Quando trabalhamos pessoalmente com clientes para ordenar seus papéis e criar sistemas para eles, sempre nos deparamos com o problema de manter recibos.

Para os fins deste artigo, estamos falando sobre recibos pessoais para gerenciar sua casa. As empresas devem manter todos os recibos e, definitivamente, usar um software de gerenciamento financeiro como QuickBooks ou Peachtree para rastrear e relatar as informações.Propaganda

A maioria das despesas pessoais, entretanto, é rotineira e irrelevante, e guardar todos os recibos seria uma perda de tempo e energia. Você realmente precisa de um recibo para comprovar que comprou um chiclete junto com a gasolina?

Existem essencialmente 6 razões pelas quais as pessoas devem guardar os recibos: Propaganda

1. Comprovante de compra para garantias: Os recibos de qualquer compra importante, como eletrodomésticos, eletrônicos ou joias, devem ser arquivados nos arquivos de garantia e retidos enquanto você possuir o item. Normalmente criamos arquivos com o título principal Garantias e instruções e, em seguida, temos pastas para subcategorias de eletrodomésticos principais, eletrodomésticos, eletrônicos, computadores e periféricos, etc., dependendo dos hábitos de compra da pessoa.

2. Prova de despesas importantes: Os recibos de qualquer despesa importante para o seu carro devem ser mantidos em um arquivo para esse veículo, desde que você o possua. As principais despesas de reforma devem ser mantidas em um arquivo para reformas e reparos domésticos e, em seguida, devem ser mantidas com seus registros fiscais após a venda da casa.Propaganda

3. Devoluções ou trocas de mercadorias: Se você possivelmente pudesse devolver um item (ou se você o deu como um presente), você pode querer guardar o recibo por 30 dias ou enquanto a política de devolução da loja se aplicar (alguns são apenas 14 dias). Depois disso, você pode jogar fora os recibos ou arquivá-los se precisar deles por motivos de garantia. Recomendamos ter um local para esses tipos de recibos pendentes, como um slot em um classificador de cartas ou uma pasta de espera, e limpá-lo periodicamente quando estiver cheio.

4. Reembolsos de despesas: Você pode precisar ser reembolsado por despesas de trabalho feitas com fundos pessoais. Primeiro, descubra se sua empresa pode lhe dar um cartão de crédito para usar com esses itens no futuro para simplificar as coisas. Você também pode gostar de usar NeatReceipts , uma combinação de scanner / software feita apenas para esse propósito.Propaganda

5. Orçamento e reconciliação: Você pode estar tentando entender quanto gasta em certas categorias. Com o banco on-line fornecendo cada vez mais dados, você realmente precisa controlar tudo? Às vezes conversamos com nossos clientes sobre o que eu chamo Acelere a culpa , a sensação de inadequação de não inserir todos os recibos no software financeiro e conciliar tudo com o centavo. Se você acha que deve manter os recibos por esse motivo, recomendamos ter um arquivo de acordeão expansível simples de janeiro a dezembro para guardá-los de forma rápida e fácil.

6. Deduções fiscais: Se você vai dizer algo ao IRS, você precisa estar pronto para fazer o backup. Recomendamos ter um arquivo de imposto de renda para cada ano. Sempre tenha a pasta de impostos de pelo menos um ano preparada com antecedência, para estar pronto quando o jornal chegar. Quando você tem um recibo que será dedutível do imposto de renda, pode primeiro fazer uma anotação rápida sobre ele e depois colocá-lo em seu arquivo de impostos. As necessidades da organização tributária podem variar amplamente, dependendo da sua situação, mas a maioria das famílias não tem muito e uma pasta serve.Propaganda

Além desses motivos, geralmente você não precisa guardar recibos, então libere-se e jogue alguns fora hoje!

Lorie Marrero é uma organizadora profissional e criadora de A Dieta da Desordem , um programa online inovador e acessível para organização doméstica. O site de Lorie ajuda os membros a perderem Clutter-Pounds de suas casas, fornecendo acesso online para sua equipe de organizadores. Lorie escreve algo útil, engraçado, interessante e / ou extremamente prático a cada poucos dias em seu Blog de dieta da desordem . Ela mora em Austin, TX, onde sua empresa fornece serviços práticos de organização para clientes desde 2000.