Encontrar um gerente eficaz e bem-sucedido que não sabe como gerenciar adequadamente seu tempo e seus funcionários é um pouco como encontrar um unicórnio. Você não vai, porque eles não existem. Todos recebem um número igual de horas durante o dia para realizar as tarefas que precisam de sua atenção, como você utiliza seu tempo irá determinar se você terá ou não sucesso em completar essas tarefas.

Quer você seja um gerente iniciante ou simplesmente precise de um curso de atualização, aprender e aplicar as habilidades adequadas de gerenciamento de tempo será uma grande ajuda para o sucesso de sua carreira.

Antes de entrarmos nas habilidades eficazes de gerenciamento de tempo para gerentes, vamos discutir o porquê e o quê em relação ao gerenciamento de tempo. A gestão do tempo é simplesmente um método de organizar a melhor forma de usar as 24 horas do dia para realizar tarefas pessoais e profissionais.

A Matriz de Eisenhower, desenvolvida pelo presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, dividiu o gerenciamento do tempo em quatro grupos:^[1]

Faça primeiro, programe, delegue e não faça.

Todas as habilidades de gerenciamento de tempo se enquadram em algum lugar dessa matriz. Aprender a dividir seu tempo e tarefas de forma eficaz permitirá que você alcance objetivos e lidere sua equipe com sucesso - sem perder a sanidade.

1. Saiba como planejar adequadamente as metas

Benjamin Franklin disse uma vez,

Se você falhar em planejar, você está planejando falhar.

O fundador realmente acertou em cheio, e aprender a planejar adequadamente os objetivos de sua equipe é fundamental. Quanto às metas, você deve definir metas diárias, semanais, mensais e até anuais que podem ser divididas em atribuições gerenciáveis.

Por exemplo, se você tem uma meta de aumentar o tráfego para o site da empresa em 10 por cento ao longo de um ano, precisará definir marcos mensuráveis ​​semanais, mensais e na marca de seis meses para manter a meta no caminho certo .

Dê uma olhada nestes guias sobre como definir metas de curto e longo prazo:

• Como definir metas de curto prazo para uma vida bem-sucedida e altamente satisfatória
• A maneira segura de definir metas de longo prazo e alcançar o sucesso

2. Uma boa comunicação fará um mundo de diferença

Uma boa comunicação pode fazer ou quebrar qualquer relacionamento - pessoal ou comercial - e quando um gerente está lutando com sua gestão de tempo, a comunicação muitas vezes é prejudicada. No entanto, se um gerente dedica tempo para ouvir e se comunicar claramente com sua equipe e clientes, isso pode fazer toda a diferença no sucesso de um negócio.

Certifique-se de se comunicar regularmente com os membros de sua equipe para garantir que eles estejam trabalhando para atingir marcos que foram claramente definidos. Um gerente que se comunica clara e regularmente com os clientes também tem mais chances de expandir seus negócios. Certifique-se de aproveitar ao máximo o seu tempo com uma comunicação cuidadosa.

Aprenda o 7 maneiras de garantir uma comunicação eficaz no trabalho .

3. Boa organização é fundamental

Uma organização forte envolvendo funções delegadas e seu espaço de trabalho real são cruciais para o gerenciamento eficaz do tempo dos gerentes. Se sua equipe for desorganizada e as pessoas não souberem quais são as atribuições que têm ou a quem devem recorrer para obter ajuda, quaisquer metas estabelecidas serão prejudicadas.

Boa comunicação e boa organização andam de mãos dadas quando se trata de aproveitar ao máximo o tempo.Propaganda

Quanto à organização do seu espaço de trabalho, bem, se você gosta de deixar seu quarto bagunçado em casa, isso é problema seu, mas bagunça não tem lugar nos negócios. Cada minuto que você procura por um arquivo extraviado é um minuto perdido que poderia ter sido mais bem gasto.

Por que não dar uma olhada nestes 15 melhores dicas de organização para a organização do escritório e como fazer mais ?

4. Delegação eficaz é tudo

A delegação eficaz ajudará a preparar os membros da sua equipe para trabalhar com confiança e eficácia. Como gerente, é sua responsabilidade avaliar quem em sua equipe é mais adequado para cada tarefa e atribuir as responsabilidades que a acompanham. Deixar de assumir a liderança e delegar funções apenas desperdiçará seu tempo e os dos membros de sua equipe.

Ao delegar cuidadosamente as diferentes funções e garantir que sua equipe tenha tudo o que precisa para cumprir essas funções, os membros da equipe terão menos necessidade de você quando se trata de realizar o trabalho.

Aprenda a arte da delegação neste guia: Como delegar trabalho com eficácia (o guia definitivo para líderes)

5. Programe as tarefas adequadas no momento adequado

Se você estivesse construindo um carro, não começaria tentando instalar o sistema de som antes de a estrutura estar no lugar, não é?

O primeiro bloco da Matriz de Eisenhower é Fazer Primeiro, o que significa decidir quais são as principais funções que você precisa eliminar antes de passar para a próxima tarefa. Podem ser pequenas coisas, como responder a uma pergunta de seu chefe, ou podem ser maiores, como finalizar os planos para uma nova estratégia de mídia social.

O ponto é, certifique-se de aprender a priorizar as tarefas mais importantes de cada dia, quanto tempo você precisará para concluí-las e quando elas devem ser abordadas.Propaganda

Esta é uma técnica para ajudá-lo a priorizar tarefas: Como priorizar o que é certo em 10 minutos e trabalhar 10 vezes mais rápido

6. Aprenda a reconhecer armadilhas multitarefa

Todo mundo tem várias coisas que precisam fazer, mas quando tentamos fazer malabarismos com todas essas coisas de uma vez, algumas acabam caindo no chão. É muito fácil começar a trabalhar em uma tarefa e então pular para o seu e-mail porque você recebeu um ping no seu telefone. Isso é terrível para quebrar sua concentração e apenas força seu cérebro a tentar recuperar o atraso.

Em vez disso, reserve blocos de tempo específicos durante o dia para verificar e responder aos e-mails. Ao se concentrar em uma tarefa por vez, você terminará o trabalho mais cedo e dará a ele toda a atenção do seu cérebro.

Experimente estas 9 dicas sobre gerenciamento multitarefa que irão melhorar sua produtividade.

7. Aprenda a priorizar não apenas o seu tempo, mas ajude os funcionários a priorizar o deles

Podemos pensar que dedicamos sólidas oito horas por dia às funções essenciais de nosso trabalho, mas a pesquisa mostra que normalmente não é esse o caso.^[dois]Você pode ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo o tempo (e o seu) fazendo, ocasionalmente, uma auditoria de tempo. Reserve um dia para que sua equipe acompanhe o que fazem e quanto tempo passam fazendo isso.

Certifique-se de deixar claro que este exercício se destina a ajudar os funcionários a longo prazo e não é uma forma de eliminar os trabalhadores pobres. Esperançosamente, com dados suficientes, você e sua equipe serão capazes de determinar melhor o que está funcionando e como evitar atrasos ou interrupções no trabalho.

9. Manter as aparências pode ser muito útil

Assim como os marinheiros buscam orientação em seu capitão durante uma tempestade, seus funcionários precisam sentir que você está administrando bem o seu tempo. Se cada vez que seus funcionários se aproximam de você, você fica exausto e com pressa, é mais provável que eles não o procurem sobre questões importantes.

Pode haver um dia em que você esteja lutando para manter tudo sob controle, mas manter a aparência de um gerente que está no topo de seu jogo de gerenciamento de tempo pode realmente ajudar a impactar os outros para gerenciar seu tempo de forma eficaz também.Propaganda

10. Saiba o que fazer quando seu prato estiver ficando muito cheio

Um pouco de pressão e um prazo podem ser um motivador poderoso quando se trata de agachar e fazer as coisas. Se você achar que sua lista de tarefas obrigatórias está ficando um pouco longa, isso pode ser um indicador de duas coisas:

Uma possibilidade é que você não esteja administrando seu tempo tão eficazmente quanto poderia. Se for esse o caso, volte ao topo e analise.

Mesmo o melhor treinador tem seus limites e há tantos minutos em um dia. Um bom gerente não tenta fazer sozinho todas as tarefas que surgem. Eles sabem como usar melhor sua equipe para ajudar a garantir que as metas sejam cumpridas e sabem quando sua carga de trabalho está no limite.

11. Compreenda a regra 80/20

De acordo com o Princípio de Pareto ou mais conhecido como regra 80/20, 80% dos resultados vêm de apenas 20% das ações. Os outros 20% dos resultados vêm de ... você adivinhou, 80% das ações.

Quanto a como todos esses fatores influenciam a gestão do tempo de um gerente eficaz, bem, o que deve ser feito, sem desculpas, as prioridades podem ser apenas 20 por cento do seu trabalho, mas produzirão os maiores resultados. Os 80% restantes das funções provavelmente podem ser delegados entre a equipe de sua equipe.

12. Não tenha medo de fazer uma pausa quando necessário

Se você estiver trabalhando como um trem de carga a cada segundo do dia, sem parar alguns minutos para recuar e respirar, você vai se sentir exausto. Burnout é aquele assassino sorrateiro do gerenciamento de tempo que surge quando você está tentando garantir que nenhum minuto fique sem dedicação ao trabalho. O resultado é que, em breve, você terá menos energia e concentração e, eventualmente, seu trabalho pode prejudicar sua saúde mental.

É importante programar um tempo de inatividade para você. Portanto, incentive seus funcionários a fazerem pausas e não se esqueça de fazer você mesmo. Algumas pausas ao longo do dia de trabalho podem ajudar muito a colocá-lo na mentalidade certa para aproveitar ao máximo o seu tempo.

Pensamentos finais

É fácil se envolver com o dia a dia da empresa e se descobrir desenvolvendo hábitos prejudiciais à saúde como gerente. Concentre-se em desenvolver as recomendações deste artigo e dedique algum tempo capacitando sua equipe. Não apenas a produtividade geral melhorará, mas você se tornará rapidamente um líder estelar e respeitável.Propaganda

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Crédito da foto em destaque: Sistema de gerenciamento de visitantes Proxyclick via unsplash.com

Referência