A solução de problemas é o processo de revisar cada elemento de um problema para que você possa chegar a uma solução ou corrigi-lo. As etapas de solução de problemas abrangem vários aspectos de um problema que você pode reunir para encontrar uma solução. Quer seja em um grupo de forma colaborativa ou independente, o processo permanece o mesmo, mas a abordagem e as etapas podem ser diferentes.

Para encontrar um Solução de problemas abordagem que funciona para você, sua equipe ou sua empresa, você deve levar em consideração o ambiente em que está e as personalidades ao seu redor.

Conhecer os personagens na sala o ajudará a decidir sobre a melhor abordagem para tentar e, finalmente, chegar à melhor solução.

Índice

1. 5 etapas para solução de problemas
2. 4 técnicas para incentivar a resolução de problemas
3. The Bottom Line
4. Mais dicas sobre solução de problemas

5 etapas para solução de problemas

Não importa qual seja o problema, para resolvê-lo, quase sempre você precisa seguir estas etapas de solução de problemas. A omissão de qualquer uma dessas etapas pode fazer com que o problema volte à superfície ou a solução não seja implementada corretamente.

Depois de conhecer essas etapas, você pode ser criativo com a abordagem que adota para encontrar as soluções de que precisa.

1. Defina o problema

Você deve definir e compreender o problema antes de começar, independentemente de estar resolvendo-o de forma independente ou em grupo. Se você não tiver uma visão única de qual é o problema, pode estar corrigindo algo que não precisa ser consertado ou corrigirá o problema errado.

Passe algum tempo elaborando sobre o problema, escreva-o e discuta tudo, para que você tenha uma ideia clara do motivo do problema e de quem ele está afetando.

2. Conceber

Depois de ter clareza sobre o problema, você precisa começar pensando em todas as soluções possíveis . É aqui que você vai grande e amplamente, pois deseja encontrar o máximo possível de soluções alternativas.Não aceite apenas a primeira ideia; desenvolva o máximo que puder por meio da escuta ativa, pois quanto mais você cria, maior a probabilidade de encontrar uma solução que tenha o melhor impacto na equipe.

3. Decidir sobre uma solução

Qualquer que seja a solução que você escolher individualmente ou em equipe, certifique-se de pensar sobre o impacto sobre os outros se você implementar esta solução. Faça perguntas como:

• Como eles reagirão a essa mudança?
• Eles precisarão mudar alguma coisa?
• Quem precisamos informar sobre essa mudança?

4. Implementar a solução

Neste estágio de resolução de problemas, esteja preparado para feedback e planeje-se para isso. Ao implementar a solução, solicite feedback sobre o sucesso da mudança feita.

5. Revise, repita e melhore

Fazer uma mudança não deve ser uma ação única. Passe algum tempo revisando os resultados da mudança para ter certeza de que causou o impacto necessário e atingiu os resultados desejados.Propaganda

Faça alterações onde necessário para que você possa melhorar ainda mais a solução implementada.

4 técnicas para incentivar a resolução de problemas

Cada indivíduo ou equipe terá necessidades diferentes e pode precisar de uma técnica diferente para incentivar cada uma das etapas de resolução de problemas. Experimente um desses para estimular o processo.

1-2-4 Abordagem geral + votação

O 1-2-4-All é uma boa abordagem de resolução de problemas que pode funcionar independentemente do tamanho do grupo. Todos estão envolvidos e você pode gerar uma grande quantidade de ideias rapidamente.

Ideias e soluções são discutidas e organizadas rapidamente, e o que é ótimo nessa abordagem é que os participantes são donos de suas ideias, então, quando se trata de implementar as soluções, você não tem mais trabalho para ganhar adesão.

Como facilitador, você primeiro precisa apresentar ao grupo uma pergunta explicando o problema ou a situação. Por exemplo, quais ações ou ideias você recomendaria para resolver a falta de áreas de trabalho silenciosas da empresa?

1

Com a questão clara para todos verem, o grupo passa 5 minutos para refletir sobre a questão individualmente. Eles podem anotar seus pensamentos e ideias em Post-its.

dois

Agora peça aos participantes que encontrem uma ou duas outras pessoas com quem discutir suas idéias e pensamentos. Peça ao grupo para se deslocar para encontrar um parceiro para que possam se misturar com novas pessoas.

Peça aos pares para passarem 5 minutos discutindo suas idéias e pensamentos compartilhados.

4

Em seguida, divida o grupo em grupos de dois ou três pares para formar grupos de 4-6. Cada grupo não deve ser maior do que seis, pois as chances de todos poderem falar diminuem.

Peça ao grupo para discutir uma ideia interessante que ouviram nas rodadas anteriores, e cada membro do grupo compartilha uma.

O grupo então precisa escolher sua solução preferida para o problema. Isso não precisa ser votado, apenas aquele que mais repercutiu no grupo.Propaganda

Em seguida, peça três ações que podem ser tomadas para implementar essa mudança.

Tudo

Reúna todos novamente como um grupo e faça perguntas abertas como: Qual é a única coisa que você discutiu que se destacou para você? ou há algo que você agora vê de forma diferente após essas discussões?

Ao final da sessão, você terá várias abordagens para resolver o problema e todo o grupo terá contribuído para as soluções e melhorias futuras.

The Lightning Decision Jam

O Lightning Decision Jam é uma ótima maneira de resolver problemas de forma colaborativa e concordar em uma solução ou experimento que você deseja tentar imediatamente. Isso incentiva a tomada de decisões em equipe, mas, ao mesmo tempo, o indivíduo pode transmitir suas idéias e feedback.^[1]

Se, em equipe, você tem uma área específica que deseja aprimorar, como o ambiente de escritório, por exemplo, essa abordagem é perfeita para incorporar nas etapas de resolução de problemas.

A abordagem segue um loop simples.

Faça uma anotação - Cole na parede - Vote - Priorize

Usando notas adesivas, a técnica identifica os principais problemas, incentiva soluções e abre o grupo para discussão. Ele permite que cada membro da equipe desempenhe um papel ativo na identificação dos problemas e nas formas de resolvê-los.

Mapeamento da mente

O mapeamento mental é uma ferramenta de pensamento visual fantástica que permite dar vida aos problemas, construindo as conexões e visualizando as relações que constituem o problema.

Você pode usar um mapa mental para expandir rapidamente o problema e ter uma visão completa das causas do problema, bem como das soluções^[dois].

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O objetivo de um mapa mental é simplificar o problema e vincular as causas e soluções ao problema.

Para criar um mapa mental, você deve primeiro criar o tópico central (nível 1). Nesse caso, esse é o problema.

Em seguida, crie os tópicos vinculados (nível 2) que você coloca ao redor e conecta ao tópico central principal com uma linha simples.

Se o tópico central for O cliente está sempre mudando de ideia no último minuto, você poderia ter vinculado tópicos como:

• Com que frequência isso acontece?
• Porque é que eles estão a fazer isto?
• O que eles estão pedindo?
• Como eles pedem isso?
• Que impacto isso tem?

Adicionar esses tópicos de vinculação permite que você comece a construir as principais causas do problema, já que pode começar a ver o quadro completo do que precisa ser corrigido. Quando estiver satisfeito por ter coberto a amplitude do problema e seus problemas, você pode começar a imaginar como irá corrigi-lo com as etapas de resolução de problemas.

Agora, comece a adicionar subtópicos (nível 3) com links para cada um dos tópicos de nível 2. É aqui que você pode começar a pensar em soluções e ideias para ajudar a resolver o problema.

Para cada um dos tópicos vinculados (nível 2), comece a pensar sobre como você pode evitá-los, mitigá-los ou melhorá-los. Como se trata apenas de ideias no papel, anote tudo o que vier à mente, mesmo se você achar que o cliente nunca concordará com isso!

Quanto mais você escrever, mais ideias terá até encontrar uma ou duas que possam resolver o problema principal.

Quando você ficar sem ideias, dê um passo para trás e destaque suas soluções favoritas para levar adiante e implementar.

Os 5 por que

Os cinco por que podem soar um pouco controversos, e você não deve tentar isso sem preparar a equipe de antemão.

Perguntar por que é uma ótima maneira de ir fundo na raiz do problema para fazer o indivíduo ou a equipe realmente pensar sobre a causa. Quando surge um problema, geralmente temos ideias preconcebidas sobre por que esse problema ocorreu, o que geralmente é baseado em nossas experiências ou crenças.Propaganda

Comece descrevendo o problema e então o facilitador pode perguntar: Por quê? cinco vezes ou mais até chegar à raiz do problema. É difícil no início ficar sendo questionado sobre o porquê, mas também é satisfatório quando você chega à raiz do problema^[3].

Como facilitador, embora a abordagem básica seja perguntar por quê, você precisa ter cuidado para não guiar o participante por um único caminho.

Para ajudar com isso, você pode usar um mapa mental com o problema no centro. Em seguida, faça uma pergunta do porquê que resultará em vários tópicos secundários em torno do problema central. Ter essa representação visual do problema ajuda a construir perguntas mais úteis sobre o motivo do problema.

Depois de chegar à raiz do problema, não se esqueça de ser claro nas ações para colocar uma correção em prática para resolvê-lo.

Saiba mais sobre como usar os cinco por que aqui .

The Bottom Line

Para resolver um problema, você deve primeiro estar em uma posição em que o compreenda totalmente. Há muitas maneiras de interpretar mal um problema e a melhor maneira de entendê-los é conversando com a equipe ou com os indivíduos que o estão enfrentando.

Assim que estiver alinhado, você pode começar a trabalhar nas soluções que terão o maior impacto por meio de etapas eficazes de resolução de problemas.

Para os problemas mais significativos ou difíceis de resolver, muitas vezes é aconselhável dividir a solução em ações menores ou melhorias.

Teste essas melhorias em iterações curtas e, em seguida, continue as conversas para revisar e melhorar a solução. A implementação de todas essas etapas o ajudará a erradicar os problemas e sempre encontrar soluções úteis.

Mais dicas sobre solução de problemas

• As maneiras mais simples de melhorar suas habilidades de resolução de problemas
• Como usar os 5 porquês para chegar à causa raiz de qualquer problema
• Resolução criativa de problemas: crie significado a partir de ideias contraditórias

Crédito da foto em destaque: You X Ventures via unsplash.com Propaganda

Referência