COMO REDIGIR UMA AGENDA DE REUNIÃO EFICAZ (COM MODELOS)

Todas as reuniões têm um propósito. Algumas reuniões são sessões de brainstorming. Outras reuniões são sessões de estratégia para atingir um objetivo específico. Algumas reuniões são resumos de outras reuniões. Esteja você se reunindo para informar seus funcionários sobre os resultados impressionantes do terceiro trimestre ou para praticar um argumento de venda para um novo cliente, sua reunião será mais tranquila, eficiente e produtiva com uma agenda meticulosamente elaborada.

Neste artigo, você aprenderá como criar uma agenda de reuniões eficaz e como hospedar reuniões produtivas.

Índice

A importância de uma agenda de reunião
Como Redigir uma Agenda de Reunião Eficaz
Modelos de agenda de reunião
Resultado
Mais dicas para hospedar reuniões produtivas

A importância de uma agenda de reunião

Uma reunião sem agenda é como uma viagem de carro sem itinerário

Como um profissional ocupado, você perde a paciência quando sente que seu valioso tempo está sendo desperdiçado. Isso acontece com mais frequência do que você pode imaginar. Para muitos executivos, as reuniões ocupam dois dos cinco dias da semana de trabalho.

Mais uma razão para garantir que todas as reuniões são essenciais. Pergunte primeiro se os tópicos não podem ser abordados de outra maneira - por e-mail, talvez, ou por telefone com os principais participantes. Se você determinar que uma reunião presencial é obrigatória, escreva uma pauta de reunião para delinear os pontos de discussão e designar horários para cada palestrante.

Você conhece a frustração que sente quando uma reunião atrasa dez minutos enquanto todos esperam educadamente que Susan termine de falar sobre sua viagem para as Bermudas? As pautas das reuniões funcionam como um lembrete gentil para todos os reunidos de que o tempo é valioso e, por favor, fique atento.

Agendas bem elaboradas são inclusivas

Agendar uma reunião de equipe sinaliza aos colegas de trabalho que sua opinião é necessária ou que as atribuições precisam ser feitas. Quando você acompanha o convite para a reunião com uma agenda detalhada, os participantes sabem que devem se preparar. Os trabalhadores afirmam que gostam de participar de reuniões se houver um objetivo claro e se as informações pertinentes forem compartilhadas.

As agendas das reuniões inteligentes são orientadas a objetivos

As pautas das reuniões definem todos os tópicos a serem cobertos. Escolha palestrantes diferentes para cada tópico e, de preferência, reserve um tempo para cada palestrante. Se for uma sessão de brainstorming, considere uma agenda que lista os resultados esperados. Por exemplo: Descreva o plano para desenvolver nosso programa de mentoria; definir cronogramas; fazer atribuições de pessoal.

As agendas servem como um guia para o facilitador da reunião, mantêm todos em sincronia e fornecem um formato para a pessoa que está anotando a ata da reunião.

Como Redigir uma Agenda de Reunião Eficaz

Então, como você vai elaborar essa agenda de reunião tão importante? Aplique estas 8 dicas úteis:

1. Solicite feedback com antecedência

Seus chefes e colegas ficarão mais engajados se você pedir sua opinião. Conseguir sua adesão tornará mais provável que comparecerão à reunião e defenderão seus resultados.Propaganda

Uma semana antes da reunião, faça questão de visitar alguns dos principais participantes da sua empresa e simplesmente pergunte: Você gostaria de incluir algo na agenda da reunião?

2. Siga a etiqueta apropriada da agenda da reunião

Depois de redigir a pauta, certifique-se de executá-la por seu supervisor, chefe de seu supervisor e por cada pessoa citada na pauta. Nunca inclua um orador na agenda sem primeiro tomar esta precaução. Evite listar trabalhadores que estão fora da cidade ou participando de outras reuniões.

Se o principal jogador de um determinado negócio estiver ausente, peça a outro funcionário para substituí-lo. Como cortesia, informe a ambos que você deu esse passo.

Assim que a agenda da reunião for aprovada e os palestrantes definidos, envie por e-mail a agenda para todos os participantes da reunião com antecedência. Tome cuidado para enviar RSVPs à reunião. Você quer evitar surpresas.

3. Respeite o cronograma

Se você reservou a sala de conferências do escritório por uma hora, esse é o tempo mais longo que sua reunião deve durar.

Em algumas empresas, outros grupos reservaram a sala de conferências logo após a saída do seu grupo. Portanto, o ideal é fazer um esboço da agenda da reunião de modo que sua equipe tenha deixado a sala pelo menos cinco minutos antes do início da próxima reunião.

4. Encontre um princípio de organização para a agenda da reunião

Simplifique sua agenda para que os participantes saiam com uma noção clara dos resultados. Você pode querer priorizar, listando os projetos mais importantes que devem ser discutidos primeiro.

Às vezes, faz sentido organizar esses projetos de acordo com seus prazos. Outras vezes, faz sentido listar esses projetos por sua importância para a empresa.

5. Considere o número de pessoas que devem relatar

Cinco minutos ininterruptos costumam ser tempo suficiente para uma atualização sobre uma reunião específica. São as interrupções que aumentam o tempo!

Se o seu V.P. sênior de marketing tende a ficar confuso ou desviar-se do caminho quando interrompido, considere uma pauta de reunião que deixa o Q&A para os últimos dez minutos da reunião. Então, certifique-se de aplicá-lo. Você pode interromper gentilmente o interruptor e dizer: Como você sabe, Paul, no final temos tempo para perguntas. Agora, vamos deixar Rick terminar sua atualização.Propaganda

6. Preste atenção à ordem dos oradores

Em algumas empresas, a alta administração fala primeiro. Em outras empresas, os associados juniores sim. Ao descobrir a ordem dos alto-falantes, certifique-se de que está alinhada com a cultura da sua empresa.

Dito isso, nunca inclua na agenda da reunião alguém que não precise relatar. Isso só fará com que a reunião se prolongue. Ao listar os palestrantes na agenda, a decisão de incluir seus títulos dependerá novamente da cultura de sua empresa.

Em um ambiente mais casual, você pode apenas listar os primeiros nomes. Em um ambiente mais formal, você pode listar nomes e sobrenomes e incluir títulos.

7. Formate as agendas das reuniões da mesma maneira

A pauta da reunião deve ser feita em papel timbrado da organização - ou, no mínimo, incluir o logotipo da empresa. Coloque o título da reunião e a data no topo da agenda, junto com o horário de início e término projetados para a reunião.

A agenda de uma reunião deve estar em formato de esboço em um tamanho legível. Encontre um design limpo para a agenda e use-o todas as vezes para manter a consistência. A fonte deve ser fácil de ler, como Times New Roman ou Geneva ou Arial. Se já existe um modelo para as agendas das reuniões, basta usá-lo. Se um não existir, crie um. (Veja a próxima seção)

8. Inclua uma lista de documentos necessários para a reunião

Muitas vezes, em uma reunião, o grupo será solicitado a reagir a um relatório ou proposta e é útil listar esses documentos na parte inferior da agenda.

Além disso, você economizará tempo se você enviar os documentos juntos antes da reunião, para que todos os participantes tenham tempo para revisá-los.

Se laptops forem necessários, avise os participantes com antecedência.

Modelos de agenda de reunião

Enquanto houver reuniões, haverá agendas de reuniões. Portanto, é provável que alguém em sua empresa conheça um modelo de agenda de reunião simples e fácil de ler que você possa usar. Mas não, considere um destes:

Modelo de agenda nº 1 - planejamento

Agenda da reunião de planejamento do programa de mentores

Localização: Sala de conferências do primeiro andarPropaganda

Data: 18 de novembro de 2019

Horário: 13h30min 30h E

Diário

Antecedentes sobre o objetivo de um programa de mentores, Cheryl Smith, Diretora de Recursos Humanos (13h15min15)
- uma. Evidências sobre o envolvimento dos funcionários
- b. Precisa preparar estrelas em ascensão
Recrutamento de Mentores / Mentores, Max Marcus, Diretor Associado, RH (13h15 às 13h35)
- uma. Outros modelos corporativos
- b. Critérios de brainstorming
Requisitos do programa de mentores, Seth Walsh, estagiário de RH (13h35 às 13h55)
- uma. Prós e contras de reuniões estruturadas com mentores
- b. Requisitos de brainstorming
Implementação, Cheryl Smith (13: 55-14: 20h)
- uma. Prazo para que os chefes de departamento identifiquem os participantes
- b. Lançamento do programa piloto
  - eu. 1ª sessão de treinamento de participante
  - ii. lançamento do programa piloto
  - iii. relatórios trimestrais
- c. Avaliação do programa
Próximas etapas, Max Marcus (14h20 às 14h25)

Modelo de agenda nº 2 - Informações

Agenda da reunião WXYZ

Objetivo: Criar uma lista viável de empresas para ligações frias

Líder da reunião: Mary Starsky

Data: 20 de novembro de 2019

Localização: Sala de Conferência B do 16º andar

Horário: 16h00 - 17h00 ET

Número / código de chamada

Itens da agendaPropaganda

Apresentações 16h00 - 16h05

John Smith — Apresentador 16h05 - 16h20 Empresas contatadas
Marianne Legit - Apresentador 16h20 - 16h35 Leads potenciais
Sylvia Stretch - Apresentador 16h35 - 16h55 Novas técnicas de prospecção
Q&A [somente se houver tempo]

Preparação para Reunião

Leia: [Listar e anexar documentos]
Por favor, traga: [ou seja, Laptop, sugestões, suprimentos]

Modelo de agenda nº 3 - apresentação

Agenda da Empresa ZZZ

Data / Hora de início e término: 21 de novembro de 2019; 9h ET-10h ET

Local: Cafeteria, 12º andar

Reunião convocada por: Steve Parks

Boas-vindas / Introdução - [Steve Parks, 9h-9h10]
Visão geral da nova linha de produtos - [Paul Aria, 9h10 - 9h20]
Demonstrações - [Claire Ringis, 9h30 - 9h40]
- uma. Creme dental branqueador
- b. Pasta de dente que fortalece as gengivas
- c. Pasta de dente que combate a placa bacteriana
Marketing de produto - [Steve Parks, 9h40 - 9h50]
Discussão e perguntas e respostas [9h50 - 9h55]
Próximas etapas - [a ser distribuído após a reunião]

Resultado

Quando você escreve a agenda da reunião, você controla a reunião

Seu objetivo deve ser conduzir uma reunião apertada. Uma agenda inteligente o ajudará a fazer isso. Deixe tempo suficiente para discussão, mas não muito. Além disso, certifique-se de começar suas reuniões na hora certa.

Quando você se encarrega de elaborar a pauta da reunião, está direcionando o curso de ação a ser seguido. Sua capacidade de redigir uma agenda de reunião eficaz aumentará a produtividade da reunião e do acompanhamento. Esses são dois feitos extraordinários.

Realize as reuniões mais apertadas em sua empresa e o desempenho de sua equipe aumentará.