Enquanto bons assistentes podem nos libertar das operações rotineiras do escritório e guardar nossas agendas, grandes assistentes podem realizar o trabalho rotineiro não de supervisão normalmente executado por um gerente ou executivo, liberando-nos para nos concentrarmos em tarefas de nível superior.Propaganda

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Para aqueles de nós que têm a sorte de ter ótimos assistentes, sabemos como eles podem melhorar significativamente a nossa eficácia. Tive a bênção de ter dois assistentes incrivelmente excelentes e, embora cada um tenha assumido cargos de maior responsabilidade, suas contribuições permanecem comigo.Propaganda

Contribuições de alto retorno

Os quatro itens a seguir são tarefas (ou áreas de desempenho) que um assistente de confiança pode realizar prontamente, liberando seu tempo de até algumas horas por dia imediatamente e melhorando drasticamente a operação de seu escritório - a menos que já seja uma máquina bem ajustada.Propaganda

1. Seja o administrador de sua programação. Incentive seu assistente a se responsabilizar pela eficácia de sua programação. Certifique-se de que ele ou ela entende sua prioridade de trabalho e quem pode - e deve - ter permissão para substituir seu dia planejado. Em seguida, deixe seu assistente começar a gerenciar seus compromissos para você. Reúna-se com ele todas as manhãs e todas as tardes para revisá-lo por algumas semanas e depois reduza as reuniões a uma frequência que sirva a vocês dois.
2. Filtre e solicite seu e-mail. Mesmo. Porque fazer vocês Você precisa decidir qual e-mail você lê - e por que você deve tomar essa decisão repetidamente com base em quando alguém o envia? As pessoas enviam muitos e-mails e quase não têm discernimento para torná-los mais eficazes. Deixe seu assistente decidir o que você precisa ler e quando. Como vocês dois organizam esse processo é com você.
3. Faça anotações sobre tópicos de seu interesse nas reuniões. Se você estiver usando seu assistente de maneira eficaz, ele já tem uma ideia do tipo de informação de que você precisa para desempenhar bem seu trabalho. Deixe-os ajudá-lo a obtê-lo e encoraje-os a alertá-lo sobre coisas que você não perguntou.
4. Identifique melhorias nas operações do escritório. Este é fácil. Ou você pode dificultar. Se você não tiver outra pessoa que seja o gerente do escritório, seu assistente estará em uma ótima posição para recomendar - ou simplesmente fazer acontecer - melhorias em como as pessoas e as informações fluem para dentro e para fora de sua organização. Dê a eles a responsabilidade e autoridade para fazer isso.

Potenciais Mudadores de Jogo

Os quatro itens restantes contêm itens com os quais alguns gerentes se sentem confortáveis, e alguns itens que muitos são muito desconfortável com. Ninguém prometeu que o gerenciamento seria fácil; essas mudanças em potencial podem ajudar um grande assistente a ajudá-lo a ser muito mais eficaz.

1. Responda a e-mails de rotina para você. Muitos deles são bastante fáceis. Exemplos típicos incluem solicitações rotineiras de informações, respostas a agendamento de emails e consultas para as quais sua experiência no assunto ou decisões específicas não são necessárias. Em outros casos, permitir que seu assistente entenda como você responderia a mensagens semelhantes permitirá que ele redija as respostas para sua revisão e transmissão.
2. Participe de reuniões não decisórias para você. Se o objetivo da reunião for a distribuição de informações, e não a tomada de decisões, seu assistente pode liberar algum do seu tempo para outras coisas, participando dessas reuniões e reunindo as informações. Em seguida, eles podem resumir para sua revisão.
3. Demonstrar potencial para avanço. Alguns assistentes realmente excelentes ficam muito felizes nessa função e não desejam passar para outras posições ou adquirir responsabilidades adicionais, mesmo quando demonstram capacidade para isso. Outros têm a capacidade e o desejo de maior responsabilidade. Considere dar a eles. Caso contrário, você perde um ótimo assistente, bem como um profissional com desempenho potencialmente alto para outro trabalho.
4. Identifique o talento potencial para você. O que?! Deixe sua assistente encontrar talentos para você ?! Por que não? Se um assistente tem essa habilidade, por que desperdiçá-la? Poucas pessoas conhecerão suas necessidades organizacionais e agenda de gerenciamento tão bem quanto seu assistente, e poucas pessoas estão tão bem posicionadas para vender o trabalho para você. Isso significa deixá-los contratar o talento? Não. Não estou sugerindo delegar autoridade de contratação. Estou sugerindo aproveitar os ativos disponíveis para alcançar maior eficácia com tempo e recursos limitados.

(Crédito da foto: Mulher jovem usando fone de ouvido via Shutterstock)