Eu encontro recibos nos lugares mais malucos: não só os encontro em carteiras e bolsas, mas não é incomum pescá-los para fora do arquivo ou atrás do sofá. Afinal, aqueles pequenos pedaços de papel podem deslizar no momento em que você virar as costas. A única maneira de mantê-los alinhados é ter um sistema organizacional simples. Durante anos, a abordagem clássica foi uma caixa de sapatos cheia de recibos. É uma ótima maneira de garantir que todos os nossos pedaços de papel estejam em um só lugar, mas ainda deixa algo a desejar. Quando chega a época dos impostos, podemos escolher entre entregar a caixa a um contador ou separá-la nós mesmos. Propaganda

Existem outros planos que podem fazer mais sentido: podemos eliminar muito do trabalho que vem junto com o rastreamento de despesas com um pouco de tecnologia. As opções abaixo podem simplificar a situação e tornar a temporada fiscal mais tranquila.

1. Use plástico

Se você puder fazer todas as compras com cartão de crédito ou débito, poderá eliminar a coleta de recibos. A maioria dos pacotes de software de contabilidade pode recuperar as informações da sua conta - e interpretá-las até certo ponto. No entanto, existem certas desvantagens em confiar inteiramente nos extratos do cartão. A maioria não identifica especificamente apenas o que você comprou e pode ser difícil lembrar se um determinado pagamento à livraria no ano passado foi uma despesa educacional. Pagamentos em dinheiro também podem ser uma grande chave no sistema - há muitas oportunidades para despesas que você precisa controlar, que serão apenas em dinheiro (pense em dividir uma refeição com um cliente). Existem outras questões específicas que acompanham a decisão de usar um cartão de débito ou um cartão de crédito.Propaganda

Você pode anotar suas despesas na maioria dos programas de contabilidade, entretanto, desde que você mantenha seus recibos em dia, você pode evitar organizá-los e categorizá-los além de uma vez por mês. Não é uma solução perfeita, mas não vai fazer seu contador se encolher da mesma forma que uma caixa de sapatos com recibos.

2. Escolha um serviço

Por uma taxa, serviços como Shoeboxed pegará seus recibos e os digitalizará. Eles usam um sistema que não só reconhece o texto e o coloca em um formato que você pode usar, mas também pode categorizar automaticamente seus recibos. Como o Shoeboxed e outros serviços normalmente operam em uma base mensal, o número de recibos que você pode escanear entre agora e 15 de abril pode ser menor. No entanto, você pode fazer uma breve triagem em seus recibos e eliminar todos aqueles que não afetam realmente seus impostos: mantimentos, filmes e outros itens podem não precisar ser digitalizados, a menos que você esteja trabalhando para obter todas as suas despesas e seu orçamento sob controle.Propaganda

Os preços podem variar nesses serviços. A Shoeboxed tem planos que vão de US $ 9,95 por mês a US $ 49,95 - considero isso um negócio. É significativamente mais barato do que pagar a alguém para digitalizar seus recibos para você.

3. Digitalize seus recibos você mesmo

À primeira vista, pode parecer que digitalizar seus próprios recibos é um retrocesso em relação a pagar um serviço para fazer isso por você. Mas com o equipamento certo, você pode praticamente automatizar o processo em casa. Neste caso, o equipamento certo é um scanner feito especificamente para recibos: tenho usado o NeatReceipts sistema e realmente acho isso mais fácil do que empacotar meus recibos e enviá-los. Sento-me em frente a um programa de televisão ou filme e coloco meus recibos no scanner. Seu reconhecimento óptico de caracteres é muito bom - para a maioria dos recibos, o scanner extrai todas as informações pertinentes e as coloca em um formato que eu posso despejar em meu software de contabilidade (além de salvá-las como PDF).Propaganda

Se o preço que acompanha a compra de um scanner apenas para seus recibos vale a pena dependerá de quantos recibos você planeja processar: dependendo de onde você pega o scanner, o preço pode ser mais do que o custo básico de um ano plano na Shoeboxed - mas menos do que um plano de nível médio. Use-o por mais de um ano ou digitalize mais recibos com ele do que um serviço permite, e na verdade não é tão caro. E, desde que você tenha o recibo, pode dar baixa do scanner em seus impostos.

4. Indo à velha escola

Se você preferir não gastar o dinheiro em ferramentas ou serviços para cuidar de suas receitas para você, sempre há a abordagem da velha escola. Você pode inserir seus recibos no Excel ou em outra opção de contabilidade manualmente. Mas é importante notar que tal abordagem não é apenas cara em termos de tempo: ela requer mais disciplina do que a maioria das pessoas está disposta a dedicar ao gerenciamento de receitas. Se você ficar um pouco para trás, pode parecer absolutamente impossível alcançá-lo.Propaganda

Outros serviços e ferramentas

Mencionei ferramentas e serviços que realmente tive a chance de usar e considero confiáveis. Mas sei que existem muitas outras opções - se você usou um serviço ou ferramenta para organizar seus recibos de que gostou particularmente, compartilhe um link nos comentários.