( Nota do editor: Esta é uma postagem em destaque em nossa série contínua 30 dias com ... , que descreve o uso de uma ferramenta, serviço ou produto de produtividade que usamos nos últimos 30 dias. Queremos fornecer aos nossos leitores uma visão aprofundada das ferramentas e produtos nos quais estão interessados, fornecer a eles nossas ideias e oferecer maneiras de usar esses produtos de maneira mais rápida e melhor. Apreciar.)

Quando eu estava trabalhando de forma independente, eu realmente não precisava de um gerenciador de tarefas que pudesse lidar com a comunicação e colaboração através de quilômetros. No entanto, desde que comecei a me envolver em muito mais atividades em equipe - tanto que tendo a passar mais tempo em um ambiente de equipe do que não - descobri que meu gerenciador de tarefas que eu estava usando (OmniFocus) estava deixando um pouco de tarefas necessárias na mesa. Além disso, muitas das pessoas com quem trabalho não estão em um Mac ou dispositivo iOS, o que tornou o uso do OmniFocus um ponto discutível.

Tentei outras soluções de gerenciamento de tarefas, como Flow e até mesmo entrei no Wunderkit por um tempo. Mas nada capturou tudo que eu precisava em uma solução melhor do que Asana , a ideia do ex-co-fundador do Facebook Dustin Moskovitz e ex-funcionário do Facebook, Justin Rosenstein.

Havia muito a explorar em meus 30 dias com Asana. E embora eu tenha mergulhado muito fundo, não quero sobrecarregá-lo com todos os pontos mais delicados. Em vez disso, você terá muitos dos destaques que descobri durante meu uso do Asana durante os últimos 30 dias, e estou deixando um espaço para respirar mais explorações conforme o produto se desenvolve.

Vamos começar…

Espaços de trabalho

O Asana permite que você crie espaços de trabalho - que são realmente mais do que projetos. Na verdade, você pode colocar projetos dentro dos espaços de trabalho. A melhor maneira que posso descrever os espaços de trabalho é que eles são realmente áreas de foco nas quais você precisa manter o controle - e têm várias camadas para que você possa gerenciar tarefas e projetos dentro deles. Eu criei vários espaços de trabalho:

• Pessoal: contém projetos e tarefas pessoais
• Profissional: contém projetos e tarefas individuais relacionados ao trabalho
• Família: contém projetos e tarefas familiares
• Vários Espaços de Trabalho Baseados em Equipe: Cada um dos quais contém projetos e tarefas associados à equipe com a qual estou trabalhando naquele espaço de trabalho

Nesse último ponto, Lifehack tem seu próprio espaço de trabalho, meus podcasts com os quais tenho co-apresentador têm seus próprios espaços de trabalho e assim por diante. Basicamente, qualquer área de foco profissional que requeira compartilhamento (como um todo) obtém seu próprio espaço de trabalho. Cometi o erro de colocá-los em Profissional no início, mas depois tive que tornar todos os meus projetos e tarefas profissionais privados para mim como resultado. Portanto, se você for usar o Asana como uma solução de gerenciamento de tarefas individuais e de equipe, mantenha seu espaço de trabalho sozinho e adicione espaços de trabalho para os diferentes clientes / parcerias com os quais você precisa colaborar e adicione aqueles envolvidos a esses espaços de trabalho.Propaganda

Eu também tenho uma família separada para que eu possa compartilhar isso com minha esposa e ela não tenha que ver todas as minhas outras coisas que não a afetam diretamente. Claro, posso compartilhar tarefas e projetos individuais com ela naquele espaço de trabalho, mas ter um espaço para a família basicamente torna ela e eu colegas de equipe em uma área de foco.

Durante minhas primeiras semanas com o Asana, não fui capaz de mover os espaços de trabalho na barra lateral; eles permaneceram na ordem em que foram criados. No entanto, pouco antes de terminar meu tempo inicial com o Asana, eles fizeram a reordenação do WorkSpaces (entre outras coisas) acontecer. Isso é o quão ativamente desenvolvido é o Asana.

Cada pessoa adicionada a um espaço de trabalho receberá um convite por e-mail e você poderá ver se eles aceitaram verificando a guia Membros nas configurações do espaço de trabalho. Enquanto alguém pode ser membro de mais de um Espaço de Trabalho, as tarefas e os projetos de cada um são independentes - portanto, eles só podem vê-los dentro desse espaço de trabalho e não em todo o Asana como um todo. Acho que - apesar de não cavar para receber uma tonelada de e-mail - um e-mail de atualização regular do Asana no Workspaces ajuda com isso se você não está acostumado a trabalhar em várias áreas de foco. Você pode ativar ou desativar as notificações por e-mail nas configurações da conta Asana na guia Notificações por e-mail.

Dica: A melhor coisa sobre as notificações por e-mail do Asana é que você pode enviá-las para qualquer e-mail que desejar para os espaços de trabalho que escolher. Todas as minhas notificações do Lifehack vêm e vão para a minha conta de e-mail do Lifehack, tornando o gerenciamento dessa área de foco muito mais fácil.

Projetos

Os projetos são essencialmente a espinha dorsal do Asana, ao contrário das tarefas em outros sistemas importantes. Você pode ver os projetos de várias maneiras diferentes: por prioridade, por cessionário ou por tags associadas. A filtragem que o Asana incorporou permite uma grande personalização para que você possa ver o que deseja e como deseja.

Depois de descobrir como funcionam os espaços de trabalho, alocar projetos neles é mais fácil de entender. Você pode criar projetos públicos e privados em um determinado espaço de trabalho, sendo que os primeiros podem ser vistos por todos os membros desse espaço de trabalho. Você também pode criar um projeto duplicando um existente - o que é ótimo para projetos repetidos (como gerenciar um podcast ou uma programação de postagem de blog semanal, por exemplo). Basta clicar na lista suspensa de seta na parte superior do projeto que deseja copiar e selecionar Duplicar projeto. Em seguida, você obterá uma lista de quais itens deseja duplicar, bem como a oportunidade de alterar o nome do projeto recém-criado.Propaganda

Dica: Crie modelos de projeto usando o método de duplicação acima; eles são extremamente úteis e você pode manter muitos dos atributos do projeto original para que possa trabalhar com mais eficiência com os projetos que são executados regularmente. Ah, e você não pode adicionar datas de vencimento aos projetos, então deixe as tarefas dentro dos projetos fazerem isso por você. Basta arquivar o projeto quando todas as tarefas estiverem concluídas.

Tarefas

As tarefas são o bloco de construção de qualquer sistema de tipo de produtividade, e com o Asana isso não é diferente. As tarefas são basicamente tarefas e você pode anexar uma grande variedade de coisas a elas para torná-las mais carregadas de informações. Anotações e comentários são aspectos fantásticos do Asana, pois os comentários permitem que os colegas de equipe se comuniquem uns com os outros em uma tarefa fora do e-mail, e as anotações permitem que você coloque hiperlinks e muito mais além de uma tarefa para que você possa fornecer tudo o que alguém irá necessidade de uma tarefa dentro do Asana.

Você pode ver as tarefas por projeto, marca ou pessoa, usando as guias no painel esquerdo. Você pode garantir que verá apenas as tarefas atribuídas a você abrindo Suas tarefas, que também estão localizadas no painel esquerdo. Enquanto estiver em sua própria lista de tarefas, clique no ponto à esquerda do nome de uma tarefa (ou use os ícones nos detalhes da tarefa - localizados no painel direito) para organizar suas tarefas por intenção - como em, quando você está indo trabalhar neles. Ao concluir uma tarefa, clique no menu suspenso Arquivo na parte superior de um projeto para ocultá-lo da visualização.

Algo que você precisa ter em mente ao criar tarefas é que tudo o que você adicionar em Suas Tarefas (ou em um projeto privado) é privado por padrão. Mas assim que você adicionar marcas públicas ou adicionar a tarefa a um projeto público, você tornará a tarefa pública - e visível para todos os membros do espaço de trabalho. Eu adiciono um x às tags que são destinadas para uso privado (como xwriting vs writing) para que eu não compartilhe acidentalmente algo que deve permanecer escondido. Certifique-se de colocar o x na frente da tag para não preencher automaticamente uma tag pública por engano.

Para adicionar uma data de vencimento a uma tarefa, basta clicar no campo de detalhes da tarefa (ou usar Tab + D no teclado). Você pode configurar a tarefa para repetir regularmente - ou configurá-la para um intervalo bem legal conhecido como periodicamente. Isso basicamente permite que você atribua um determinado número de dias após ser marcado como concluído para repetir mais uma vez. Se você precisar controlar outras pessoas, basta verificar o status de uma tarefa no fluxo de trabalho de um responsável olhando o ícone à direita do nome nos detalhes da tarefa.

Dica: Quando você faz uma lista de tarefas (para mim, é com o Simplenote no meu iPhone - embora você possa usar qualquer editor de texto que sincroniza de volta com o seu computador) e arrasta para o Asana, ele cria uma tarefa separada para cada item. E se você tiver um espaço entre cada lista - usando marcadores, por exemplo, com um título, isso torna o ponto sem marcadores um Título de prioridade. Embora isso não funcione no aplicativo do iPhone, permite que você faça listas simples com um editor de texto e, em seguida, traga-as para o Asana para processamento quando estiver pronto.

Tag

Eu vejo as tags como se fossem contextos no sentido GTD. Aqui está o que Asana diz sobre tags:Propaganda

As tags fornecem um nível adicional de categorização para tarefas - elas identificam características importantes que as tarefas compartilham.

Eu uso locais (ou atividades, como Escrever) como marcas. Mas, ao contrário dos contextos em aplicativos GTD como OmniFocus, posso atribuir várias tags a uma tarefa olhando para elas desta forma. Este é um ótimo recurso, especialmente quando você considera que pode alterar uma tag para um projeto se sentir necessidade de fazê-lo. Eu não fiz isso ainda, mas se eu acabar usando o Twitter como uma tag para várias tarefas a ponto de ir além de sua utilidade como tal, posso transformá-lo em um projeto e, em seguida, atacá-lo desse ponto de vista. Isso me permite duplicá-lo continuamente, caso precise gastar muito tempo no Twitter (ou se torna um aspecto maior do meu espaço de trabalho do que o que uma tag indicaria).

Dica: Isso vem direto do Asana: Para tarefas que são necessárias para a conclusão de mais de um projeto, você pode indicar isso clicando no botão de adição à direita de Projetos nos detalhes da tarefa ou digitando Tab + P e digitando o nome do projeto em questão.

A caixa de entrada

Veja como o Asana define sua caixa de entrada, que é um pouco diferente do que a maioria das pessoas tradicionalmente pensa:

(Asana's) Caixa de entrada mostra todas as tarefas que foram atribuídas a você por outra pessoa ou de outro contexto. Você pode aceitar tarefas da seção Novas tarefas clicando no ícone da caixa de entrada e escolhendo uma opção.

A melhor coisa que você pode fazer com isso é seguir práticas simples de GTD de Do, Delegate, Defer ou Delete. Eu geralmente passo por cada caixa de entrada do espaço de trabalho todas as manhãs e anexo tarefas a vários projetos (se isso ainda não tiver sido feito pelo designado). Em seguida, anexei datas de vencimento, etiquetas, etc. a eles de acordo. Isso me tira da caixa de entrada e dá um passo adiante em meus espaços de trabalho - que é exatamente onde eu preciso estar.

A grande coisa sobre o Asana é que a Caixa de entrada está lá apenas para armazenar tarefas, não é um lugar viável para mantê-las. Na verdade, mantê-los no Asana é muito mais transparente do que se você fosse fazer isso em uma caixa de entrada de e-mail normal. Uma vez que notas e comentários são atualizados pelos membros da equipe assim que uma tarefa sai da Caixa de entrada, é ótimo para aqueles que simplesmente não conseguem entender como enviar coisas do e-mail para um gerenciador de tarefas. O Asana elimina as caixas de entrada ruins, introduzindo outras melhores. É por isso que funciona tão bem para não GTDers - e por que é contra-intuitivo para alguns migrar para ele depois de estar em algo como OmniFocus, por exemplo, que trata as caixas de entrada de forma completamente diferente.

Uma conexão aparentemente perfeita

Contanto que as pessoas aceitem o Asana, seus fluxos de trabalho irão melhorar drasticamente. Tive um companheiro de equipe que entrou e está jogando comigo - e estamos à frente do jogo como resultado. Já tive outras pessoas que simplesmente não conseguem entrar no assunto, esquecem de seguir uma tarefa ou me enviam de volta em vez de atualizar através do Asana, o que cria redundância. Mas, como estou usando religiosamente, sou capaz de me manter no caminho certo e estou convertendo lentamente o que antes não era conversível.Propaganda

Os não conversíveis incluem aqueles que usam outras soluções de gerenciamento de tarefas de equipe, aqueles que usam gerenciadores de tarefas individuais ... e aqueles que não usam nenhum. Isso ocorre porque todas as alterações que eu fizer nas guias Projetos, Marcas e Pessoas serão enviadas para todos os outros na área de trabalho. Esse tipo de conexão é difícil de manter consistente via e-mail.

Essa é apenas uma das coisas que tornam a barreira de entrada da Asana extremamente baixa (pelo menos para os padrões de solução de produtividade), e isso só pode ser um bom presságio para a empresa.

Lista de desejos do Asana

Se você já usa o Asana, sabe que ele está ativo (e constantemente ativo nesse) desenvolvimento. Ainda assim, há algumas coisas que eu estava curioso quando se trata de recursos que podem ou não vir para o Asana. Então, pedi a Kenny Van Zant da Asana para falar com eles:

EU: Você pode converter tarefas em projetos?
Kenny: Na verdade, temos iterado no design de subtarefas / hierarquia por um longo tempo. Existem muitas nuances interessantes, e não achamos que nenhum dos serviços existentes acerte. Neste ponto, já passamos por uma série de designs e protótipos em busca do equilíbrio perfeito entre poder e facilidade de uso / dificuldade de se pendurar, e estamos muito entusiasmados com a solução para a qual ' re convergindo.

EU: Exportação de dados para acesso offline - o que você pensa sobre isso?
Kenny: Planejamos oferecer suporte a esse tipo de exportação, além dos recursos existentes de impressão e multisseleção e cópia. Porém, o mais empolgante é que planejamos oferecer suporte ao acesso off-line e, em última análise, até mesmo à edição, direto no navegador por meio do suporte off-line do HTML5. Nossa pilha de tecnologia nos torna realmente adequados para fornecer isso, já que quase todas as funcionalidades do Asana são executadas dentro do navegador. (Mesmo hoje, se você se desconectar da Internet enquanto usa o Asana, você pode continuar a fazer alterações, deixar comentários, etc., e suas alterações serão salvas sempre que você se reconectar.)

EU: Considerando a recente onda de postagens sobre a importância de datas de início versus datas de vencimento (principalmente com OmniFocus), o Asana tem planos para implementação nessa frente?
Kenny: Nosso plano de calendário / cronograma é uma das partes mais interessantes de nossa visão de produto. Não quero revelar muito ainda, mas daremos aos indivíduos e equipes uma compreensão compartilhada de tempo e uma confiança em sua capacidade de prever o futuro de seus projetos em um nível que antes era impossível sem um projeto oneroso e detalhado processo de gerenciamento - muito além das datas de vencimento vs. datas de início.

EU: Hora do dia ... por que não está aí?
Kenny: Na verdade, não vemos muitas solicitações de prazos, mas concordamos que é um recurso ausente e será abordado pelo trabalho de calendário / cronograma mencionado acima.

EU: O que está por vir para a Asana em termos de iPad, iPhone, Android ...?
Kenny: O aplicativo móvel atual é principalmente um companheiro do Asana em sua área de trabalho, para que você possa acessar suas tarefas onde quer que vá. Mas essa era apenas a versão 1: vamos construir uma experiência no iOS e Android que é tão ágil e cheia de recursos quanto o aplicativo para desktop é hoje. Estamos muito empenhados em fornecer uma ótima experiência no celular e no tablet.Propaganda

Em conclusão

Estou realmente cavando Asana. Ele tem a onipresença, coesão e adaptabilidade que tenho procurado em uma solução de gerenciamento de tarefas. Ele pode ser escalado para cima ou para baixo, permitindo o gerenciamento de tarefas individuais e em equipe - e é extremamente rápido em sincronização e conectividade (ele pega uma página do Google Wave e permite que você veja quando alguém está digitando). E permite que aqueles que desejam gerenciar tarefas por e-mail façam exatamente isso, sem prejudicar o progresso daqueles que não desejam, devido à integração implementada.

Enquanto meus 30 dias com Asana terminam, meus dias com Asana estão apenas começando. Eu recomendo fortemente que você dê Asana um olhar. É uma verdadeira virada de jogo.