Como você administra bem o seu tempo? Se você for como muitos de nós, sua resposta pode ser Não muito bem. Muitas vezes você pode sentir que não há tempo suficiente em um dia. Talvez você até ache que constantemente tem que trabalhar até tarde para cumprir seus prazos. Talvez você até se sinta muito ocupado a ponto de perder refeições e dormir . Todos esses são sinais clássicos de que você pode não estar administrando seu tempo com eficácia.

Benjamin Franklin disse uma vez que tempo é dinheiro. Assim como o dinheiro, o tempo deve ser administrado de maneira adequada. Se você administrar o tempo adequadamente, encontrará o equilíbrio certo entre o trabalho, o lazer e o descanso. Você realiza com eficácia as coisas que mais importam em sua vida. Além disso, você reduz seu nível de estresse e se sente muito mais feliz. Para ajudá-lo a gerenciar o tempo de forma mais eficaz, aqui estão dez habilidades comprovadas de gerenciamento de tempo você deve aprender hoje.

1. Defina metas

As metas fornecem uma visão, foco e destino para trabalhar. Eles ajudam você a ter uma mente clara sobre onde deseja ir e como melhor administrar seu tempo e recursos para chegar lá. Ao definir metas, você é capaz de identificar no que vale a pena gastar seu tempo e o que é uma distração a evitar.

Comece perguntando a si mesmo onde deseja estar em seis meses. Você pode ir mais longe e ver onde deseja estar no próximo ano ou mesmo na próxima década. Estabeleça metas pessoais e profissionais realistas e realizáveis. Esta é uma etapa crucial para garantir que você gerencie melhor seu tempo.Propaganda

2. Priorizar

Priorizar não pode ser superestimado quando se trata de gerenciamento de tempo eficaz. Pode ser difícil saber quais tarefas realizar primeiro, especialmente quando uma enxurrada de tarefas parece urgente. No entanto, é relativamente fácil priorizar atividades se você já tiver metas claras definidas. Faça a si mesmo três perguntas básicas para saber quais tarefas devem ter prioridade:

• Por que estou realizando esta tarefa ou atividade?
• Como essa tarefa me ajuda a atingir meus objetivos?
• Até que ponto esta tarefa que estou realizando me ajuda a atingir meus objetivos?

Faça as coisas mais importantes primeiro.

3. Mantenha uma lista de tarefas

Uma lista de tarefas (ou lista de afazeres ) é um sistema de lembretes que informa quando você precisa fazer o quê. Manter uma lista de tarefas ajuda você a se manter organizado e sempre atualizado. Ajuda a dividir as coisas em tarefas ou etapas pequenas e gerenciáveis, para que você nunca se esqueça de fazer as coisas importantes. Não tente se lembrar de tudo que você precisa fazer em sua cabeça. Na maioria dos casos, tentar se lembrar de tudo não funcionará. Em vez disso, mantenha uma lista de tarefas pendentes. Um simples planejador diário, semanal ou mensal em um bloco de notas ou diário pode fazer.

Anote as coisas que você precisa fazer, incluindo reuniões, compromissos e prazos. Priorize itens em sua lista listando itens em ordem de importância, de alta prioridade a itens de baixa prioridade, ou destacando tarefas urgentes ou importantes em sua lista com um asterisco. Risque as tarefas concluídas sempre que adicionar novas tarefas à sua lista de tarefas para garantir que você continue avançando. Propaganda

4. Agendar tarefas

Uma programação protege do caos e do capricho, diz a autora Annie Dillard. Se você é uma pessoa matutina e acha que está mais criativo e produtivo no início da manhã, agende tarefas de alto valor pela manhã em seu horário de pico criativo / produtivo. Se sua criatividade e energia aumentarem quando o sol estiver se pondo, agende então tarefas de alta prioridade. Seu tempo de inatividade pode ser programado para tarefas menos importantes, como verificar e-mail ou retornar ligações.

Entenda seu ritmo de horários de pico e mortos e agende tarefas de forma adequada para aproveitar ao máximo os horários de pico. Lembre-se de que você não encontra tempo para coisas importantes; você reserva melhor tempo para coisas importantes por meio de agendamento.

5. Concentre-se em uma tarefa de cada vez

Você faz mais no menor tempo possível ao alternar entre falar no celular, navegar na internet e fazer anotações, certo? Errado! De acordo com um estudar publicado pela American Psychological Association, você na verdade gasta entre 20 e 40% mais tempo quando faz várias tarefas ao mesmo tempo. Além de custar tempo e eficiência , a multitarefa também pode reduzir a qualidade do seu trabalho.

Esqueça a multitarefa. Você não supera sua carga de trabalho fazendo várias tarefas ao mesmo tempo. Concentre-se mais em completar uma tarefa de cada vez. Concluir tarefas em sequência, uma de cada vez, leva a um melhor uso do tempo, dizem os pesquisadores do estudo. Mudar de uma tarefa para outra geralmente não se presta a um bom uso do tempo.Propaganda

6. Minimize as distrações

Quer sejam alertas de e-mail do cliente, chamadas de amigos ou bate-papos por mensagens instantâneas com clientes em potencial durante o trabalho, as distrações são um obstáculo para o uso eficaz do tempo. As distrações interrompem sua concentração, diminuem sua produtividade e frequentemente o impedem de concluir tarefas importantes a tempo. Eles também podem causar estresse.

Identifique o que o está distraindo de suas tarefas principais e coloque um ponto final nisso. Desligue a televisão e desligue a conexão com a Internet e o chat de mensagens instantâneas. Coloque uma placa de Não perturbe ou semelhante na entrada do seu espaço de trabalho dedicado para evitar interrupções. Basta fazer o que for preciso para minimizar as distrações. Isso garante que você controle seus dias e maximiza sua produtividade.

7. Supere a procrastinação

Edward Young, o poeta inglês mais lembrado por Pensamentos noturnos , uma vez que disse que a procrastinação é o ladrão do tempo. Não adie tarefas nas quais você deveria se concentrar agora e deixe a procrastinação roubar seu tempo. Lembre-se de que a melhor hora para fazer algumas coisas geralmente é AGORA. Esforce-se um pouco mais para vencer a procrastinação e faça o que precisa ser feito.

Uma estratégia eficaz para vencer a procrastinação é dizer a si mesmo que você só vai embarcar em um projeto por alguns minutos, digamos dez minutos. Depois de iniciar o projeto, sua criatividade começará a fluir. Você então descobrirá que deseja continuar com a tarefa e, possivelmente, levá-la até o fim. O truque para vencer a procrastinação pode ser tão simples quanto dedicar um pouco de tempo para começar. Só isso!Propaganda

8. Faça pausas

A menos que você seja o Superman, você não pode suportar longas horas de trabalho sem se esgotar e sacrificar a qualidade. Por mais tentador que seja trabalhar com um prazo de 8 a 10 horas seguidas, faça intervalos entre o trabalho. Dessa forma, você dá ao seu cérebro um tempo valioso para descansar e recarregar as baterias. Fazer pausas no trabalho não é perda de tempo. É uma gestão inteligente do tempo. Você produz um trabalho de alta qualidade quando está bem descansado.

Faça pequenos intervalos entre o trabalho para obter tempo de inatividade. O ideal é fazer uma pausa de cinco minutos a cada uma ou duas horas para descansar e pensar com criatividade. Você pode definir um alarme para lembrá-lo da hora do intervalo. Pare de trabalhar e apenas sente-se e medite em sua mesa ou saia para tomar uma xícara de café ou caminhar um pouco. Não se esqueça de reservar tempo suficiente para o almoço também. Você não pode trabalhar perfeitamente com o estômago vazio.

9. Diga não

Uma habilidade que muitos grandes empreendedores como o presidente Obama, Bill Gates e Richard Branson dominaram é o arte suave de dizer não para coisas que não são prioritárias. Dizer não a coisas que não são prioritárias permite que você se concentre nas coisas que são realmente importantes. Você só tem exatamente 24 horas por dia para fazer as coisas que importam. Se você não aprender a dizer não a coisas que não são importantes, as prioridades de outras pessoas precederão as suas e você será inundado com muitos projetos e compromissos.

Diga não amigavelmente a tudo que não apóia seus valores ou não o ajuda a atingir seus objetivos. Você tem o direito de dizer não importa com quem está falando. Quando você fica melhor em dizer não, você coloca seu tempo em bom uso e se defende do trabalho apressado, desempenho ruim e sobrecarga de trabalho.Propaganda

10. Delegar Tarefas

O velho ditado porSéculo 17autor John Donne que ninguém é uma ilha ainda é verdade hoje. Você não pode gerenciar tudo sozinho. Às vezes, é prudente deixar outras pessoas ajudá-lo com as tarefas, especialmente quando você está atolado. Você economiza tempo, reduz o estresse e realiza muito mais ao atribuir tarefas às pessoas certas.

Abandone o seuagarrara roda e conceder autoridade com responsabilidade a pessoas qualificadas. Delegar não é dumping. Dê tarefas com consequências. Dessa forma, você promove a responsabilidade e garante que as metas e prazos sejam cumpridos.