O QUE TODOS ESTÃO ERRADOS EM RELAÇÃO A ATINGIR ZERO NA CAIXA DE ENTRADA

Ah, caixa de entrada zero. Uma conquista que muitos de nós almejamos. É evasivo. É uma referência de produtividade. É uma batalha contínua.

Também é desnecessário.

Não me interpretem mal, a forma como o Inbox Zero foi inicialmente denominado é incrivelmente valioso. Merlin Mann cunhou a frase anos atrás e o que ele definiu vai muito além do próprio termo.^[1]

No entanto, as pessoas criaram sua própria definição de Inbox Zero. Eles não o estão usando com a intenção sugerida por Mann. Em vez disso, passou a ser sobre não ter mais nada à vista. Trata-se de fazer com que sua caixa de entrada de e-mail zere mensagens ou tenha uma caixa de entrada vazia em sua mesa que antes estava cheia de papéis. Trata-se de remover a desordem visual.

Mas não é sobre isso. De jeito nenhum.Propaganda

Aqui está o que a caixa de entrada zero realmente é, conforme definido por Mann:

É sobre como recuperar seu e-mail, sua atenção e timidez e sua vida. Esse zero? Não se trata de quantas mensagens e sábios estão em sua caixa de entrada - é quanto do seu cérebro está nessa caixa de entrada. Especialmente quando você não quer que seja. É isso. - Merlin Mann

The Fake Inbox Zero

A sensação de realização que se obtém ao limpar tudo da caixa de entrada é temporária, na melhor das hipóteses, e, na pior, decepcionante. Freqüentemente, descobrimos que estamos buscando o Inbox Zero apenas para podermos dizer que fizemos tudo o que precisava ser feito. Isso simplesmente não é o caso.

Certamente, remover todas as suas coisas que estão em sua caixa de entrada significa que elas estão cuidadas ou estão a caminho de serem cuidadas. O velho ditado longe da vista, longe da mente costuma ser aplicado para limpar sua caixa de entrada. Mas, a menos que você realmente tenha feito algo com o material, não vale a pena tê-lo em sua caixa de entrada em primeiro lugar ou ainda está em sua caixa de entrada mental.

Você tem que fazer algo com as coisas e, para muitas pessoas, isso é uma coisa difícil de fazer. É por isso que o Inbox Zero - conforme definido por Mann - não é alcançado com a frequência que muitas pessoas gostariam de acreditar. É esse conceito diluído de Inbox Zero que é concluído em seu lugar. Você não tem e-mail em sua caixa de entrada e não tem papel na caixa de entrada de sua mesa. Isso deve significar que você está no Inbox Zero.Propaganda

Até chegar o próximo e-mail ou até o próximo documento chegar até você. Em seguida, você trabalha para se livrar deles o mais rápido possível para que possa voltar para a Caixa de Entrada Zero: O Menor novamente. Se for algo que pode ser resolvido rapidamente, você chega lá. Mas se eles exigirem mais tempo, logo você terá mais coisas em suas caixas de entrada. Então, você alterna as tarefas para chegar às coisas que não requerem tanto tempo ou atenção para que possa se aproximar dessa variação simplificada da Caixa de Entrada Zero.

No entanto, até que você lide com os itens maiores, você não chegará lá. Algumas pessoas sentem que se decepcionaram (ou outros) se não conseguiram chegar lá. E isso, francamente, é bobagem. É por isso que esta versão específica do Inbox Zero não funciona.

A melhor maneira de chegar ao Inbox Zero

Então, qual é a melhor maneira de chegar ao Inbox Zero?

Não tenha nenhuma caixa de entrada.

A caixa de entrada deve ser uma parada no caminho para seu destino final. É o lugar onde as coisas ficam até que você esteja pronto para colocá-las no lugar onde ficam até que você esteja pronto para lidar com elas.Propaganda

Então, por que não pular a caixa de entrada? Por que não colocá-lo no lugar onde ele fica até que você esteja pronto para lidar com ele? Porque isso requer ação imediata. Isso significa que você precisa pensar e dar atenção ao item.

Você precisa dar um passo atrás e olhar para ele, em vez de arquivá-lo. É por isso que temos uma caixa de entrada pega-tudo, tanto para e-mail quanto para itens analógicos. Isso nos permite olhar para essas coisas apenas quando estivermos prontos para fazê-lo.

O engraçado é que podemos decidir quando estamos prontos para isso, sem realmente olhar para a caixa de entrada com antecedência. Podemos olhar para as coisas por conta própria, em vez de quando somos alertados ou sentimos a necessidade de fazê-lo.

Não há razão para que você precise de uma caixa de entrada para armazenar as coisas por mais tempo do que antes de você vê-las. Nenhum. É uma escolha. E a escolha que você deve fazer é como lidar com as coisas quando você as vê pela primeira vez, ao invés de quando lidar com coisas que você ainda não olhou.

Pare de fingir

Ver as coisas em suas caixas de entrada é simplesmente usar sua visão. Ver os itens em sua caixa de entrada quando você os vê pela primeira vez é usar o insight.Propaganda

Pare de verificar o e-mail mais de duas vezes por dia. Desligue seus alertas. Coloque a caixa de entrada de sua mesa em algum lugar que possa ser acessada por outras pessoas e somente por você quando estiver pronto para lidar com o que está nela. Não coloque na sua mesa - isso é veneno para a produtividade.

Se você quiser chegar à Caixa de Entrada Zero - a verdadeira Caixa de Entrada Zero - então livre-se dessas paradas ao longo do caminho. Você descobrirá que, ao fazer isso, estará obtendo mais das coisas que realmente deseja terminar muito mais rápido, em vez de vê-las se movendo a uma velocidade não muito maior do que zero.