5 TÉCNICAS PARA LIDAR COM UMA AGENDA LOTADA (E GANHAR MAIS TEMPO)

Horários lotados não são atípicos para quem trabalha em tempo integral em escritórios. Tanto é verdade que a frase Eu odeio trabalhar pode ser uma coisa comum que passa pela sua cabeça se você acha que o trabalho está consumindo sua vida e que você não tem tempo para mais nada.

Mas e se eu dissesse que há uma maneira de ganhar mais tempo?

Os trabalhadores modernos vivem em um mundo onde estar ocupado é colocado em um pedestal. Há um equívoco comum de que quanto mais trabalho você concorda em assumir e quanto mais ocupado com as tarefas, mais isso demonstrará a seu chefe e colegas o quanto você é um trabalhador dedicado.

No entanto, na maioria das vezes, é simplesmente um equívoco. Só porque sua agenda está ocupada, não significa necessariamente que você está sendo produtivo . E quanto valor você está agregando se não for produtivo?

Saber a diferença entre ocupação e produtividade é a base para ser capaz de lidar com sua agenda de trabalho ocupada para ganhar mais tempo.

Embora estar ocupado se refira a ter muito o que fazer, sendo produtivo significa alcançar resultados eficazes no menor tempo possível. Este último pode levar você a uma chance maior de ter mais tempo para desfrutar livremente.

Ter uma agenda lotada pode não apenas deixá-lo sobrecarregado e estressado, mas também pode deixá-lo se sentindo derrotado e sem motivação para continuar e concluir suas tarefas da melhor maneira possível.Propaganda

Embora a maioria de vocês possa não ser capaz de controlar a quantidade de tarefas atribuídas a você, existem maneiras que podem ajudá-lo a gerenciar essas tarefas para que você não gaste todo o seu tempo preocupado com elas.

Criar mais tempo não requer um gênio mágico ou máquina do tempo. É mais fácil do que isso. Você só precisa de técnicas que possa aplicar para que, em vez de ficar sobrecarregado e inundado com tarefas, possa cumprir sua programação de maneira produtiva.

Além das técnicas abaixo, Lifehack oferece a você o Guia de 4 etapas para criar mais tempo fora de uma programação ocupada . É um guia gratuito para ajudá-lo a priorizar sua demanda diária e deixar de estar muito ocupado!Pegue o guia grátis.

Agora, vamos mergulhar nas 5 técnicas para lidar com uma agenda lotada.

1. Priorizar

Se você ainda não está priorizando suas tarefas, está fazendo tudo errado!

Priorizar as tarefas em sua programação é uma boa maneira de lidar com isso, pois destaca o que precisa ser feito primeiro. E o conhecimento dessas informações pode ajudá-lo a administrar seu tempo e garantir o cumprimento de todos os seus prazos.

Uma abordagem de priorização que você pode tentar é comendo o sapo . Um método popularmente cunhado por Brian Tracy em seu livro, Coma Esse Sapo! 21 ótimas maneiras de parar de procrastinar e fazer mais em menos tempo , não exige que você consuma anfíbios, em vez disso, incentiva você a enfrentar sua maior tarefa primeiro.Propaganda

A ideia por trás disso é que, depois de tirar a maior tarefa do caminho, o sentimento de realização será tão grande que você ficará motivado para completar o resto de suas tarefas do dia sem problemas, criando uma espécie de efeito dominó .

2. Não se comprometa demais

Se você é o tipo de pessoa que diz sim a todos os pedidos feitos a você, não é de admirar que tenha uma agenda lotada. Descobrir-se assumindo mais tarefas e obrigações do que você pode cumprir pode levar você a essa mentalidade de odeio trabalhar.

Embora dizer não possa não ser natural para algumas pessoas, é uma habilidade que deve ser desenvolvida se você quiser garantir que está trabalhando dentro de seus limites. Comprometer-se demais com as coisas pode torná-lo mais magro e causar mais pressão e estresse.

Você pode achar difícil dizer não ao seu chefe, mas, acredite em mim, dizer não inicialmente irá desapontá-lo menos do que se você assumir algo e não entregar todo o seu potencial.

Embora recusar tarefas e obrigações crie mais tempo para você, é sempre bom ter em mente que, antes de dizer não automaticamente a todas as solicitações, você deve primeiro avaliar o que está sendo pedido a você. Você nunca sabe, pode haver algumas coisas que não ocuparão muito do seu tempo que valeriam a pena.

Aprenda os conselhos de Leo Babauta sobre A gentil arte de dizer não .

3. Mantenha-se organizado

Planejar, coordenar e ter um sistema em funcionamento é fundamental para lidar de forma produtiva com uma agenda lotada.Propaganda

Como você se mantém organizado, é claro, depende totalmente de você. Quer isso signifique ter um sistema de gerenciamento de tarefas completo implementado ou uma simples lista de tarefas diárias escrita em um pedaço de papel, visualizar sua programação pode ajudá-lo a se manter organizado e atualizado.

Também pode garantir que você não se esqueça de uma tarefa importante. Estar preocupado com uma agenda lotada pode significar que você pode, acidentalmente, ignorar as coisas. Também pode ajudá-lo a estar preparado para surpresas inesperadas ou quaisquer alterações de última hora, para que não retarde o seu fluxo de trabalho.

Lembre-se de que o que pode funcionar para seu colega pode não funcionar para você. Então, só porque você não tem o sistema de agendamento mais recente e de última geração, isso não torna sua forma de organização menos válida.

4. Delegar

Se você puder fazer isso, delegar tarefas é outra maneira de gerenciar uma agenda lotada. Saber como efetivamente delegar é uma habilidade essencial que todos em qualquer posição de liderança devem possuir. Isso não apenas irá aliviar sua carga de trabalho, mas também irá liberar seu tempo para que você possa gastá-lo em algo que você goste.

A delegação eficaz é mais do que gritar ordens. Por exemplo, você deve identificar o tipo de habilidades necessárias para concluir a tarefa e, em seguida, determinar quem será o melhor para executá-la. Isso requer que você conheça seus funcionários e / ou colegas. Você também deve garantir que deu instruções claras para evitar ter que refazer a tarefa porque não foi feito corretamente na primeira vez.

A delegação de tarefas não beneficia apenas você. Pode ajudar outra pessoa a adquirir novas habilidades que podem ser úteis para ela no futuro. Mas antes de começar a delegar, sempre verifique se há tarefas que você pode eliminar completamente. Não faz sentido dar a outra pessoa a responsabilidade se isso realmente não precisa ser feito em primeiro lugar. Você deseja criar mais tempo para todos na empresa, não apenas para você!

5. Faça pausas

Os perigos de uma agenda lotada é que pode levar ao estresse, exaustão e diminuição da produtividade; por isso é importante incluir intervalos em sua programação. Isso se refere especialmente a pessoas que trabalham em frente a computadores, pois correm o risco de levar uma vida sedentária.Propaganda

Fazer pausas regulares é crucial para manter sua saúde e bem-estar. Muito estresse e exaustão podem levar a sérios problemas de saúde, como sofrer de esgotamento ocupacional,^[1]que agora é reconhecida como uma síndrome legítima causada apenas no local de trabalho.

Os benefícios de fazer pausas regulares enquanto trabalha é que, embora possa parecer que você está sendo contraproducente ao tentar ganhar mais tempo, ao manter sua saúde e bem-estar, você está na verdade aumentando seus níveis de energia e produtividade.

Leva apenas 30 segundos para melhorar a nitidez mental em 13%! Além disso, você também está reduzindo as chances de contrair uma doença que pode resultar em uma quantidade significativa de tempo longe do escritório.

The Bottom Line

Ter uma agenda lotada pode tornar mais fácil se envolver no trabalho e esquecer as outras coisas em sua vida. Onde a ocupação se refere à quantidade de coisas que você está fazendo, a produtividade é sobre o quão bem você lida com suas tarefas para que possa realizar o máximo possível no menor tempo possível.

Ao aplicar as 5 técnicas acima, você pode gerenciar sua programação de forma mais produtiva; você também está um passo mais perto de erradicar a noção de que odeio trabalhar completamente da sua mente, pois você perceberá que sua agenda está ficando mais aberta.

Você poderá gastar o tempo criado nas coisas que mais importam para você.