É preciso ser produtivo para fazer as coisas corretamente e no prazo. Então, como você sabe quais tarefas são essenciais e quais podem esperar? A resposta está na Matriz de Priorização, também conhecida como Matriz de Eisenhower.

A matriz recebeu o nome de Dwight David Eisenhower.

Eisenhower foi um general do exército dos EUA e o 34º presidente dos Estados Unidos de 1953 a 1961. Como general cinco estrelas e Comandante Supremo do Exército dos EUA, ele traçou a estratégia para uma invasão aliada da Europa.^[1]

Eisenhower teve que tomar decisões difíceis todas as vezes sobre quais tarefas priorizar entre muitas nas quais ele precisava se concentrar diariamente. Então, ele criou a famosa Matriz de Eisenhower, ou Matriz de Priorização.

Índice

1. O que é a matriz de priorização?
2. Como usar a matriz de priorização
3. Conclusão
4. Mais dicas sobre como priorizar

O que é a matriz de priorização?

A Matriz de Priorização é uma ferramenta para classificar suas tarefas com base na urgência. Ele ajuda você a conhecer as atividades críticas e as tarefas que você deve ignorar e pode ser útil no gerenciamento de projetos, pequenas empresas ou tarefas pessoais.

Eisenhower disse a famosa frase sobre a matriz:

A maioria das tarefas urgentes não são importantes e a maioria das tarefas importantes não são urgentes.

Essa citação se tornou a máxima para Eisenhower ao administrar seu tempo.

Existem quatro quadrantes na Matriz de Priorização, que ajudam na comparação das escolhas do que fazer primeiro e último, permitindo que você priorize projetos e crie um plano estratégico^[dois].

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Os quadrantes são:

• Fazer
• Cronograma
• Delegar
• Eliminar

Fazer

Do é o primeiro quadrante da Matriz de Priorização e incorpora atividades importantes. Ou seja, aquelas tarefas que você precisa realizar com urgência - crises, prazos e questões que precisam de sua atenção urgente e são altamente relevantes para a missão de sua vida.

Como você sabe qual tarefa se enquadra neste quadrante?

Comece analisando suas prioridades e, em seguida, estabeleça se ela se enquadra nos critérios 'faça agora'. Se a tarefa for alcançável em um dia, ou em 24 a 48 horas, é urgente.

Outra abordagem que você pode adotar ao priorizar tarefas nesta categoria é adotar o princípio comer o sapo de Mark Twain. Este princípio recomenda que você faça as atividades mais urgentes assim que acordar.

Aqui está um exemplo prático.

Digamos que você precise esboçar uma estratégia de conteúdo e enviar um relatório ao seu gerente. É sábado e o prazo para envio é segunda-feira. Podemos dizer que a atividade é urgente? Definitivamente!

Cronograma

O segundo quadrante da matriz de priorização é o cronograma. A Matriz de Priorização classifica as tarefas nesta categoria como importantes, mas não tão urgentes.

São objetivos e tarefas de longo prazo sem prazo imediato. Essas tarefas podem incluir meditação, diário, estudo, tempo para a família e exercícios.

Você pode planejar atividades neste quadrante por algum outro período. Por exemplo, você deve se exercitar para uma boa saúde, mas pode reservar tempo para fazê-lo.Propaganda

Programe essas atividades de forma que não sejam transferidas para o quadrante Do ou Urgente. Certifique-se de ter tempo suficiente para realizá-los.

Delegar

O terceiro quadrante da matriz de priorização é Delegado.

Essas tarefas não são importantes para você, mas são bastante urgentes para os outros. É aqui que o trabalho em equipe entra em jogo.

Você pode executar tarefas tecnicamente nesta categoria, mas faz sentido delegar . Delegar tarefas garantirá que você tenha mais tempo para realizar atividades em seus dois primeiros quadrantes.

Você também deve monitorar as tarefas que delegou. Isso só vai significar uma perda de tempo se você não tiver um sistema de rastreamento para tarefas delegadas.

Eliminar

O último quadrante destaca seus assassinos de produtividade. São tarefas que não são importantes para seus objetivos e nem urgentes. A única maneira de aumentar sua produtividade é eliminando-os.

Alguns exemplos estão constantemente verificando seu telefone, assistindo a filmes ou jogando videogame.

Eles também podem ser hábitos ruins que você precisa identificar e excluir de sua programação diária e semanal.

Pessoas de sucesso aprenderam como priorizar e cumprir o que é importante. Eles aprenderam a encontrar uma pessoa melhor para uma tarefa ou a eliminar tarefas menos significativas.

Vamos considerar duas personalidades inspiradoras que projetaram seu sistema de priorização.Propaganda

Warren Buffet desenvolveu um modelo de priorização de duas listas para determinar qual tarefa merece sua maior atenção. O resultado final é ignorar coisas que são importantes e úteis, mas não estão no topo das prioridades.

Mark Ford, um consultor de negócios, profissional de marketing, milionário e autor que criou sua estratégia:

Comece a trabalhar na prioridade mais crucial, faça uma pausa, trabalhe na segunda tarefa mais importante, faça uma pausa e, em seguida, classifique as atividades menos importantes e quaisquer tarefas que ele recebeu de outras pessoas à tarde.^[3]

Como usar a matriz de priorização

Usar a Matriz de Priorização pode ser complicado se você for novo nela, mas seguindo algumas etapas simples, você pode aprender a utilizá-la da melhor maneira possível.

1. Liste e classifique suas prioridades

Destaque todas as tarefas que você precisa realizar em um dia. Então, classifique-oscom critérios ponderadoscom base na urgência e na importância.

Identifique qualquer atividade que requeira ação imediata. Estou me referindo a uma tarefa que, se você não concluir naquele dia, pode produzir uma consequência grave. Por exemplo, se você não enviar sua estratégia de conteúdo, outros redatores de conteúdo não funcionarão. Isso significa que você precisa verificar as dependências de alta prioridade.

2. Defina o valor

A próxima etapa é examinar a importância e avaliar quais deles impactam mais seu negócio ou organização. Como regra geral, você pode verificar quais tarefas possuem maior prioridade sobre outras. Por exemplo, você precisa atender aos requisitos do cliente antes de cuidar de qualquer trabalho interno.

Você também pode estimar o valor examinando como a tarefa afeta as pessoas e os clientes na organização. Em suma, quanto mais impacto uma tarefa tem sobre as pessoas ou a organização, maior é a prioridade.

3. Retire a tarefa mais desafiadora

A procrastinação não é um sintoma de preguiça, mas sim a evitação. A verdade é que você normalmente evitará tarefas que não deseja fazer. O ex-CEO da Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, disse certa vez que faria a tarefa mais temida logo que chegasse ao escritório.

Brian Tracy chamou essas tarefas de rãs que você precisa comer. Isso removerá o medo persistente, que aumenta a pressão sobre você quando adia tarefas necessárias^[4]. É aqui que a Matriz de Priorização pode ajudar; coma as rãs Do imediatamente.Propaganda

Se você precisar de ajuda para superar a procrastinação, dê uma olhada Este artigo .

4. Saiba o que é importante para você

Enquanto você estiver neste cosmos, você sempre encontrará escolhas diferentes que podem ser contraditórias aos seus objetivos. Por exemplo, uma promoção fantástica que exige viagens excessivas irá isolá-lo de relacionamentos importantes. Se você não se preocupa com as prioridades, pode aceitá-lo, embora sua família seja sua prioridade.

Portanto, faz sentido identificar o que é importante para você e se preparar para não comprometer essas coisas importantes para obter prazer ou ganho imediato.

Yogi Berra colocou a seguinte legenda:

Se você não sabe o seu destino, você pode acabar em outro lugar.

5. Estabeleça um horário regular sem trabalho

A CEO do YouTube, Susan Wojcicki, estabeleceu uma regra de não verificar seus e-mails entre 18h e 21h. De acordo com uma reportagem da CNN Business, ela foi a primeira mulher a solicitar licença-maternidade quando o Google acabou de começar. Ela prioriza a hora do jantar com a família, apesar de ser a CEO do YouTube^[5].

É possível cortar tempo para nossos relacionamentos e interesses fora do trabalho?

Claro, e é por isso que você precisa definir seu tempo sem trabalho. Esta abordagem permitirá que você renove seus níveis de energia para a próxima tarefa. Além disso, você estará na melhor posição para fazer uma introspecção, pois não está em sua zona de trabalho normal.

6. Saiba quando parar

Você pode conseguir tudo em sua lista às vezes. Depois de priorizar sua carga de trabalho e avaliar suas estimativas, remova as tarefas restantes de sua lista de prioridades e concentre-se nas tarefas mais urgentes e importantes.

Conclusão

Não é suficiente ter sucesso no trabalho. Certifique-se de reservar um tempo para sua família e um relacionamento importante em sua vida.Propaganda

Começar e encontrar tempo pode ser complicado, mas com alguma prática usando a Matriz de Priorização, você descobrirá que é mais produtivo e mais capaz de dividir seu tempo entre as coisas que são importantes para você.

Mais dicas sobre como priorizar

• Como priorizar o que é certo em 10 minutos e trabalhar 10 vezes mais rápido
• De volta ao básico: definindo prioridades
• Como priorizar o trabalho quando tudo parece importante

Crédito da foto em destaque: William Iven via unsplash.com

Referência