A capacidade de delegar é uma das marcas de um líder de sucesso. Delegação é uma das melhores ferramentas de gerenciamento para aumentar o moral dos funcionários, a satisfação no trabalho, a confiança entre os membros da equipe e o gerente e os resultados financeiros da empresa. Também ajuda na gestão do tempo.

Embora técnicas eficazes de delegação raramente sejam ensinadas, a boa notícia é que delegar é uma habilidade que pode ser adquirida como qualquer outra.

Índice

1. O que é delegação?
2. Como a delegação aprimora o gerenciamento da equipe?
3. Como Delegar Adequadamente
4. Saber o que deve e não deve ser delegado
   • O que deve ser delegado
   • O que não deve ser delegado
5. Conclusão
6. Mais dicas sobre como delegar tarefas

O que é delegação?

A delegação pode ser definida como o ato de capacitar para agir em nome de outra pessoa.^[1]Com este poder concedido, uma pessoa, geralmente um subordinado, é capaz de realizar atividades específicas (normalmente fornecidas por um gerente ou supervisor). Delegação é uma ferramenta de gestão concebida para aumentar a eficiência de uma organização.^[2]Ele permite que os objetivos da organização sejam divididos em tarefas e atribuídos ao membro da equipe mais adequado para a função. Com isso dito, a maioria dos empresários e gerentes são notoriamente ruins em delegar. Mas por que?

Conforme afirmado anteriormente, a maioria das organizações não ensina seus gerentes como delegar. No entanto, há uma série de outras razões pelas quais os gerentes hesitam em delegar, incluindo:

Eles acreditam que ninguém pode fazer o trabalho tão bem quanto eles podem

Os gerentes precisam delegar porque sua responsabilidade é supervisionar os funcionários. Eles não podem e não devem fazer todo o trabalho sozinhos. O trabalho de um líder é orientar, motivar e supervisionar os membros de sua equipe a fim de alcançar uma meta.

Eles acham que leva muito tempo para treinar alguém

Parte da orientação e motivação dos membros da equipe inclui treinamento. Sim, levará mais tempo para treinar um funcionário em uma nova tarefa, mas você precisa pensar nisso como um investimento. Imagine que leva uma hora extra por dia para treinar alguém para fazer uma tarefa, e esse treinamento dure uma semana. Isso são cinco horas extras gastas fazendo a tarefa. No entanto, após os primeiros cinco dias em que o funcionário realiza a tarefa, você terá liberado cinco horas por semana para se dedicar a outros assuntos.

Há falta de confiança na motivação dos funcionários

Outra parte do trabalho de um gerente é desenvolver as habilidades de seus funcionários para identificar futuros líderes, bem como descobrir seus pontos fortes e fracos. Sem delegação, você nunca saberá o nível de motivação de seus funcionários.

Eles querem se tornar indispensáveis

Se você está preocupado em se tornar indispensável, não deveria. Vocês estão indispensável. Bons gerentes e líderes são notoriamente difíceis de encontrar e, portanto, são naturalmente indispensáveis ​​para as organizações. Se você está em uma posição de liderança e preocupado com seu trabalho, aprenda como ser um líder melhor.

Eles gostam de fazer o trabalho sozinhos

Embora muitas pessoas gostem de fazer o trabalho elas mesmas, gostam do processo criativo ou apenas da ideia de que podem controlar o resultado e receber o crédito por ele. Isso não é trabalho de um gerente.

Você precisa estar disposto a abrir mão do controle, aceitar que outras pessoas têm maneiras diferentes (e às vezes melhores) de fazer as coisas e aceitar seu papel de facilitador ou supervisor.Propaganda

Eles se sentem mal por dar mais trabalho a uma equipe sobrecarregada

Sentir que sua equipe está sobrecarregada ou sobrecarregada é muito comum para um gerente. Portanto, dar aos membros da equipe mais o que fazer pode parecer que você está apenas despejando mais trabalho sobre eles. No entanto, quando bem feito (mais sobre isso depois), a delegação pode aumentar sua motivação e satisfação no trabalho.

Agora que respondemos à pergunta sobre o que é delegação, vamos passar para a segunda parte da pergunta:

Como a delegação aprimora o gerenciamento da equipe?

A delegação eficaz é uma das habilidades gerenciais mais importantes que você pode ter. Os benefícios da delegação adequada vão além do aumento da produtividade. Esses efeitos podem ser vistos em:

Maior confiança entre gerente e funcionário

Quando você dá a um funcionário autoridade e autonomia para realizar uma tarefa, está implícito que você está confiando nele para realizá-la. Também diz que você acha que eles são competentes o suficiente para lidar com a tarefa. Essa demonstração de confiança cria um vínculo entre o supervisor e o subordinado.

Aumento da satisfação no trabalho

Delegar tarefas ou atribuições aos membros da sua equipe permite que eles se apropriem e tenham orgulho de seu trabalho. Ninguém quer ser visto como uma engrenagem da máquina, fazendo um trabalho que qualquer um poderia fazer. Dar-lhes responsabilidade e autoridade para fazer o trabalho é um grande passo para ajudá-los a se orgulhar de seu trabalho.

Maior motivação

Ao delegar tarefas aos funcionários apropriados, eles assumem a responsabilidade pelo resultado. Esta é a chance de brilhar. Todo mundo quer elogios do chefe, e saber que o resultado que eles apresentam será avaliado como um reflexo de si mesmos é uma grande motivação.

Mais tempo para outras atividades importantes

Assim como um capitão de navio, os líderes avaliam as condições, traçam o curso e dirigem o navio. Eles podem pular quando há um homem caído, mas sua principal tarefa é se preocupar com o quadro geral. Deixe sua tripulação se preocupar com o remo e certifique-se de que eles estão indo na direção certa.

Desta forma, você pode liberar tempo para participar de atividades mais importantes.

Desenvolvendo novas habilidades nos membros da sua equipe

Parte do trabalho de qualquer gerente é ajudar seus funcionários a aprender e crescer. À medida que os funcionários aperfeiçoam e aumentam seus conjuntos de habilidades, eles se tornam mais valiosos para a empresa e para a indústria como um todo. Isso faz parte do desenvolvimento de sua carreira. Isso também torna sua equipe muito mais flexível.

Ótima ferramenta de avaliação

Como gerente, parte de seu trabalho é identificar os que apresentam melhor desempenho e aqueles que merecem promoção. Você também deve pensar em quem deve substituí-lo quando for promovido. Ao delegar responsabilidades aos seus funcionários, você está em uma ótima posição para ver quem pega o touro pelos chifres e quem faz apenas o mínimo.Propaganda

Tomados em conjunto, os efeitos positivos da delegação podem ter um efeito sinérgico na eficiência, produtividade e lucratividade de uma organização.

Como Delegar Adequadamente

Já falamos sobre o que é delegação e seus benefícios, mas como você pode ser um delegador eficaz e colher os benefícios que discutimos? Aqui estão algumas técnicas de delegação eficazes para ajudá-lo a começar.

1. Comece a partir do resultado e retroceda

Ao delegar uma nova responsabilidade a um funcionário, comece explicando como deve ser o resultado. Por exemplo: vou colocá-lo no comando de X, e o objetivo de X é converter ABC em DEF em duas semanas e por menos de $ 100. Esta é uma forma de definir a meta sem dizer a eles como devem alcançá-la.

2. Dê autonomia aos seus funcionários

Isso pode ser difícil para os gerentes, mas você deve tentar recuar e reconhecer que existem muitas maneiras diferentes de resolver um problema. Ao permitir que eles descubram sua própria maneira de fazer isso, eles aprenderão e, muitas vezes, o resultado será melhor.

3. Dê a eles autoridade para fazer o que você pede

Isto é muito importante! Delegar responsabilidade por uma tarefa sem dar a eles a autoridade necessária para concluí-la é, na verdade, apenas descarregar mais trabalho para o funcionário. Em vez de aumentar a motivação e a satisfação no trabalho, você estará criando ressentimento e raiva.

4. Combine sua personalidade e conjunto de habilidades

Não dê a um introvertido a tarefa de dirigir uma reunião. Da mesma forma, não coloque o extrovertido no comando da contabilidade. Você deve ter uma boa ideia de quem são seus funcionários e quais habilidades eles possuem. Delegue a tarefa certa à pessoa certa.

5. Certifique-se de que eles têm os recursos certos

Certifique-se de que as pessoas que você delegar tenham tempo, dinheiro, treinamento, suprimentos, espaço de trabalho e ajuda de outras pessoas suficientes para fazer o trabalho. Se não o fizerem, então o fracasso não está com eles, é com você.

6. Supervisione, não microgerencie

A melhor maneira de fazer isso é estabelecer um cronograma com check-ins regulares. Isso permite que o funcionário tenha autonomia e, ao mesmo tempo, seja responsabilizado pelo andamento do projeto. Ele também permite que o funcionário faça perguntas e receba informações em intervalos regulares programados.

7. Crie um ambiente motivador

Os delegados mais bem-sucedidos são aqueles que sabem quando ser uma líder de torcida ou treinador e quando intervir ou recuar. Eles também estão lá para comemorar os sucessos .

8. Seja tolerante com os erros

Você nunca terá inovação sem correr riscos, e você não pode assumir riscos sem cometer erros. Seja tolerante e use os erros como uma ferramenta de aprendizagem, não como algo a temer.Propaganda

Até agora, lidamos com o quê, por que e como delegar, mas como decidimos quais tarefas devem ser delegadas?

Saber o que deve e não deve ser delegado

Existem alguns pensamentos diferentes sobre este assunto, uma visão é que,a um certo ponto, tudo o que pode ser delegado deve sê-lo; com raras exceções.

O que deve ser delegado

Conduza uma auditoria usando os seis T's para determinar quais tarefas fazem mais sentido descarregar.^[3]

1. Tiny

Essas são tarefas que são tão pequenas que parecem irrelevantes de lidar, mas elas se somam. Eles nunca são importantes ou urgentes e, mesmo que levem apenas alguns minutos, acabam tirando você do fluxo de um trabalho mais estratégico. Por exemplo, registrar-se em uma conferência ou evento, adicioná-lo ao seu calendário e reservar o hotel e o voo - por si só, cada uma dessas coisas pode não levar muito tempo, mas, em conjunto, tudo se soma.

2. Tedioso

Tarefas relativamente simples provavelmente não são o melhor uso do seu tempo. Tarefas muito simples podem (e devem) ser realizadas por qualquer pessoa, exceto você.

Por exemplo, inserir manualmente uma lista de 100 itens em uma planilha e codificá-la por cores ou atualizar os KPIs em seu deck de apresentação são tarefas simples que podem ser entregues.

3. Consome muito tempo

Essas são tarefas que, embora possam ser importantes e até mesmo um tanto complexas, são demoradas e não exigem que você faça os 80% iniciais da pesquisa. Você pode facilmente entrar em ação quando a tarefa estiver 80% concluída e dar aprovação, supervisão e / ou orientação sobre as próximas etapas.

4. Aprendiz

Essas tarefas, embora pareçam complicadas no início, podem ser traduzidas em um sistema e repassadas, com você ainda fornecendo verificações de qualidade e aprovação final.

Por exemplo, ensinar a um de seus subordinados diretos como redigir o deck de apresentação para a reunião geral mensal e até mesmo como ser o responsável por entregar essas atualizações para a equipe pode ser uma boa maneira de liberar tempo para você.

5. Terrível em

Tarefas que se enquadram em uma área em que você se sente despreparado geralmente devem ser repassadas para alguém com qualidades nessa área. Por exemplo, se você não tiver certeza de como organizar o design visual dos slides do PowerPoint para a reunião da equipe, alguém da sua equipe provavelmente poderá intervir.Propaganda

6. Sensível ao Tempo

Essas são tarefas que dependem do tempo, mas competem com outras prioridades. Não há tempo suficiente para fazer tudo de uma vez, então você delega uma tarefa importante e urgente que pode ser realizada em paralelo com seus outros prazos baseados no projeto.

Por exemplo, deixar seu iPad no avião depois de um vôo e trabalhar para recuperá-lo antes que ele desapareça completamente no abismo de achados e perdidos do aeroporto ligando para o serviço de atendimento ao cliente diariamente pode levar muito tempo e pode ser delegado a um subordinado.

O que não deve ser delegado

Em contraste com o acima, existem algumas tarefas que nunca devem ser delegadas e devem sempre permanecer como responsabilidade do gerente. Alguns deles incluem:

Visão da empresa e declarações de missão

Estes desempenham um papel importante na reputação da empresa e devem ser levados o mais seriamente possível. Portanto, a responsabilidade por criando estes deve sempre mentir com um gerente ou outro líder da empresa.

Decisões de contratação

Muitos gerentes dependem de agências externas para suas decisões de contratação. Embora os conjuntos de habilidades sejam importantes, avaliar como um funcionário se encaixará na cultura corporativa é igualmente importante, e é melhor fazer isso pessoalmente.

Funcionários de integração

É importante que os gerentes tenham um papel ativo em fazer com que os novos funcionários se sintam bem-vindos. Eles devem estar sempre disponíveis e acessíveis aos novos funcionários.

Disciplina

Transmitir as funções disciplinares a um assistente administrativo ou de RH costuma ser um sinal de habilidades gerenciais insuficientes. Os gerentes geralmente podem ganhar mais respeito dos funcionários lidando com isso sozinhos.

Avaliações de desempenho

Fazer com que os funcionários façam suas próprias avaliações e apenas aprová-las é um péssimo serviço para todos os envolvidos. Os gerentes devem estar pessoalmente envolvidos neste processo para obter o máximo dele.

Conclusão

À primeira vista, delegar pode parecer mais problemático do que vale a pena. No entanto, quando feito de maneira adequada, o escopo, a amplitude e a qualidade do trabalho produzido mais do que compensam qualquer inconveniente.

Você ficará surpreso com o que acontece quando você organiza a carga de trabalho para que possa se concentrar apenas nas tarefas com as prioridades mais altas, enquanto outros estão trabalhando em atribuições significativas e desafiadoras.Propaganda

Ao implementar as práticas das quais falamos aqui, você poderá delegar os projetos certos às pessoas certas da maneira certa, e essa é uma receita para o sucesso.

Mais dicas sobre como delegar tarefas

• Como delegar tarefas com eficácia (guia passo a passo)
• Delegar trabalho: o que delegar e o que não?
• A importância de delegar liderança (e como delegar adequadamente)

Crédito da foto em destaque: CoWomen via unsplash.com

Referência