Você demora para resolver problemas de carreira ou de negócios? Pode ser hora de aprender a usar os 5 porquês para tornar o processo mais simples.

Talvez você acredite que precisa conhecer 1000 técnicas para resolver problemas mais rapidamente. A verdade é que não existe uma única técnica que possa resolver todos os seus problemas. Mas, apesar dessa realidade, você ainda pode resolver a maioria dos seus problemas de maneira eficaz.

Como? Aproveitando a técnica dos 5 porquês de Sakichi Toyoda. Toyoda usou essa técnica para o sistema de produção Toyota, mas você pode aplicá-la à maioria dos seus problemas^[1]. Portanto, pare de tentar memorizar dezenas de técnicas e prepare-se para trabalhar de maneira mais inteligente!

Índice

1. Qual é o método dos 5 porquês?
2. Como perguntar aos 5 porquês com eficiência
3. Um exemplo dos 5 porquês
4. Quando os 5 por que não funcionam?
5. The Bottom Line
6. Mais técnicas de resolução de problemas

Qual é o método dos 5 porquês?

Com a técnica dos 5 porquês, você deve fazer 5 perguntas.

Simples, certo? Sempre que você estiver enfrentando um problema, pergunte o que pode ter contribuído para os resultados atuais. Então, continue perguntando 5 vezes, ouaté chegar à causa raiz.

Como você sabe que essa técnica funciona? Bem, a Toyota implementou com sucesso essa técnica para melhorar sua linha de montagem. Agora imagine o que ele pode fazer para ajudá-lo a resolver problemas comuns^[2]!

O processo dos 5 porquês não é complexo, mas vai demorar para se acostumar. Se você for como a maioria, você tende a saltar para encontrar soluções ao resolver problemas. Em vez disso, comece fazendo uma pergunta cada vez que estiver enfrentando um problema.

Pode ser por qualquer coisa menor, como ficar preso no trânsito. Nesse caso, sua primeira pergunta seria por que você não evitou o trânsito. Faça uma única pergunta para todos os seus problemas e continue adicionando mais até fazer 5 por padrão.Propaganda

Eventualmente, você saberá quando perguntar aos 5 porquês e encontrar a causa raiz para a maioria dos seus problemas. Mas, você nem sempre tem que trabalhar sozinho. Ao trabalhar com tópicos desconhecidos, trabalhe com os membros da equipe para debater as respostas.

Se você quer saber como ser um grande jogador de equipe, dê uma olhada Este artigo .

Por exemplo, se você estiver resolvendo problemas de uma campanha de marketing ruim para sua empresa, trabalhe com sua equipe de marketing para encontrar uma solução. Como proprietário de uma empresa, você assumirá muitos papéis, mas não será capaz de encontrar a causa raiz para a maioria de seus problemas sozinho.

Como perguntar aos 5 porquês com eficiência

Antes de começar a perguntar aos 5 porquês, você precisa se preparar para obter os melhores resultados. Este é o processo de fluxo para resolver um problema do mundo real:

1. Obtenha os recursos certos

Você não sabe o que não sabe. Portanto, reúna informações por meio de livros e recursos online antes de resolver um problema. Você se pegará pesquisando com mais frequência sobre tópicos com os quais não está familiarizado.

Se você não se preparar, você se limitará a uma causa raiz ineficaz.

Você também pode se cercar de pessoas especializadas em certas áreas. Dessa forma, você pode trabalhar junto com seu grupo para encontrar a melhor causa raiz de um problema.

Seu objetivo aqui é se sentir confortável com as questões com as quais está trabalhando. Evite responder a perguntas sobre as quais você não tem certeza, porque muito provavelmente você acabará com uma causa raiz ruim.

2. Entenda o problema

Antes de resolver qualquer problema, é importante saber a natureza do problema que você está resolvendo. Isso o ajudará a evitar encontrar uma causa raiz irrelevante.Propaganda

Ao definir o problema, você também evitará confusão ao trabalhar com equipes. Por exemplo, ao trabalhar em equipes, muitas vezes é fácil presumir que todos estão trabalhando no mesmo problema. Mas nem sempre é o caso e pode fazer com que as equipes trabalhem para resolver dois problemas diferentes.

3. Faça suas 5 primeiras perguntas

Depois de passar tempo se preparando, faça sua primeira pergunta. Em vez de dar respostas rápidas, faça um brainstorm de quais respostas trarão mais valor. Cada pergunta depende de seu antecessor, portanto, dê respostas significativas.

A regra aqui é repetir o motivo cinco vezes até encontrar uma causa raiz em potencial. Normalmente, 5 perguntas ou menos são suficientes para resolver os problemas mais comuns, mas não se limite a 5 perguntas se for realmente necessário perguntar mais.

Em vez disso, continue fazendo perguntas até não poder mais.

4. Encontre sua causa raiz

O principal objetivo de usar a estrutura dos 5 porquês é acabar com uma causa raiz para o problema que você está enfrentando.Você deve encontrar uma resposta que o ajude a entender quando / por que o problema ocorre.

Também é usado para resolver problemas de alto nível, para que você possa acompanhar seu progresso posteriormente. Ao abordar problemas de alto nível, você resolverá os problemas mais rapidamente antes de abordar a causa raiz.

Um exemplo dos 5 porquês

Aprender sobre a estrutura dos 5 porquês é ótimo, mas ter exemplos do mundo real é melhor. Aqui está um exemplo que você pode usar como modelo para quando estiver resolvendo problemas do mundo real:

Problema: Os empregadores não me ligaram para uma entrevista nos últimos 3 meses

• Questão 1 : Por que é meu retomar não sendo notado pelos empregadores?
  Porque é muito genérico e não mostra nenhuma habilidade especial para as funções para as quais você está se candidatando.
• Questão 2: Por que meu currículo é muito genérico?
  Porque eu quero atrair muitas profissões.
• Questão 3: Por que eu quero me inscrever em várias profissões?
  Porque quero aumentar minhas chances de ser contratado.
• Questão 4: Por que me candidatar a várias profissões aumentaria minhas chances de ser contratado?
  Porque eu não me limitaria a vagas de emprego disponíveis em uma profissão específica.
• Questão 5: Por que eu me limitaria às vagas disponíveis?
  Porque existe uma grande procura para a minha profissão.

Nesse cenário, você pararia na pergunta 5 porque encontrou uma causa raiz potencial.Propaganda

Como há muita competição em seu setor, seu currículo precisa se destacar. Quem você acha que um empregador vai contratar, um pau para toda obra ou um especialista em sua profissão?

Sempre que estiver trabalhando com um problema, reserve um tempo para pensar nas melhores perguntas. Isso porque afetará a qualidade da causa raiz que você terá.

Quando os 5 por que não funcionam?

Como você viu, os 5 porquês não são complicadose pode ser usado para muitos tipos de problemas, mas é preciso muito esforço para ser executado corretamente. Quando bem feito, pode ajudá-lo a encontrar o culpado da maioria dos seus problemas comuns. O problema é que essa técnica não é adequada para todas as situações.

Resultados irreplicáveis

Você não conseguirá replicar os mesmos resultados. Pense nisso: você está criando suas próprias perguntas e respondendo-as de uma maneira única. Ninguém mais seria capaz de replicar seus resultados na maior parte.

Isso significa que mesmo duas equipes trabalhando no mesmo ambiente apresentarão duas respostas separadas.

Limitada pelo Conhecimento Disponível

Conforme mencionado antes, reúna informações suficientes ao resolver um problema desconhecido. O problema é que nem sempre você terá os melhores recursos disponíveis. Por causa disso, você se limitará à qualidade de suas respostas.

Se você estiver enfrentando um tópico desconhecido, tente uma técnica diferente de resolução de problemas.

Focando em uma única causa raiz

O principal objetivo por trás do uso dos 5 porquês é descobrir uma única causa raiz. Mas todos os problemas nem sempre têm uma solução única. Por exemplo, uma campanha de marketing pode ter um cenário melhor, bom e pior.

Essas limitações não tornam os 5 porquês uma técnica ruim de usar. Em vez disso, eles permitem que você saiba como usar essa técnica de forma mais eficaz.Propaganda

Os 5 porquês funcionam melhor para melhorar processos e resolver problemas simples, mas fica aquém ao trabalhar com problemas complexos. É por isso que você precisa saber outras alternativas .

Por exemplo, a baixa taxa de resposta do cliente de uma empresa pode ser devido a vários fatores. Nesse caso, você escolheria uma técnica mais adequada para resolver problemas complexos. Determine quais problemas você enfrenta mais para saber quais técnicas o ajudarão mais.

The Bottom Line

Imagine conquistar questões das quais a maioria das pessoas desiste.

As pessoas olhariam para você e presumiriam que você conhece 1000 maneiras de resolver um problema. A verdade é que não mudou muito desde que você lutou para resolver problemas.

Mas agora você está usando um sistema comprovado que tornou sua vida mais fácil.

Você é uma máquina de resolver problemas.

Se você não acredita que isso pode ser sua realidade, você está errado. Você tem o que é preciso para resolver seus problemas, mas precisa praticar. Comece fazendo uma pergunta hoje ao enfrentar um problema.

Então, continue fazendo o mesmo até que você faça várias perguntas para cada um dos seus problemas. Você não vai dominar a análise dos 5 Porquês da noite para o dia, mas, com prática suficiente, essa técnica parecerá mais natural.

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Crédito da foto em destaque: Equipe Startaê via unsplash.com Propaganda

Referência