Não importa em qual negócio você esteja, as chances são de que você gaste pelo menos algum tempo em compromissos. Seus compromissos podem ser reuniões de grandes grupos, individuais ou até entrevistas de emprego. Você pode até ignorar o aspecto face a face da reunião e fazer chamadas em conferência ou usar o Skype. Não importa o tipo de reunião que você tenha agendado, no entanto, essas dicas podem ajudá-lo a melhorar suas habilidades de definição de compromissos.

1. Defina agendas com antecedência. Saber o que você planeja realizar em uma reunião pode ajudá-lo a decidir por quanto tempo pretende permanecer naquele compromisso - supondo que você possa cumprir sua agenda. Pode ser difícil fazer com que outras pessoas se mantenham em dia, mas ninguém quer realmente passar o dia todo em um único compromisso. Além disso, cumprir uma agenda previamente acordada é realmente a única maneira de ter certeza de quando sua reunião terminar.
2. Oferece opções de hora e data para compromissos. Em vez de passar por um longo processo de idas e vindas, seja por telefone ou por e-mail, escolha dois ou três horários que funcionem para você e apresente-os à outra metade de seu compromisso. Se você está lidando com um grupo maior, é quase garantido que pelo menos uma opção não funcione para alguém, e ter várias opções é uma maneira muito mais rápida de chegar a um consenso.
3. Evite aplicativos de software sofisticados. Embora existam softwares de configuração de compromissos muito interessantes por aí, tente evitar o uso de qualquer coisa fora do comum. A exceção a esta regra são festas ou reuniões muito grandes. Em geral, usar esses aplicativos leva mais tempo do que realmente vale a pena - há uma curva de aprendizado para novos usuários, e ter que visitar um site para responder pode levar o dobro do tempo de responder a um e-mail. No entanto, quando você está tentando coordenar grandes grupos de pessoas, o uso de um aplicativo pode fornecer um local central em vez de enviar grandes lotes de e-mails.
4. Certifique-se de que realmente precisa de uma reunião. Muitos compromissos são marcados para coisas simples, como entregar um documento para aprovação. A menos que esse documento seja curto o suficiente para ser completamente examinado durante a reunião, pode valer mais a pena entregá-lo e voltar mais tarde para responder a perguntas e tratar do processo de aprovação. Antes de realmente marcar seu compromisso, pense se o assunto pode ser tratado de forma mais rápida.
5. Minimize o tempo de viagem. Uma das razões pelas quais os compromissos ocupam tanto tempo em nossos calendários é a necessidade de viajar. Temos que viajar para os escritórios dos clientes, cafés ou onde quer que nos encontremos. Podemos minimizar esse compromisso sugerindo que nos encontremos em nossos próprios locais, no meio do caminho ou pulemos a reunião pessoalmente. Opções como chamadas telefônicas ou videoconferência podem, muitas vezes, atender a todos os requisitos do compromisso para o qual você estava indo de carro para o outro lado da cidade.
6. Programe o tempo para a preparação e para o interrogatório Quando você marcar seu compromisso, pense no que você precisa fazer para se preparar para ele - revisar um relatório, preparar uma apresentação ou passar a ferro sua camisa - e agende um tempo para cada uma dessas atividades antes do seu compromisso real. Também vale a pena agendar uma sessão de preparação de quinze minutos antes de sua consulta para quaisquer detalhes de última hora. O mesmo vale para depois: você pode ter certas tarefas de acompanhamento para realizar após a reunião. Agendar pelo menos alguns minutos após um compromisso garante que você terá tempo para se certificar de que suas anotações estejam completas e qualquer tipo de ação adicional pelo menos entrará em sua agenda (se você não puder fazer isso então).
7. Separe compromissos pessoais e de negócios. Muitos de nós tentamos carregar todos os nossos compromissos fora do escritório em um dia. Ignorando o problema do que acontece se apenas um chegar atrasado, você tem o problema de tentar mudar de marcha entre a apresentação que acabou de fazer a um cliente e a injeção que o médico está esperando para dar a você. Esse tipo de mudança mental só pode tornar mais difícil lidar com seus compromissos posteriores. Tente agendar seus compromissos pessoais e empresariais em dias diferentes.
8. Mantenha seus agendadores de compromissos atualizados. Se você não é a única pessoa que programa seus compromissos, é vital manter os outros informados. Caso contrário, seu outro significativo pode estar esperando por você em um jantar em família ao mesmo tempo em que você está terminando um projeto importante. Eu gosto de calendários compartilhados, como o Google Agenda, por esse motivo, mas existem maneiras de compartilhar quase todos os tipos de calendário, se você depende de seu próprio sistema. Os agendadores de compromissos podem incluir seu gerente, sua cara-metade, um assistente administrativo (o seu ou os departamentos) e uma série de outras pessoas.
9. Limite de convidados. Você pode não precisar de toda a empresa presente para um relatório de progresso. Em vez disso, decida quem realmente precisa estar em seu compromisso - você sempre pode enviar um e-mail em massa mais tarde, se as pessoas se sentirem excluídas. Eu já estive em situações em que os superiores se sentiam deixados de lado se você não os trouxesse em cada compromisso que estava marcando. A melhor aposta parece ser apresentar a reunião como algo que não seria um uso valioso de seu tempo.
10. Confirme tudo! Confirme quando e onde é a reunião, o que a agenda cobre e até como chegar lá. Tudo o que você realmente precisa é de um breve e-mail um ou dois dias antes da consulta que descreva a consulta e peça um simples sim em resposta se tudo estiver correto.