Um plano de contingência não parece o que você discutiria com os amigos durante um bolo e café, mas é uma parte essencial de qualquer plano real que você faça. Você pode precisar de um (ou mais) para o seu negócio, projeto escolar ou mesmo férias em família. O maior problema em fazer um plano de contingência é que as pessoas muitas vezes não têm certeza sobre o que incluir nele. Aqui está um guia prático para você fazer um abrangente.

Índice

1. O que é um plano de contingência?
2. O que acontece se você não tiver um plano de contingência?
3. E se o plano de contingência for ruim?
4. Como um plano de contingência pode beneficiar você?
5. Como escrever um bom plano de contingência?
   • 1. Identificar
   • 2. Priorizar
   • 3. Plano
   • 4. Execute
   • 5. Revise
   • Alguns exemplos concretos para colocar as coisas em perspectiva:

O que é um plano de contingência?

Um plano de contingência é um conjunto de ações que você executará quando algo inesperado acontecer. Pense nisso como um plano de backup ou um Plano B. Ele deve ter instruções que você pode seguir quando seu plano original não funcionar devido a mudanças na situação.

Um plano de contingência prepara você para lidar com quaisquer problemas futuros que possa encontrar e fornece algum tipo de rota de fuga para qualquer acidente.^[1]

O que acontece se você não tiver um plano de contingência?

Se algo der errado com seu Plano A inesperadamente, ou se acidentes forçarem você a mudar seu plano atual, é provável que você entre em pânico. Especialmente se você não estiver bem preparado para lidar com contingências, provavelmente não conseguirá pensar com clareza o suficiente para encontrar a solução de que precisa naquele momento. Você não saberá o que fazer.

O que é pior, até que você consiga colocar a situação sob controle, os negócios não podem voltar ao normal. Você terá que consertar o problema e fazer novos planos.Propaganda

E se o plano de contingência for ruim?

Não pense que fazer um plano de contingência é uma tarefa simples. Um plano de contingência deve ser abrangente, o que requer muita consideração cuidadosa. Caso contrário, não é útil.

Por exemplo, você pode estar preparado para os tipos errados de acidentes. E quando seu plano não funcionar como esperado, você não estará organizado o suficiente para lidar com a crise. Ou seja, você entrará em pânico.

Como um plano de contingência pode beneficiar você?

Por exemplo, um plano de contingência permite que você lide com acidentes de forma rápida e eficaz.^[2]Em um cenário de negócios, pode até mesmo ajudá-lo a economizar tempo e custos ao consertar a situação.

Além disso, um plano de contingência ajuda a minimizar as consequências negativas ou perdas causadas pelo evento inesperado. Ele o orienta para começar a lidar com a situação assim que algo der errado e o mantém seguro.

Afinal, ter um plano de contingência pronto é reconfortante, porque você não terá que se preocupar em fazer novos planos com pressa.Propaganda

Você pode pensar que acidentes são improváveis. Você pode pensar que seu Plano A é perfeito. No entanto, você deve ter em mente que o futuro é incerto até que se torne o presente, e que nós, como seres humanos, não podemos controlar 100% do que acontece. Você não quer se arrepender de não ter um plano de contingência quando já é tarde demais!

Como escrever um bom plano de contingência?

Existem basicamente 5 etapas:^[3]

Agora vamos examiná-los um por um:

1. Identificar

Como um plano de contingência tem a ver com o que é inesperado, você deve primeiro tentar prever os riscos:^[4] Propaganda

• O que poderia dar errado?
• Qual a probabilidade de dar errado?
• Qual é o impacto e as consequências da contingência?
• Qual deve ser sua reação ou solução?
• Como você pode se preparar para isso com antecedência?

2. Priorizar

Usando o que você escreveu na Etapa 1, classifique seus riscos por seu possível impacto e probabilidade. Quanto mais provável for o risco de acontecer e quanto mais sério for o impacto, mais elevada deve ser a classificação.

Você tem que decidir quanto peso colocar em cada risco de acordo com sua situação.

3. Plano

O próximo passo é realmente escrever seu plano de contingência. Tendo em mente os recursos disponíveis para você, projete soluções para os riscos que deseja cobrir no plano. Seja realista sobre suas necessidades: talvez algumas questões tenham que ser tratadas antes de outras, ou talvez você tenha que tomar medidas dentro de um determinado período de tempo, etc.

Também é importante dar instruções claras e simples, para que você não esqueça o que escreveu meses depois, ou que alguém as interpretará mal.^[5]

4. Execute

Se o seu plano de contingência envolve outras pessoas, por exemplo, seus colegas ou membros da sua família, converse com eles. Deixe-os saber o que eles devem fazer quando certas coisas acontecem.^[6]Prepare-os.Propaganda

Então, se o seu plano inclui ações para se preparar para futuros acidentes, execute-as. Isso pode ajudá-lo a reduzir os riscos que você pode ter durante o estabelecimento de metas.

5. Revise

Mudanças acontecem o tempo todo. Para que seu plano de contingência seja prático, você deve revisá-lo e fazer ajustes regularmente. Avalie os itens em seu plano. Com o tempo, alguns riscos podem se tornar mais ou menos prováveis ​​ou podem trazer resultados diferentes. Aprenda bem a sua situação e atualize as suas soluções de acordo.

Se o seu plano é sobre riscos de grande escala, como desastres naturais ou falhas de servidor, a realização de exercícios é muito útil para identificar quaisquer pontos fracos do plano, bem como certificar-se de que as pessoas envolvidas estarão preparadas para agir de acordo com o plano quando houver para.

Alguns exemplos concretos para colocar as coisas em perspectiva:

Exemplo 1: Plano de contingência para uma exposição ao ar livre

• Risco potencial: chuva
• Quem será afetado: Expositores, visitantes, organizadores e membros da tripulação
• Ação 1: proteger os itens da exposição
  • Quem irá agir: Membros da tripulação no local
  • Preparação: Capas à prova de chuva para as barracas dos expositores, enviar e-mail aos expositores com previsões do tempo com 3 dias de antecedência
• Ação 2: conduza os visitantes para áreas protegidas
  • Quem tomará medidas: membros da tripulação no local, guardas de segurança
  • Preparação: marque as áreas designadas como áreas proibidas de estacionamento, jaquetas impermeáveis ​​para a tripulação

Exemplo 2: plano de contingência para fazer um discurso para um grande grupo de público (colegas de trabalho) Propaganda

• Risco potencial: o projetor ou o computador não funciona
• Quem será afetado: Eu
• Ação: escreva o esboço e os pontos-chave no quadro branco enquanto eu falo
  • Quem vai agir: Eu
  • Preparação: notas em cópia impressa, 3 marcadores coloridos, apostilas impressas

Crédito da foto em destaque: Flaticon via flaticon.com

Referência