Nosso objetivo é fazer as coisas de maneira mais rápida e melhor aqui no Lifehack. E parte de fazer as coisas mais rápido e melhor é ter um sistema sólido de produtividade pessoal que você usa diariamente.

Esse sistema pode ser qualquer coisa que o ajude a superar sua montanha de projetos ou tarefas e a chegar mais perto de seus objetivos na vida. Se é papel ou pixels, realmente não importa. Mas, já que você está lendo o Lifehack, devo assumir que os pixels e dispositivos tecnológicos são uma parte importante do seu fluxo de trabalho.

Sistema de produtividade pessoal definido

Um sistema de produtividade pessoal (pelo menos a definição que este artigo usará) é um conjunto de fluxos de trabalho e ferramentas que permitem a um indivíduo realizar seu trabalho da maneira ideal.

Fluxos de Trabalho pode ser como você importa e manipula suas fotos de sua câmera, como você escreve e cria postagens de blog, como você implanta código compilado em um servidor, etc.Propaganda

Ferramentas são coisas como planejadores, gerenciadores de tarefas, calendários, ambientes de desenvolvimento, aplicativos, etc.

Quando a automação é ruim

Você pode estar pensando que quanto mais automatizamos nossos sistemas, mais realizamos. Este é principalmente o caso, mas há um grande obstáculo quando se trata de automação de qualquer coisa.

A automação é uma coisa ruim para o seu sistema de produtividade pessoal quando você não entende inerentemente o processo de algo.

Vamos pagar suas contas, por exemplo. Isso pode parecer muito óbvio, mas se você não consegue manter um orçamento mensal e tem problemas para encontrar o dinheiro para fazer os pagamentos no prazo, automatizar o pagamento de sua conta todos os meses é completamente inútil e pode ser perigoso para suas finanças pessoais.Propaganda

Outro exemplo é usar uma ferramenta de produtividade para dizer quais tarefas são importantes e o que fazer a seguir. Se você não deu um passo para trás e descobriu como seus sistemas de produtividade deveriam funcionar juntos, este tipo de automação provavelmente o impedirá de realizar as coisas.

Você só pode automatizar algo em seu sistema de produtividade pessoal que administrou por um tempo. Se você tentar automatizar coisas que ainda não são bem gerenciadas, provavelmente se sentirá um pouco fora de controle e terá uma sensação maior de opressão.

Outra coisa a lembrar é que algumas coisas sempre devem ser feitas por você, como responder a e-mails importantes e se comunicar com outras pessoas. Automatizar essas coisas pode mostrar a seus colegas de trabalho e colegas que você não se importa o suficiente para se comunicar.

Quando a automação é boa

Por outro lado, a automação é excelente para o seu sistema de produtividade pessoal quando você entende o processo de algo e pode, então, executar as etapas automaticamente. Quando você sabe como gerenciar algo de forma eficaz e entende o processo passo a passo de uma parte do seu sistema, provavelmente é um ótimo momento para automatizá-lo.Propaganda

Tenho vários fluxos de trabalho que apresentei no ano passado que me retiram um pouco do trabalho estúpido para que eu possa ser mais criativo e não tenha que me preocupar com os detalhes de algo.

No meu Mac, eu uso uma combinação de fluxos de trabalho do Automator, trechos do TextExpander e agora atalhos do Keyboard Maestro para fazer coisas como retocar automaticamente fotos importadas do meu iPhone 4S ou abrir todos os aplicativos e sites necessários para uma reunião semanal para o primeiro plano do meu desktop digitando algumas teclas. Depois de se abrir para automatizar alguns de seus processos, você começa a ver outras partes do sistema que podem se beneficiar da automação.

Outra vez; nada disso funciona a menos que você entenda seus processos e saiba quais ferramentas pode usar para executá-los automaticamente.

As três etapas para determinar se algo está maduro para automação

Se seu fluxo de trabalho passar por essas três etapas, automatize-se, baby:Propaganda

1. Você pode fazer este processo durante o sono e não requer toda a sua, se houver alguma forma de atenção. Ele pode (e tem sido) gerenciado de alguma forma antes de ser automatizado.
2. O processo é demorado.
3. O processo não requer sutileza humana (ou seja, comunicar-se e responder a algo pessoalmente)

Automatizar seus sistemas de produtividade pessoal pode ser ótimo para você no longo prazo, se você for cuidadoso e atento ao que está fazendo. Você primeiro precisa entender os processos que está tentando automatizar antes de automatizá-los. Não fique parado pensando que tudo e qualquer coisa deve ser automatizado em sua vida, porque provavelmente não deveria.

Escolha e escolha esses processos com sabedoria e você encontrará aqueles que ocupam a maior parte do seu tempo para serem os melhores para automatizar. O que você automatizou em seu sistema de produtividade pessoal?

Crédito da foto em destaque: Bram Naus via unsplash.com