Como usar a matriz de gerenciamento de tempo para fazer o que é importante

Como usar a matriz de gerenciamento de tempo para fazer o que é importante

Seu Horóscopo Para Amanhã

Quando grandes mudanças ou interrupções na vida acontecem, o gerenciamento do tempo é uma das primeiras coisas a voar pela janela. Nessas situações, o tempo pode perder todas as definições. Compreensivelmente, os termos urgente e importante assumem novos significados.

Em seu livro, Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes , Steven Covey popularizou um conceito que ele chama de matriz de gerenciamento de tempo. Covey divide o tempo que passamos acordados em quatro quadrantes:



  • Quadrante 1 : Urgente e importante. Exemplos: obter ajuda em uma emergência médica ou impedir que uma criança pequena corra para o trânsito.
  • Quadrante 2 : Não é urgente, mas importante. Exemplos: trocar o óleo do carro regularmente ou cumprir uma meta interna da empresa de responder de forma significativa a cada contato com o cliente em uma hora.
  • Quadrante 3 : Urgente, mas não importante. Exemplos: um colega de trabalho parando para perguntar sobre o piquenique da empresa ou respondendo a ofertas por tempo limitado.
  • Quadrante 4 : Nem urgente nem importante. Exemplos: rolar a desgraça por meio de feeds de mídia social, responder a comentários de sites postados por pessoas que você não conhece ou sessões de compulsão na TV.

Aqui está o gráfico de matriz ilustrado pela Sage Automation:[1]



Para fazer o melhor uso possível desses quatro quadrantes, precisamos ser brutalmente honestos sobre como - e para quê - atribuímos os termos de Covey. Veja como fazer isso:

1. Coloque uma figura em dólar no seu tempo

Se você quiser elimine os desperdiçadores de tempo em sua vida, comece a tratar seu tempo como se fosse dinheiro. Considerar o tempo como um ativo pode parecer um conceito um tanto confuso. Afixar cifrões em seu horário de funcionamento trará clareza rapidamente.

O especialista em finanças Dave Ramsey sugere monitorar cada centavo que você ganha atribuindo todo o seu dinheiro a uma categoria. Por exemplo, $ 1.000 de seu próximo contracheque podem se enquadrar na categoria de aluguel, $ 400 podem ir para compras e assim por diante.Propaganda



Até que você comece a nomear e rastrear seu tempo, o gerenciamento do tempo nada mais será do que adivinhação e intuições. Combinar a matriz de gerenciamento de tempo Covey e a técnica de Ramsey é o primeiro passo para se colocar no comando do gerenciamento de tempo. Talvez você decida que seu tempo tem um valor em dinheiro de $ 30 por hora. No final de uma farra do Netflix, por exemplo, você descobre que gastou 4,5 horas. Isso resulta em um valor líquido de $ 135. Registre isso em um registro diário em entretenimento.

Se você for como a maioria das pessoas, seu momento de clareza provavelmente chegará no final do mês, quando você totalizar os valores em dólares que atribuiu às suas várias categorias de vida.



Embora você possa ter ignorado os US $ 135 gastos em uma única farra de TV, como você se sentirá ao descobrir que, em um mês, gastou US $ 1.485 nessa categoria? Como ponto de referência, seu estoque de tempo disponível para um mês de 31 dias, assumindo 16 horas de vigília por dia, chega a $ 14.880. As horas de trabalho sozinhas provavelmente absorveram algo na faixa de US $ 4.500 a US $ 6.000.

Agora você tem o poder de trazer clareza real ao gerenciamento de suas prioridades. Assistir TV realmente valia quase 10% do total de suas horas de vigília? Somente você pode responder a essa questão.

2. Prepare-se para o sucesso da matriz de gerenciamento de tempo

Comece escrevendo cada tarefa

Neste ponto, tudo o que você está tentando fazer é esvaziar seu cérebro. Não gaste energia pensando sobre urgência, importância ou prazo. Essa parte virá mais tarde. Por enquanto, apenas faça o seu melhor para colocar todas as tarefas que estão zumbindo em seu cérebro em uma planilha ou papel.

Use quaisquer ferramentas que funcionem melhor para você, para que possa descarregar seus pensamentos o mais rápido possível. Não pare até ter certeza de que capturou tudo.

Em seguida, atribua um prazo para cada tarefa

Comece preenchendo os prazos que você sabe que estão gravados em pedra. Para manter relacionamentos saudáveis, você deve priorizar os compromissos que já assumiu com outras pessoas. Se possível, defina seus prazos além do que você prometeu - você pode precisar desse horário flexível mais adiante. Comece com a meta de gerenciamento de tempo de ser conhecido como o tipo de pessoa que promete pouco e cumpre demais.Propaganda

Destaque as tarefas que você sabe serem urgentes. Tenha cuidado ao aplicar o termo urgente. O que parece urgente para você pode não ter consequências para sua família, amigos e clientes. Todos precisam chegar a uma definição pessoal de trabalho, mas, para começar, use essa classificação com moderação.

Priorize os compromissos anteriores conforme você classifica. Você sempre pode voltar e atualizar uma tarefa específica para esse status, mas comece mostrando alguma restrição. Afinal, se tudo é urgente, nada pode ser realmente urgente.

Reordene sua lista por importância

É aqui que usar uma planilha em vez de papel pode realmente valer a pena. Insira uma coluna de importância em sua planilha ou escolha uma caneta ou marcador de cor diferente se estiver usando papel ou cartões de índice. Dê a cada tarefa uma classificação de importância de 1 (nada importante) a 100 (de extrema importância).

Eu pessoalmente gosto de usar uma escala de 1 a 100 por causa da granularidade que ela oferece. Por exemplo, duas tarefas podem avaliar 8 em uma escala de 1 a 10, mas você pode diferenciar entre 82 e 88 ao classificar.

3. Conecte sua vida à matriz de gerenciamento de tempo

Agora, dê um passo para trás e veja o que você tem. Se você fez sua lição de casa, agora deve ver cada uma de suas tarefas junto com suas classificações de importância e urgência.

Comece movendo cada tarefa para um dos quatro quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo. Comece com os posicionamentos óbvios. Uma vez que eles estão na grade, você pode avaliar as chamadas fechadas que podem legitimamente terminar em qualquer um dos dois quadrantes. Você pode começar a reterar itens em termos de importância ou urgência, e tudo bem. Você pode perceber que algumas tarefas não são tão importantes ou urgentes quanto você pensava inicialmente.

Q1: Manter uma Faixa de Aterrissagem Aberta

Tente manter o máximo possível de coisas fora do quadrante Urgente e Importante. Isso pode não ser possível em sua primeira tentativa de gerenciamento de tempo, mas estabeleça uma meta de longo prazo de manter algum espaço aberto no primeiro trimestre. Você pode fazer isso lidando com tarefas que aparecem nos outros três quadrantes da maneira mais eficiente e eficaz possível.Propaganda

Por exemplo, um fundador de startups ocupado ainda vai querer ficar em forma, mas não terá horas para gastar na academia. O autor do best-seller do Wall Street Journal, Dr. John Jaquish, recomenda o treinamento de resistência variável em vez do treinamento com pesos pesados. Está cientificamente comprovado que o treinamento de resistência variável produz melhores resultados para o condicionamento físico em muito menos tempo, diz o Dr. Jaquish. Isso, combinado com uma dieta rica em proteínas, pode dar aos empresários os resultados que desejam, sem sacrificar horas valiosas do dia.

Obviamente, você poderia receber uma ligação de um cliente daqui a 10 minutos que imediatamente coloque algo no primeiro trimestre. Nenhum planejamento ou preparação de sua parte poderia impedi-lo de pousar lá, então isso não é culpa sua. Seu trabalho é manter a pista de pouso disponível para essa eventualidade.

Q2: Elimine essas tarefas com blocos de tempo dedicados

Se algo é importante, tem uma boa chance de eventualmente se tornar urgente. Usando o exemplo da troca de óleo, você obviamente deseja realizar essa tarefa antes que o motor trave. Se você não fizer isso, uma tarefa Q2 subitamente terá que ser reclassificada Q1, e você terá um Q1 totalmente novo para mantê-lo empresa: Consiga um carro alugado.

Outras tarefas do segundo trimestre podem nunca se tornar urgentes, mas isso não diminui a importância desses itens gerais. Talvez você tenha se comprometido em aprender mais para ajudar a promover o anti-racismo no local de trabalho, observa a autora e colaboradora da Forbes, Dana Brownlee. Essa meta provavelmente não se materializará até e a menos que você tenha bloqueado o tempo de forma proativa em sua agenda para garantir que está reservando o tempo necessário para essa meta.[dois]

Sem um esforço consciente para agendar essas tarefas, elas permanecerão para sempre desfeitas.

Q3: Faça algumas perguntas aos seus itens urgentes

Pelo menos um problema com essa categoria é que as tarefas urgentes costumam ser mascaradas como importantes. É comum confundir os dois, por isso é fundamental aprender a fazer essa distinção. Uma mensagem de texto de um cliente em potencial que você espera conseguir é urgente, enquanto um e-mail de seu agente de seguros querendo agendar uma revisão anual da apólice provavelmente pode esperar até sexta-feira.

E-mails, mensagens de voz, mensagens de texto e outras formas de comunicação instantânea quase sempre trazem consigo uma sensação de urgência, mas podem não ser importantes. Ao observar as coisas que aconteceram no terceiro trimestre, pergunte-se se você compartilha o senso de urgência do remetente ou não. Pode ser hora de cancelar a assinatura de certos grupos, indivíduos ou boletins informativos para minimizar a confusão no terceiro trimestre.Propaganda

Q4: Aproveite ao máximo suas atividades não urgentes e não importantes

Q4 é o quadrante que todo gerente de tempo em potencial gosta de se livrar, mas não seja tão apressado. Embora você definitivamente queira eliminar as perdas de tempo definitivas, este também é o quadrante onde vive o tempo de inatividade. Em vez de jurar renunciar inteiramente a todas as atividades do quarto trimestre, tire o máximo proveito daquelas em que você se engajar.

Primeiro, comece eliminando ou delegando tarefas que não fazem o melhor uso do seu tempo. Claro, esse relatório precisa ser reformatado, mas um estagiário provavelmente pode fazer isso por você. Use um software de vendas para automatizar seus e-mails de prospecção para que você não precise enviá-los todos sozinho.

Quando se trata de fazer uma pausa, esteja atento às atividades que o deixam revigorado e aquelas que o deixam exausto. Diga sim para aquela caminhada na floresta e não para discutir com estranhos nas redes sociais. Ao escolher suas atividades de lazer com sabedoria, você obterá o máximo de seu investimento no quarto trimestre.

Pensamentos finais

A matriz de gerenciamento de tempo de Covey é uma ferramenta formidável a ser adotada quando você sente que sua agenda o controla, e não o contrário. Seu sucesso provavelmente se resumirá ao quão honesto você é consigo mesmo ao atribuir rótulos.

Não tenha medo de se perguntar: isso é realmente urgente? Você também precisará fazer distinções nítidas entre o que é importante para você e o que é importante para outra pessoa. É muito fácil aceitar o rótulo de outra pessoa de importante ou urgente sem crítica.

Existe um ponto ideal para o gerenciamento do tempo que o coloca no controle total de sua programação, sem desviar para o pensamento rígido. Os empreendedores, em particular, precisarão levar em consideração alguma flexibilidade em suas agendas para que possam aproveitar as oportunidades do primeiro trimestre que surgem sem aviso prévio. Muito flexível, porém, e você vai acabar perdendo tempo. Conforme você personaliza as técnicas de Covey e Ramsey para se adequar à sua vida, dê a si mesmo alguma graça para cometer erros e ajustar conforme necessário. Você vai chegar lá.

Mais dicas para uma gestão eficaz do tempo

Crédito da foto em destaque: explorenation # via unsplash.com Propaganda

Referência

[1] ^ Automação SAGE: O que exatamente é uma Matriz de Gerenciamento do Tempo e como ela pode evitar a manutenção?
[dois] ^ Forbes: Evite este erro de gerenciamento de tempo em 2021 - seu calendário vai agradecer

Calculadora Caloria