Uma espera de longa data no reino da produtividade, um arquivo tickler é um lembrete sistema destinado a atuar como um complemento ao seu sistema regular de calendário e programação . Embora existam vários tipos diferentes de arquivo tickler, o mais conhecido (em grande parte graças a David Allen Fazendo as Coisas e Merlin Mann's 43 pastas ) é o sistema de 43 pastas, com 31 pastas de dias numeradas e 12 etiquetadas com os meses do ano.

A ideia é bastante simples: qualquer coisa que você precisa lembrar em alguma data futura vai para o seu arquivo tickler . Todas as manhãs, a pasta daquele dia é retirada e o conteúdo colocado em sua caixa de entrada, e tudo o que você colocou lá dias, semanas ou meses antes está à mão quando você precisar.Propaganda

A configuração de 43 pastas torna possível - até fácil - definir lembretes com até um ano de antecedência. Cada pasta numerada representa um dia do mês. Atrás deles, todas as pastas rotuladas com os meses estão organizadas, com a pasta do próximo mês na frente. Portanto, como hoje é 5 de setembro, você veria a pasta 5 na frente, seguida de 6 a 31, e de outubro a setembro seguinte. Quando esvaziar a pasta de hoje, vou colocá-la atrás das pastas numeradas, deixando 6 prontas para serem retiradas amanhã.

No final do mês, a pasta de outubro é aberta e seu conteúdo colocado nos dias numerados apropriados, e a pasta vazia é colocada no final dos meses. Isso cria um ciclo contínuo de pastas, apresentando a cada manhã a pasta com o conteúdo do dia.Propaganda

O que vai para as pastas é com você, mas claramente qualquer coisa datada é um bom candidato: contas, faturas, material datado para enviar, ingressos para shows e shows, documentos de viagem e assim por diante. Outros itens que você sabe que vai precisar em um dia específico também podem ser adicionados, como seu passaporte no dia em que voará para fora do país ou seu talão de cheques para o dia de pagamento de contas.

Os eventos recorrentes dos quais você deseja se lembrar - como regar as plantas a cada três dias - podem ser gravados em fichas. Você esvazia sua pasta na caixa de entrada, processa a caixa de entrada, vê o lembrete, rega as plantas e coloca o cartão na data que for três dias depois.Propaganda

Algumas pessoas usam o arquivo tickler como uma saída de sua caixa de entrada. Ou seja, se no final do dia, eles não processaram sua caixa de entrada para esvaziar, tudo vai para o relógio de amanhã. Não sou um grande defensor disso, mas suponho que lhes dê alguma satisfação psicológica sair no final do dia com uma caixa de entrada vazia.

A parte mais difícil de usar um arquivo tickler é, na verdade, iniciando para usá-lo. Adquirir o hábito de colocar as coisas no arquivo tickler e depois verificar todos os dias para retirá-las pode demorar um pouco. Na verdade, você pode precisar fazer o que eu fiz quando comecei a usar um arquivo tickler: defina um lembrete para seus lembretes! Ou seja, coloquei uma tarefa de arquivo de verificação de ativação no Outlook e a configurei para ocorrer novamente todas as manhãs. Com certeza, todas as manhãs eu esquecia até que a notificação veio para me lembrar.Propaganda

Eventualmente, porém, usar o arquivo tickler torna-se um hábito. À medida que você adiciona mais e mais coisas nele, você terá cada vez mais probabilidade de verificar e, à medida que verificar mais e mais, será mais provável que você coloque coisas nele. Os dois hábitos se reforçam mutuamente, então depois de um tempo você atinge uma massa crítica e o esquecimento deixa de ser um problema.

Para chegar lá, realmente ajuda a manter seu arquivo tickler em algum lugar à vista (sem atrapalhar). As caixas de arquivo da área de trabalho são perfeitas para isso - geralmente com menos de 12/30 cm de profundidade, elas não ocupam muito espaço, elas vêm em uma variedade de designs atraentes (e, admito, não tão atraentes), e seu topo aberto significa não há a menor barreira para retirar o arquivo de hoje.Propaganda

Usado de forma consistente, um arquivo tickler pode se tornar uma parte importante do seu cérebro externo, trazendo coisas para você quando você precisa e mantendo-as fora do caminho quando você não precisa. No mundo de alta tecnologia de hoje em todo o mundo, é até um pouco reconfortante: simples, decididamente de baixa tecnologia e eficaz.

Tipo de bônus: Esta é uma dica que encontrei aqui , e é tão bom que tive que incluí-lo. A configuração padrão de 43 pastas fornece datas, mas não os nomes dos dias, o que pode ser confuso. Use clipes de fichário, etiquetados com os dias da semana e presos na parte superior das 7 pastas da frente, para identificar os dias. Conforme você remove cada pasta e a move para trás, coloque seu clipe na pasta após o último com um clipe de fichário. Brilhante!