser feito? Ou crie uma lista de chamadas a serem feitas e tenha uma tarefa diária que lhe diga para revisar sua lista de chamadas. Apenas trabalhe para manter sua lista de tarefas diárias gerenciável e realista.

Dedicar um pouco de tempo a cada semana para planejar sua semana com base no que está em sua agenda o ajudará a manter sua lista de tarefas mais eficaz. Você pode adicionar datas às suas tarefas então. Quando você tiver um dia tranquilo no escritório sem reuniões, tenha uma lista mais longa de tarefas a fazer. Se você estiver viajando a negócios, reduza o número de tarefas em sua lista.

3. Mantenha sua lista diária com no máximo dez tarefas

Quando sugiro isso para as pessoas, elas costumam rir de mim. Eles acreditam que estão muito mais ocupados do que isso e devem ter pelo menos vinte tarefas em sua lista.Propaganda

O problema aqui são todas as distrações, emergências e interrupções que você terá a cada dia; você não conseguirá realizar essas vinte tarefas. Você chegará ao fim do dia frustrado porque está reprogramando de vinte e cinco a cinquenta por cento das tarefas que tinha em sua lista.

Em vez disso, no final do dia, gaste cerca de dez a quinze minutos priorizando o dia seguinte. Escolha as dez tarefas mais importantes da sua lista e destacá-los de alguma forma. Muitos gerenciadores de listas de afazeres têm uma maneira de sinalizar tarefas e, portanto, você pode adicionar um sinalizador às 10 tarefas que deseja realizar no dia seguinte.

Isso não apenas o mantém focado no que é importante, mas também o força a escolher as tarefas que terão o maior impacto positivo no seu dia.

Quando você começa a priorizar sua lista de tarefas dessa maneira, naturalmente se torna mais focado e gasta mais do seu valioso tempo em tarefas que o impulsionam em seus projetos e objetivos.

4. Agrupe tarefas semelhantes

Quando você olha para sua lista de tarefas, você notará que muitas tarefas são de natureza semelhante.

Ligando para seus clientes, por exemplo. Se você tem duas ou três tarefas em sua lista diária que envolvem ligar para seus clientes, agrupe-as e execute-as ao mesmo tempo. Programe cerca de trinta minutos para fazer suas ligações e fazer uma após a outra. Da mesma forma, se você tiver tarefas que envolvam e-mail, agrupe-as também. Você descobrirá que realiza muito mais tarefas e que sua mente está muito mais focada no trabalho que está fazendo.Propaganda

Pode se tornar caótico quando você alterna entre diversos tipos de trabalho o dia todo. É muito melhor para sua eficácia e produtividade fazer tarefas semelhantes juntos . Você tem as ferramentas certas (aplicativos, e-mail do telefone, etc.) abertas e isso vai economizar muito tempo.

5. Faça sua lista de tarefas motivadora

Quando você escreve tarefas como responder a um e-mail ou fazer ligações para o cliente, não há motivação real nisso. Parece que você está cumprindo a rotina de fazer o trabalho. Sempre que possível, escreva tarefas como zerar a caixa de entrada de e-mail e ligar para meus clientes para ter certeza de que estão satisfeitos. Isso pode parecer simplista, mas muitas vezes uma lista de tarefas não tem valor emocional. É apenas uma lista de trabalhos a fazer.

Para ajudar a tornar a lista mais inspiradora, escrever tarefas para que evoquem uma resposta emocional . Deixar seus clientes felizes será mais motivador do que apenas ligar para eles, porque esse é o seu trabalho ou competir consigo mesmo para zerar sua caixa de entrada de e-mail a cada dia adiciona um pouco mais de brilho à tarefa.

Outra maneira de tornar sua lista de tarefas mais motivadora é mantenha a lista diária curta . Como escrevi acima, quando sua lista de tarefas diárias não tiver mais do que dez tarefas, ela parecerá realizável. Se tiver entre vinte e trinta tarefas, vai parecer opressor. Muito melhor dar uma olhada em sua lista diária e se sentir inspirado do que olhar para sua lista e se sentir desmotivado.

6. Faça uma revisão semanal

Para quem leu David Allen's Fazendo as Coisas livro, você saberá tudo sobre a revisão semanal. Ainda assim, me surpreende quantas pessoas deixam de fazê-lo. Se você deseja que sua lista de tarefas permaneça eficaz e atualizada, uma revisão semanal é vital.

Durante a semana, quando você estiver correndo e fazendo coisas, você perderá coisas. Somos seres humanos e vamos esquecer de marcar as tarefas que fizemos, vamos adicionar tarefas urgentes e não adicionar uma data e vamos esquecer de adicionar tarefas. A revisão semanal é onde você pára por uma hora e tem uma visão geral do que tem que fazer.Propaganda

O ideal é que sua revisão semanal seja feita em um local sem distrações, para que você possa se concentrar apenas no trabalho que precisa fazer e planejar a semana seguinte. Reúna todas as suas tarefas - você pode ter anotado as tarefas em um caderno e não as adicionado à sua lista de tarefas - e elimine as tarefas que não são mais necessárias ou já foram realizadas.

Fazer uma revisão semanal coloca você no controle total. Ele permite que você fique por dentro do seu trabalho, decida o que precisa ser feito a seguir e o que pode ser adiado para depois. É a melhor maneira que conheço começando a semana com um plano e uma direção e é uma maneira de ter certeza de que está fazendo as coisas certas e não se envolvendo em tarefas menores que não o impulsionam em seus projetos ou objetivos.

The Bottom Line

Quando usada corretamente, uma lista de tarefas pode ser a motivação e o impulsionador que o impulsiona a fazer seu melhor trabalho e alcançar coisas incríveis. Ele mantém você focado nas coisas importantes e evita que você perca tarefas que, de outra forma, poderiam ser perdidas.

Fazer listas também ajuda a reduzir o estresse e a sobrecarga porque, em vez de tentar se lembrar de tudo em sua cabeça, você externalizou todo o trabalho que precisa fazer, liberando espaço em sua mente para empreendimentos mais criativos.

Vamos recapitular as principais lições:

Escreva as tarefas para que fique bem claro o que você deve fazer. Se você tiver que ligar para alguém, coloque o número do telefone na tarefa para economizar tempo procurando o número.
Adicione datas que sejam significativas e não aleatórias. Quando sua lista de tarefas diárias contém apenas tarefas que devem ser feitas naquele dia, você estará muito mais focado no trabalho certo.
Permita apenas um máximo de dez a doze tarefas sinalizadas por dia em sua lista de tarefas. Isso não significa que você apenas faça essas tarefas. Se você tiver tempo e energia no final do dia, sempre poderá fazer mais.
Agrupe tarefas semelhantes para que você possa se concentrar no tipo de trabalho que está fazendo ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar o riscos de multitarefa .
Escreva suas tarefas para que sejam significativas e motivadoras. Você quer olhar para a sua lista e ficar motivado para ficar preso nela e fazer o trabalho.
Nunca deixe de fazer uma revisão semanal completa. Essa é a cola que mantém tudo junto e relevante.