Mesmo após o advento das mídias sociais e das melhorias nas mensagens de texto, o e-mail ainda é o meio de comunicação que continua a prevalecer no meio profissional. A capacidade de orientar, apagar incêndios e muito mais sem estar cara a cara permitiu que muitas empresas usassem o e-mail como ferramenta de produtividade. No entanto, há momentos em que o profissionalismo sai pela janela e as regras de etiqueta são esquecidas. Hoje, daremos uma olhada em 27 dicas de etiqueta de e-mail para profissionais de negócios.

1. Saudações e despedidas

Nunca começo um e-mail com o conteúdo. Um e-mail sempre começa com uma introdução sonora ou com o nome do destinatário. Isso irá, no início, deixá-los saber com quem estão falando. Ao começar reconhecendo-os pelo nome (por exemplo, Hello, John Doe), você os informará com quem pretende falar. Quando terminar de enviar um e-mail, sempre termine dizendo Obrigado ou Cheers, para praticar a boa etiqueta e o respeito.

2. Saiba quando ligar

Nem toda comunicação deve ocorrer por e-mail. Assim que a conversa começar a mencionar detalhes, pode ser aconselhável agendar um telefonema - isso pode evitar mal-entendidos e pode até acelerar sua correspondência. É também respeitoso atender ao telefone quando uma reunião, agendada por e-mail, é cancelada.

3. Cuidado com a pontuação

Profissionalismo envolve saber como cuidar de sua pontuação. Em uma correspondência de e-mail padrão, você deve usar pontos e pontos de interrogação cerca de 95% do tempo. Deixe pontos de exclamação para quando sua conversa for alegre e você estiver familiarizado com o destinatário.

4. O relógio está correndo

Ao lidar com negócios, nunca os deixe esperando. Como diz o ditado, tempo é dinheiro. Você nunca deve permitir que um destinatário espere mais de dois dias pela sua resposta. Assim como um telefonema, a espera de um e-mail pode atrasar o andamento de qualquer projeto que você esteja tentando estabelecer. Afinal, não é por isso que você está enviando e-mail e não usando o correio tradicional?

5. Escreva certo

A gramática e a ortografia devem ser duas considerações ao enviar e-mail em um ambiente profissional. Mesmo que o conteúdo seja a estrela do e-mail, garantir que sua gramática esteja sob controle permite que o conhecido de negócios saiba que você está levando a conversa a sério. A maioria dos clientes de e-mail tem verificações ortográficas e gramaticais, então use-as!Propaganda

6. Considere a cultura da empresa

Sejamos honestos - embora a gramática e o tom devam ser profissionais, ainda devemos considerar as empresas que estamos entrando em contato. E-mails de negócios internos entre empresas mais relaxadas, é claro, serão um pouco diferentes, digamos, da Casa Branca. Enquanto se preocupa com sua gramática, continue a emitir uma vibração acessível ao enviar e-mail.

7. Projete a linha de assunto perfeita

A primeira coisa que o destinatário vê é a linha de assunto. Francamente, eles perceberão a importância de um e-mail pela linha de assunto antes de ler seu conteúdo. Certifique-se de deixar uma boa impressão, levando em consideração as letras maiúsculas, sendo conciso e direto ao ponto.

8. Responder vs. Responder a Todos

Nada é mais embaraçoso do que enviar um e-mail em massa destinado a apenas um destinatário. Este é o resultado de um e-mail que começou com vários destinatários. Ao responder, você terá a opção de Responder - que envia um e-mail ao remetente - ou Responder a Todos, que envia sua mensagem a todos para os quais a mensagem original foi enviada. Verifique antes de enviar ou você se arrependerá.

9. Considere a privacidade dos outros

Haverá casos em que você terá que enviar e-mails comerciais para vários destinatários que podem não se conhecer. O endereço de e-mail do destinatário é adicionado à seção Para: em e-mails normais, mas em e-mails de vários destinatários, você deve adicionar os endereços à seção CCO ou Cópia Carbono oculta, para evitar que outros vejam os endereços dos destinatários

10. Personalize uma assinatura

Ao contrário de uma saudação ou envio, uma assinatura de e-mail é automaticamente adicionada ao final da mensagem, onde você pode adicionar uma pequena biografia e informações de contato. Isso não substitui uma saudação de qualidade, mas permite que um novo conhecido saiba mais sobre você e saiba onde entrar em contato com você.

11. Vá em modo de férias

Várias vezes por ano, durante as férias, geralmente me vejo separado do meu e-mail. Como visto na dica nº 4, o tempo é essencial, e é rude deixar um e-mail sem resposta em sua caixa de entrada. Para alertar as pessoas sobre minha ausência, adiciono uma resposta automática (por meio do Gmail, mas também disponível em outros clientes) mencionando por que fui embora e quando voltarei.Propaganda

12. Esteja atento aos links

Os hackers encontraram maneiras de adicionar vírus e malware a anexos e links. Ao encaminhar e-mails, certifique-se de que os links e anexos estejam seguros. Além disso, reduza o número de mensagens em cadeia que você encaminha e nunca envie de um destinatário desconhecido.

13. Crie um TL: Resumo de DR

TL: DR é uma sigla que significa Muito tempo, não leu. É bastante direto e é o caso de muitos conhecidos de negócios ocupados que simplesmente estão muito ocupados para ler longas conversas de e-mail. Por esse motivo, ao encaminhar ou periodicamente ao responder a conversas, resuma os pontos anteriores em marcadores para manter os destinatários atualizados sobre o conteúdo do e-mail.

14. Dica de pesquisa de emprego: currículo e carta de apresentação

Ao procurar um emprego, a etiqueta no e-mail é de extrema importância. Ao responder a um quadro de empregos, certifique-se sempre de incluir seu currículo e carta de apresentação. Por padrão, devem ser anexos, a menos que sejam explicitamente contra eles.

15. Pergunte antes de anexar

A razão pela qual as empresas não gostam de anexos grandes é porque as empresas recebem um espaço de armazenamento especificado pelo qual pagam. Seu grande anexo consome seu subsídio de armazenamento. Antes de enviar um anexo grande ou vários, sempre peça permissão ao destinatário.

16. Quando a ironia é apropriada?

A ironia é uma forma popular de comédia para a maioria das pessoas. No entanto, em um ambiente de negócios, você deve evitar isso. A ironia em qualquer forma escrita pode, na melhor das hipóteses, ser mal interpretada e, na pior, considerada ofensiva. Guarde a ironia para e-mails dentro de sua empresa.

17. Repense sua fonte

Um e-mail da empresa não é uma apresentação do PowerPoint do seu projeto de inglês da sexta série: deixe as fontes extravagantes para outra hora. Além de parecer pouco profissional, algumas empresas podem não ter os clientes de e-mail que podem apresentar essas fontes. Além disso, quem quer ler a fonte Edwardian Script?Propaganda

Fontes profissionais para usar

• Times New Roman
• Georgia
• Varanda
• Arial
• helvética
• Calibres

18. Documentos abertos para todos

Os tipos de arquivo obscuros podem impedir que as empresas abram os anexos que você envia, o que pode desacelerar as operações de negócios e projetos. Deixe os tipos de arquivos anexos em PDFs, .doc, .txt ou .jpeg. Eles geralmente têm um tamanho razoável e podem ser abertos na maioria das máquinas e sistemas operacionais.

19. Separe o trabalho do jogo

Não é aconselhável usar o e-mail da sua empresa para enviar mensagens pessoais a amigos e parentes. Use seu e-mail comercial apenas para colegas e conhecidos de negócios, por dois motivos: para manter a natureza profissional de sua caixa de entrada e para limitar o desperdício de espaço de armazenamento de e-mail.

20. Certifique-se de que seu e-mail não foi enviado para a lixeira

Se você não recebeu uma resposta de um receptor, é provável que ele esteja ocupado. Perguntar se eles receberam ou não sua mensagem pode piorar a situação, mas há momentos em que os e-mails são bastante pertinentes. Espere de uma semana a uma semana e meia se o tempo permitir, e se você ainda não tiver uma resposta, ligue para eles ou envie outro e-mail.

21. Deixe suas intenções claras

Quando os destinatários têm apenas um ou dois minutos para ler um e-mail, você deve deixar sua mensagem o mais concisa e direta possível. Descreva no início do e-mail o que você espera do destinatário antes de ir um pouco mais a fundo.

22. Conecte o e-mail ao seu telefone

Para evitar que os destinatários esperem, conecte seu e-mail comercial ao telefone para garantir que você possa respondê-los em tempo hábil. Nas configurações da maioria dos smartphones, você pode ajustar sua assinatura.Propaganda

23. Siglas internas da empresa

Embora siglas não sejam aconselháveis ​​para novos conhecidos, criar siglas de empresas entre colegas de trabalho pode ser uma maneira inteligente de garantir que eles entendam a importância ou a intenção da mensagem. Siglas como NRN (Sem necessidade de resposta) podem permitir que os colegas saibam quais mensagens são urgentes e o que podem esperar.

24. Estenda o que está no e-mail

É fácil culpar o esquecimento ou mal-entendido de uma solicitação de reunião enviada por e-mail. A maioria dos clientes de e-mail não possui sistemas de alarme. Isso significa que é sua responsabilidade aplicar fora da caixa de entrada o que é relevante (criando alertas de calendário para reuniões, etc.) para ser produtivo.

25. Considere as diferenças de tempo

Pode ser agravante solicitar uma ligação ou reunião por e-mail e não receber uma resposta em tempo hábil. É necessário, no entanto, garantir que isso não seja devido a diferenças de fuso horário. Se você estiver solicitando uma ligação de um conhecido australiano e estiver em Nova York, certifique-se de que as diferenças de fuso horário sejam resolvidas.

26. Verifique sua agenda

Para evitar idas e vindas desnecessárias por e-mail, é aconselhável estar atento às tradições e feriados da cultura ou religião do destinatário. Se você estiver em um país onde o Natal não é amplamente comemorado, pode não ser aconselhável agendar uma reunião para 24 de dezembro, quando o resto do seu local está funcionando normalmente.

27. Informe os funcionários sobre etiqueta

É muito bom seguir todas essas dicas de etiqueta de e-mail por conta própria, mas se você for o único a segui-las, isso ainda dará uma imagem ruim à sua empresa. Compartilhe dicas valiosas de etiqueta de e-mail com seus colegas de trabalho para garantir que o nome da empresa seja mantido em boas condições.

Informe nos comentários abaixo um momento em que sua etiqueta no e-mail deixou uma boa impressão no destinatário. Além disso, informe-nos quando a etiqueta de e-mail foi jogada para fora da janela e o resultado.Propaganda