15 MELHORES DICAS DE ORGANIZAÇÃO PARA A ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO E COMO FAZER MAIS

Você pode pensar que não tem tempo para a organização do escritório, mas se você realmente soubesse quanto tempo essa desorganização lhe custou, você deveria reconsiderar.

Reorganizar e mover pilhas ocasionalmente não conta. Nem limpar sua mesa, se você colocar a bagunça em uma lixeira ou em uma gaveta da mesa.

Um espaço de escritório relativamente limpo e organizado abre caminho para maior produtividade e menos perda de tempo.

A organização do seu escritório não precisa demorar dias, pode ser feita aos poucos. Na verdade, manter um escritório organizado é muito mais eficaz se você tratá-lo como um projeto em andamento, em vez de um ataque massivo.

Então, se você está pronto para começar, as dicas de organização a seguir o ajudarão a transformar seu escritório em um espaço de trabalho eficiente.

1. Purgue seu escritório

Organize, esvazie, destrua, livre-se de tudo que você não precisa ou deseja. Olhar em volta. O que você não usa há algum tempo?

Pegue uma área de cada vez. Se não funcionar, envie-o para conserto ou jogue-o fora. Se você não o usa há meses e não consegue pensar em quando realmente vai precisar dele, ele vai embora. Isso vale para móveis, equipamentos, suprimentos, etc.Propaganda

Não se esqueça de bugigangas, plantas (reais ou artificiais) e decorações - se elas estiverem cobertas de poeira e fizerem com que seu escritório pareça miserável, elas são um jogo justo.

2. Reúna e redistribua

Reúna cada item que não está em seu lugar e coloque-o onde está.

3. Estabelecer Zonas de Trabalho

Decida que tipo de atividade acontece em cada área do seu escritório. Você provavelmente terá um espaço de trabalho principal (provavelmente sua mesa), uma área de referência (armário de arquivos, prateleiras, pastas) e uma área de suprimentos (armário, prateleiras ou gavetas).

Coloque o equipamento apropriado e os suprimentos estão localizados na área apropriada, tanto quanto possível.

4. Fechar proximidade

Posicione o equipamento e suprimentos que você mais usa ao seu alcance. Coisas que você raramente usa podem ser armazenadas ou guardadas.

5. Obtenha um bom rotulador

Escolha uma etiquetadora que seja simples de usar. Aproveite o tempo para etiquetar prateleiras, caixas, gavetas de cestas. Ele não apenas o lembrará para onde as coisas vão, mas também ajudará outras pessoas que possam precisar encontrar, usar ou guardar qualquer coisa em sua área de trabalho.

6. Revise seu sistema de arquivamento

À medida que avançamos totalmente para a era digital, a necessidade de armazenar arquivos em papel diminui.Propaganda

O que pode sua loja digitalmente? Você está duplicando arquivos? Você pode eliminar alguns dos arquivos e pastas que costumava usar. Se você estiver armazenando arquivos em seu computador, certifique-se de fazer backups regulares.

Aqui estão algumas idéias de armazenamento para a criação de um sistema de arquivamento suave:

Crie uma pasta de reunião - Coloque todos os itens a serem discutidos junto com os itens que precisam ser entregues, relatórios que precisam ser entregues, etc. Isso o ajudará a estar preparado para as reuniões e evitará o estresse, mesmo que uma reunião seja antecipada .
Crie uma pasta WOR - Muitos de nossos papéis bagunçados são coisas que ficam em espera até que outra pessoa responda ou aja. Encurrale-os em uma pasta WOR (Waiting on Response). Verifique-o a cada poucos dias para ver as ações pendentes que você pode precisar acompanhar.
Caixas de armazenamento - Use caixas de armazenamento baratas para manter os arquivos arquivados e tirá-los de seu espaço de arquivo atual.
Caixas de revistas - Use caixas de revistas ou pastas para armazenar revistas e catálogos que você realmente deseja armazenar. Certifique-se de que realmente precisa deles para referência ou pesquisa, caso contrário, recicle-os ou doe-os de graça.
Pasta de leitura - Designe um arquivo para imprimir artigos e documentos que você deseja ler e que não são urgentes.
Arquivos de arquivo - Quando um projeto for concluído, coloque todos os materiais juntos e arquive-os. Mantenha suas pastas de trabalho para projetos em andamento.
Arquivo semanal - Não deixe seu arquivo se acumular. Coloque seus papéis em uma pasta To File e arquive tudo uma vez por semana.

Aprenda mais dicas sobre como organizar seus arquivos aqui: Como Organizar Seus Arquivos para Melhor Produtividade

7. Limpe sua mesa

Retire tudo, limpe bem e coloque de volta apenas os itens essenciais para o uso diário.

Se você tiver dificuldade em organizar coisas, esta Fórmula Declutter irá ajudá-lo a jogar fora coisas sem se arrepender mais tarde.

8. Organize sua área de trabalho

Agora que você simplificou sua área de trabalho, é uma boa ideia organizá-la.

Use organizadores ou contêineres de mesa para organizar os itens em sua mesa. Use bandejas para papéis, recipientes para itens menores.Propaganda

Não se esqueça da área de trabalho do seu computador! Certifique-se de que os arquivos ou imagens estejam em pastas organizadas. Eu recomendo que você limpe a área de trabalho do seu computador todos os dias antes de sair do trabalho.

9. Organize suas gavetas

Junte os itens usados na mesma gaveta, selos com envelopes, blocos adesivos com blocos de notas, etc.

Use organizadores de gaveta para itens pequenos - clipes de papel, tachas, etc. Use uma gaveta separada para itens pessoais.

10. Caixas de entrada separadas

Se você trabalha regularmente com outras pessoas, crie uma pasta, bandeja ou caixa de entrada para cada uma.

11. Limpe suas pilhas

Esperançosamente, com seu novo escritório organizado, você não criará mais pilhas de papel, mas ainda terá que separar os antigos.

Percorra a pilha (um pouco de cada vez se necessário) e coloque no local apropriado ou jogue fora.

12. Classificar e-mails

Não basta colocar a correspondência em uma pilha para ser classificada ou vasculhar e retirar as peças de que você precisa agora. Classifique assim que você conseguir - Para agir, Para ler, Para arquivar, Para delegar ou entregar. .Propaganda

13. Atribuir datas de descarte

Você não precisa manter cada pedaço de papel indefinidamente. Marque em arquivos ou documentos quando eles podem ser jogados fora ou destruídos.

Alguns documentos jurídicos ou financeiros devem ser mantidos por um período de tempo especificado. Certifique-se de saber quais são esses requisitos.

14. Filtre seus e-mails

Alguns e-mails são importantes para ler, outros simplesmente não são tão importantes.

Ao usar o sistema de filtro para rotular diferentes tipos de e-mails, você sabe qual é a prioridade deles e quais responder primeiro.

Dê uma olhada nestas dicas para alcançar a caixa de entrada zero: A melhor maneira de chegar ao Inbox Zero

15. Endireite sua mesa

No final do dia, faça uma arrumação rápida, para ter um começo limpo no dia seguinte.

Resultado

Use uma dica ou experimente todas. A quantidade de esforço que você dedica à criação e manutenção de uma área de trabalho eficiente terá uma grande recompensa.Propaganda

Em vez de perder tempo procurando coisas e embaralhando pilhas, você poderá gastar seu tempo ... bem ... trabalhando e você vai gostar de estar livre da desordem!