As atas são um registro escrito de uma reunião do conselho, da empresa ou da organização. As atas de reuniões são consideradas um documento legal, portanto, ao escrevê-las, busque clareza e consistência de tom.

Como as atas são um registro permanente da reunião, certifique-se de revisá-las bem antes de enviar. É uma boa ideia conduzi-los por um supervisor ou participante experiente para garantir que as declarações e informações sejam capturadas com precisão.

Os melhores redatores de atas de reunião são ouvintes cuidadosos , digitadores rápidos e estão adequadamente familiarizados com os tópicos e participantes da reunião. O anotador deve ter uma compreensão firme o suficiente do assunto para ser capaz de separar os pontos importantes do ruído no que pode ser uma discussão longa e prolongada. Além disso, o mais importante é que o anotador não deve liderar e fazer anotações simultaneamente. (Se alguma vez for solicitado a fazê-lo, recuse.)

A seguir, estão algumas dicas passo a passo para redigir atas de reuniões com eficácia.

1. Desenvolva uma agenda

Trabalhe com o presidente ou presidente do conselho para desenvolver uma agenda detalhada.

As reuniões ocorrem por um motivo e as questões a serem tratadas e decididas precisam ser listadas para alertar os participantes. Trabalhe com o convocador para redigir uma agenda que designe horários para cada tópico para manter a reunião em andamento e para garantir que o grupo tenha tempo suficiente para considerar todos os itens.

A agenda servirá como seu esboço para a ata da reunião. Mantenha os títulos das atas consistentes com os tópicos da agenda para continuidade.

2. Siga um modelo de minutos anteriores

Se você é novo em um Conselho ou organização e está escrevendo atas pela primeira vez, peça para ver as atas de reuniões anteriores para que você possa manter o mesmo formato^[1].

Geralmente, o nome da organização ou o nome do grupo que está se reunindo vai na parte superior: Reunião do Conselho de Administração da XYZ, com a data na próxima linha. Após a data, inclua a hora em que a reunião começou e a hora em que terminou. Por exemplo:

Conselho de Administração da Super Company, Inc.Propaganda

Atas de Reunião

Data: 20 de maio de 2019

Horário: 10h00 às 12h30

A maioria dos grupos que se reúnem o faz regularmente, com itens de agenda definidos em cada reunião. Alguns grupos incluem um título Próximas etapas no final das atas que relaciona os projetos a serem acompanhados e atribui responsabilidades.

Um modelo de uma reunião anterior também ajudará a determinar se o grupo registra ou não se um quorum foi atendido e outros itens específicos das atas de reunião da organização.

3. Registro de Presença

Na maioria dos conselhos, o Secretário do Conselho é a pessoa responsável por tomar as atas das reuniões. Em reuniões organizacionais, o anotador de atas pode ser um coordenador de projeto ou assistente de um gerente ou CEO. Ele ou ela deve chegar alguns minutos antes do início da reunião e distribuir uma folha de presença com os nomes de todos os membros e informações de contato.

Os participantes da reunião precisarão verificar seus nomes e fazer edições nas alterações em suas informações. Isso ajudará como um documento de backup dos participantes e garantirá que as informações cheguem aos endereços de e-mail mais atualizados.

Os nomes de todos os participantes devem ser listados diretamente abaixo do nome e data da reunião, sob um subtítulo que diz Presente. Liste os nomes e sobrenomes de todos os participantes, junto com o título ou afiliação, separados por vírgula ou ponto e vírgula. Por exemplo:

Presente: John Doe, presidente; Jane Smith, vice-presidente; Jack Williams, SecretárioPropaganda

Se um membro do Conselho não puder comparecer à reunião, cite seu nome após a frase: Copiado para: Pode haver outras designações na lista de participantes. Por exemplo, se vários dos participantes da reunião são membros da equipe, enquanto todos os outros são voluntários, você pode querer escrever (Equipe) após cada membro da equipe.

Como regra geral, os participantes são listados em ordem alfabética por seus sobrenomes. No entanto, em algumas organizações, é uma prática recomendada listar a liderança do Conselho primeiro. Nesse caso, o Presidente ou Co-Presidentes seriam listados primeiro, seguido pelo Vice-presidente, seguido pelo Secretário e, em seguida, pelo Tesoureiro. Em seguida, todos os outros nomes dos participantes seriam colocados em ordem alfabética pelo sobrenome.

Também é prática comum observar se um participante ingressou na reunião por meio de uma chamada em conferência. Isso pode ser indicado escrevendo Por telefone e listando os participantes que ligaram.

4. Convenção de Nomenclatura

Geralmente, a primeira vez que alguém fala na reunião incluirá seu nome e, geralmente, o cargo.

Por exemplo, o presidente do Conselho XYZ, Roger McGowan, deu início à reunião. Na próxima vez que Roger McGowan falar, no entanto, você pode simplesmente se referir a ele como Roger. Se houver dois Rogers na reunião, use uma inicial para seus sobrenomes para separar os dois: Roger M. convocou uma votação. Roger T. se absteve.

5. O que (e o que não) incluir

Dependendo da natureza da reunião, pode durar de uma a várias horas. Os participantes serão solicitados a revisar e, em seguida, aprovar as atas da reunião. Portanto, você não quer que os minutos se estendam por um longo documento.

Capturar tudo o que as pessoas dizem literalmente não é apenas desnecessário, mas irritante para os revisores.

Para cada item da agenda, você deseja resumir apenas os pontos relevantes da discussão, juntamente com todas as decisões tomadas. Após a reunião, selecione suas anotações, certificando-se de editar quaisquer argumentos circulares ou repetitivos, e deixe apenas os pontos relevantes feitos.

6. Mantenha um tom neutro

As atas são um documento legal. Eles são usados ​​para estabelecer o registro histórico de atividades de uma organização. É essencial manter um equilíbrio tom profissional . Nunca coloque linguagem inflamatória nas atas, mesmo que a linguagem da reunião se torne acalorada.

Você deseja registrar a essência da discussão de forma objetiva, o que significa mencionar os pontos-chave cobertos sem atribuir culpas. Por exemplo, a equipe abordou as perguntas dos membros do conselho sobre o profissionalismo do fornecedor.Propaganda

Imagine um advogado dez anos depois lendo as atas para encontrar evidências de uma possível transgressão. Você não gostaria de um enfeite na forma de um advérbio colorido ou uma piada para obscurecer qualquer relato do que aconteceu.

7. Registre os votos

O objetivo principal das atas é registrar todos os votos obtidos por um conselho ou organização. A manutenção de registros sólidos requer a menção de qual participante faz uma moção, o que a moção declara literalmente e qual participante apóia a moção.

Por exemplo, a vice-presidente Cindy Jacobsen fez uma moção para dedicar 50 por cento, ou $ 50.000, dos rendimentos da doação da Fundação ZZZ ao fundo de bolsas do CCC. O presidente Roger McGowan apoiou a moção.

Esta tabulação de votos também deve ser expressa em linguagem neutra: A Diretoria votou unanimemente para alterar o estatuto da seguinte maneira, ou A decisão de fornecer $ 1.000 para o esforço de plantio de árvores passou de 4 para 1, com a oposição do Presidente da Diretoria McGowan.

A maioria dos Conselhos tenta obter uma votação aprovada por unanimidade. Às vezes, para ajudar a Diretoria a obter um resultado mais coeso, um membro da Diretoria pode se abster na votação: A moção foi aprovada por 17 a 1 com uma abstenção.

8. Reduzir as notas pós-reunião

Após a reunião, leia suas anotações enquanto todas as discussões permanecem frescas em sua mente e faça as revisões necessárias. Em seguida, reduza a ata da reunião ao essencial, fornecendo um breve relato da discussão que resume os argumentos feitos a favor e contra uma decisão.

As pessoas costumam falar coloquialmente ou em expressões idiomáticas, como em: Isso nem mesmo está no estádio ou Você está começando a soar como um disco quebrado. Embora você possa ficar tentado a manter a linguagem exata em questão de minutos para adicionar cor, resista.

Além disso, se alguma apresentação fizer parte da reunião, não inclua as informações do PowerPoint nas atas. No entanto, você desejará registrar os pontos-chave da discussão pós-apresentação.

9. Revise com cuidado

Certifique-se de que você digitou todos os nomes corretamente, inseriu a data correta da reunião e que suas atas foram lidas com clareza.

Soletre as siglas na primeira vez que forem usadas. Lembre-se de que as notas podem ser revisadas por outras pessoas que não conhecem as siglas. Mantenha a consistência em títulos, pontuação e formatação. As atas devem ser polidas e profissionais.Propaganda

10. Distribuir amplamente

Depois de aprovada, envie as atas por e-mail para todo o conselho - não apenas para os participantes - para revisão. Suas atas ajudarão a manter aqueles que estavam ausentes informados de ações e decisões importantes.

No início da próxima reunião, solicitar a aprovação da ata. Observe todas as revisões. Tente trabalhar as mudanças acordadas na reunião para que você não gaste muito tempo em revisões.

Solicite uma moção para aprovar a ata com as alterações acordadas. Assim que um participante apresentar uma moção, peça que outra pessoa na reunião apoie a moção. Eles dizem: todos aprovados. Sempre pergunte se há alguém que não aprove. Presumindo que não, diga: A ata de nossa última reunião é aprovada assim que as alterações acordadas forem feitas.

11. Arquivo meticulosamente

Como as atas são um documento legal, tome cuidado ao arquivá-las. Certifique-se de que o nome do arquivo do documento seja consistente com os nomes dos arquivos das atas arquivadas anteriormente.

Ocasionalmente, os membros da organização podem querer revisar as atas anteriores. Saiba onde as atas estão arquivadas!

Uma Advertência

Nesta época de alta tecnologia, você pode se perguntar: Não seria mais simples gravar a reunião? Isso depende dos protocolos da organização, mas provavelmente não.

Certifique-se de perguntar quais são as regras da organização onde você está fazendo as atas. Lembre-se de que as atas são um registro do que foi feito na reunião, não o que foi dito na reunião.

As atas refletem decisões, não discussões. Apesar do nome, as atas não são uma transcrição minuto a minuto.

Resultado

Tornar-se um especialista em anotações de minutos exige um ouvido atento, disposição para aprender e um pouco de prática, mas, ao seguir essas dicas, você logo se tornará proficiente.

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Referência